Jika Anda pernah menghadiri rapat staf di mana ada banyak pembicaraan tetapi sangat sedikit keputusan yang dibuat, anggap diri Anda korban perencanaan yang buruk. Agenda yang efektif dapat menghilangkan rasa sakit dari rapat staf dan menghilangkan gagasan bahwa itu adalah buang-buang waktu. Persiapkan agenda Anda terlebih dahulu untuk memberi orang waktu untuk memberikan masukan dan persiapan, dan rapat staf Anda berikutnya akan cepat, efektif dan relatif tidak menyakitkan.
$config[code] not foundMasukan yang diminta
Agenda yang efektif mendapat masukan dari para pemangku kepentingan. Ketika Anda melibatkan karyawan lain dalam membuat agenda, Anda akan mendapatkan lebih banyak komitmen. Daripada berpura-pura terjaga selama pertemuan, orang lebih cenderung untuk berpartisipasi, karena mereka tahu mereka memainkan peran dalam item tertentu yang dibawa ke meja. Pendekatan rapat staf ini memberdayakan karyawan dengan memberi mereka suara dan kendaraan untuk mengungkapkan kekhawatiran mereka.
Mengatur waktu
Tidak ada gunanya membuat agenda jika tidak ada waktu untuk membahas setiap item. Bersikap realistis saat mendaftarkan item untuk dibahas di rapat staf - agenda yang lebih pendek lebih baik daripada yang terlalu lama. Pertimbangkan untuk menempatkan alokasi waktu di sebelah setiap item. Misalnya, Anda dapat membagikan lima menit untuk memperkenalkan dua karyawan baru dan 15 menit untuk presentasi tentang etiket tempat kerja.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingJadilah spesifik
Salah satu cara pasti untuk membuat rapat keluar jalur adalah dengan memberi karyawan daftar item yang tidak jelas. Alih-alih membuat daftar "membangun kekhawatiran," misalnya, masukkan "pintu keluar darurat dan kode keamanan." Jika tidak, Anda mungkin akan memiliki diskusi panjang tentang segala sesuatu mulai dari pengaturan termostat hingga warna dinding. Jika orang-orang memiliki masalah tambahan selama rapat staf, Anda dapat menambahkan mereka ke agenda untuk pertemuan berikutnya.
Berikan Detail
Jangan berasumsi bahwa semua orang ingat jam berapa rapat staf atau di mana rapat itu diadakan. Sertakan waktu dan lokasi pertemuan dalam agenda, serta kapan pertemuan diharapkan berakhir, sehingga orang dapat merencanakan hari-hari mereka dengan tepat. Jika anggota staf diharapkan terbiasa dengan materi sebelum menghadiri pertemuan, berikan salinan laporan, spreadsheet, atau artikel yang perlu mereka baca, bersama dengan agenda. Jika akan bermanfaat bagi orang untuk menghubungi satu sama lain untuk mengklarifikasi informasi sebelum pertemuan, berikan juga alamat email.
