Sekretaris senior biasanya bekerja di kantor dan melakukan tugas administrasi utama untuk memastikan proses bisnis sehari-hari berjalan efisien. Seorang sekretaris senior dapat bekerja di bawah satu atau lebih manajer dan diharapkan untuk menyimpan catatan akurat dari semua korespondensi kunci dalam bisnis. Sekretaris senior dipekerjakan di berbagai bisnis di sektor publik dan swasta.
Peran Dukungan
Peran utama seorang sekretaris senior adalah meluangkan waktu untuk penyelianya dengan melakukan tugas-tugas administrasi utama. Sekretaris senior memainkan peran penting dalam memastikan komunikasi disampaikan kepada pihak-pihak yang diperlukan secara akurat dan tepat waktu. Sekretaris senior biasanya akan mendikte catatan dari manajemen senior, mengetik catatan dalam format surat atau laporan dan mendistribusikan informasi kepada penerima yang dituju, seperti yang ditunjukkan di situs web Champaign County. Karena itu sekretaris senior harus memiliki pemahaman yang kuat tentang aturan tata bahasa dan tanda baca dan harus terampil dalam menggunakan aplikasi perangkat lunak perkantoran dasar untuk membuat data statistik atau menggunakan templat surat. Seorang sekretaris senior juga akan diharapkan untuk menjaga jadwal janji yang akurat untuk penyelianya dan mengonfirmasi pengaturan untuk pertemuan bisnis dengan semua peserta yang diharapkan. Dia mungkin juga ditugaskan membuat pengaturan perjalanan dan memesan akomodasi untuk konferensi di luar lokasi.
Peran komunikasi
Seorang sekretaris senior kadang-kadang akan diminta untuk mengoordinasikan dan mengawasi penugasan pekerjaan utama yang diberikan kepada staf administrasi untuk memastikan semuanya diselesaikan secara efisien dan sesuai jadwal. Sekretaris senior juga diharapkan untuk melatih staf baru dan melatih kembali staf yang sudah ada saat perubahan praktik bisnis normal diadaptasi. Seorang sekretaris senior juga dapat melakukan panggilan telepon dari sumber internal dan eksternal, menyampaikan pesan antar departemen dan panggilan layar yang diambil oleh manajer untuk memastikan semua informasi yang relevan dicatat. Dia juga dapat ditugaskan untuk menjawab pertanyaan pengunjung di meja resepsionis, seperti yang dijelaskan di situs web Total Jobs.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingTugas Tambahan
Seorang sekretaris senior juga dapat mengambil menit pada pertemuan dan biasanya ditugaskan untuk secara akurat mengajukan korespondensi dari sumber-sumber internal dan eksternal. Seorang sekretaris senior juga bertanggung jawab untuk memantau persediaan kantor utama dan membuat pesanan baru untuk mengisinya. Dia juga dapat membantu dalam menyiapkan dan memproses perkiraan anggaran dan faktur penjualan dan sering membantu administrasi penggajian. Sekretaris senior sering melakukan penelitian dan menghasilkan laporan tentang tingkat kinerja bisnis, angka penjualan, dan biaya pembelian, sebagaimana dijelaskan di situs web Monterey County.
