Seorang manajer proyek, PM, bertanggung jawab untuk mengelola sumber daya dan menyelesaikan pekerjaan sesuai jadwal dan sesuai anggaran. PM juga bertanggung jawab atas manajemen perubahan, karena proyek pada dasarnya membawa perubahan, besar atau kecil. Proyek memang bervariasi dalam kompleksitas, ukuran dan ruang lingkup, tetapi mengikuti kerangka kerja atau metodologi standar membantu membawa proyek ke hasil yang sukses dan terencana dengan baik. Contoh kerangka kerja manajemen proyek dapat ditemukan dalam tubuh pengetahuan Project Management Institute, sering disebut sebagai PMBOK.
$config[code] not foundKomunikasi
Sebanyak 90 persen waktu PM dapat dihabiskan untuk berkomunikasi. Selama tahap inisiasi dan perencanaan proyek, komunikasi mengklarifikasi dan mengkonfirmasi piagam proyek, ruang lingkup dan tujuan. Selama pelaksanaan, komunikasi melacak status dan kinerja, dan juga mengidentifikasi risiko. Pada penutupan proyek, komunikasi memberi tahu para pemangku kepentingan dan sponsor tentang penyelesaian yang berhasil. Untuk membuat semua komunikasi ini lebih efektif dan efisien, PM mengembangkan dan mendistribusikan rencana komunikasi di awal proses. Rencana-rencana ini dirancang untuk mengatasi pembaruan status, untuk memberi informasi kepada anggota tim, sponsor dan pemangku kepentingan lainnya, dan untuk mendapatkan persetujuan yang diperlukan di seluruh proyek.
Manajemen Ekspektasi
Komunikasi juga merupakan aspek penting dari manajemen harapan. PM menetapkan ekspektasi untuk sponsor, anggota tim, vendor, dan pelanggan proyek. Saat menetapkan harapan, PM harus menciptakan lingkungan yang tidak bias untuk memfasilitasi tujuan proyek. Tanggung jawab untuk manajemen ekspektasi termasuk memberikan informasi yang jelas dan jujur kepada semua pemangku kepentingan. Komunikasi harus dirancang untuk menyajikan informasi dengan jelas, akurat, dan transparan. Tanggung jawab yang konstan untuk PM melibatkan menjaga tingkat etika dan integritas yang tinggi mulai dari proyek hingga penutupan.
Penjadwalan dan Perencanaan
Seorang PM mengembangkan struktur rincian kerja, WBS, dan garis waktu yang menunjukkan tugas dan tonggak proyek. WBS memecah proyek besar menjadi kiriman yang dikelola yang dapat dilacak hingga selesai. Perangkat lunak manajemen proyek atau grafik Gantt dasar, grafik batang yang digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek dan alokasi sumber daya. PM harus mengidentifikasi faktor risiko dan bekerja dengan anggota tim untuk menentukan strategi yang diperlukan untuk mengurangi risiko tersebut. Pada tahap pelaksanaan proyek, PM mengelola sumber daya sesuai jadwal.
Manajemen kinerja
Sasaran PM adalah memberikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran. Untuk mencapai tujuan ini, PM mengelola dan memantau kinerja tim dan proyek. Memantau tugas saat ini dengan memperhatikan masa depan adalah penting untuk memastikan semua sumber daya, seperti anggota tim, peralatan dan bahan, tersedia saat diperlukan untuk mendukung jadwal induk. Ketika proyek bergerak melalui fase pelaksanaan, PM memantau alokasi sumber daya dan biaya proyek untuk mengidentifikasi apakah semua hasil yang sesuai jadwal dan memenuhi metrik kinerja. Jika masalah teridentifikasi, PM mengambil tindakan untuk mengembalikan proyek ke jalurnya.
