Perusahaan saya, Journyx, telah ada selama enam belas tahun sekarang dan selama waktu itu, kami telah melewati salah satu kemerosotan ekonomi terbesar dalam sejarah, munculnya lingkungan media sosial yang secara bersamaan menarik dan menakutkan, dan transisi besar dalam cara perangkat lunak dibeli dan dikirim. Namun, kami tidak selalu sekuat itu.
Awalnya kami nyaris gagal total beberapa kali.Itu tidak ada hubungannya dengan produk kami; pelanggan menemukannya dikirim pada fungsionalitas yang dijanjikan dan kemudian beberapa. Itu juga tidak ada hubungannya dengan tim kami, atau politik internal yang buruk.
Alasan saya menceritakan kembali kisah ini adalah karena ada pelajaran yang bisa dipetik di sini: kami tidak memiliki visi yang jelas tentang jalur pipa dan arus kas kami. Kami mengalami kesulitan memprediksi berapa banyak uang tunai yang akan kami miliki di bank beberapa minggu ke depan. Itu adalah masalah serius dan, sayangnya, merupakan masalah umum. Mungkin bahkan yang pernah Anda alami di perusahaan Anda.
Sangat mudah, terutama untuk usaha kecil dan pemula, untuk fokus pada kegembiraan di sini dan sekarang. Masa depan adalah konsep abstrak untuk bisnis tingkat perusahaan, sampai tidak. Anda harus fokus pada pertumbuhan sejak awal. Sukses bukan mimpi pipa, tetapi secara paradoks itu bisa menghancurkan Anda jika Anda tidak siap untuk itu.
Kami bukan perusahaan pertama yang menghadapi periode pertumbuhan yang tidak dapat kami tangani dan kami tidak akan menjadi yang terakhir. Untungnya, mudah untuk menerapkan sistem yang memungkinkan peramalan cerdas.
Berikut adalah lima langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan bisnis Anda tidak menghadapi masalah yang sama:
1. Lacak Proyek secara Individual
Melacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk proyek sangat bagus, tetapi Anda akan mendapat manfaat maksimal ketika Anda melacak setiap proyek secara terpisah. Ini memungkinkan Anda untuk melihat setiap proyek sebagai elemen unik dalam profitabilitas perusahaan. Wawasan ini sangat berharga ketika mengalokasikan sumber daya karena Anda akan mengetahui parameter untuk setiap proyek relatif terhadap ketersediaan perusahaan saat ini.
2. Monitor Tugas Karyawan dan Perubahan Produktivitas
Di organisasi mana pun, manfaat mengetahui apa yang dilakukan karyawan Anda pada titik tertentu sudah jelas: Anda ingin mereka mengerjakan tugas yang benar-benar bermanfaat bagi perusahaan. Tetapi penting juga untuk mempertimbangkan pekerjaan mana yang paling efektif. Menerapkan sistem yang memungkinkan karyawan melacak waktu terhadap tugas tertentu akan memungkinkan Anda melihat di mana mereka paling berguna. Kemungkinan itulah yang paling mereka sukai. Tidak perlu mengubah peran pekerjaan karyawan setiap hari, tetapi pertimbangkan perubahan ketika bukti menunjukkan bahwa mereka mengasah keterampilan di bidang baru dan dapat lebih bermanfaat di tempat lain.
3. Bangun Database Proyek Sebelumnya
Memiliki simpanan proyek Anda akan sangat berharga, meskipun perlu waktu untuk membangunnya. Dengan informasi ini, Anda dapat menentukan berapa banyak orang yang biasanya diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek; meningkatkan akurasi anggaran Anda berdasarkan ruang lingkup; dan jadwal yang sempurna berdasarkan parameter proyek secara keseluruhan. Bahkan proyek yang paling tidak efisien pun menjadi berharga karena Anda dapat memperoleh sebanyak mungkin informasi dari mereka. Anda akan tahu apa yang tidak berhasil, faktor apa yang menyebabkan Anda melebihi anggaran, dan belajar dari kesalahan.
4. Selalu Ketahui Sumber Daya Anda Yang Tersedia
Bagian penting dari setiap rencana proyek adalah menciptakan tim Anda. Tugas ini lebih mudah ketika Anda tahu persis siapa yang tersedia (dengan keterampilan yang Anda butuhkan), dan apa jadwal mereka selama durasi proyek. Jika Anda memiliki sistem manajemen proyek otomatis, jadwal karyawan sudah jelas dan permintaan cuti akan dicatat. Anda juga akan mengetahui tugas-tugas yang sedang dikerjakan karyawan lain sehingga Anda dapat menghindari peregangan sumber daya yang terlalu tipis atau mengalokasikan individu ke tugas-tugas yang tidak cocok bagi mereka.
5. Terus Memantau Penggunaan Sumber Daya Sehubungan dengan Anggaran dan Jadwal
Jika Anda membandingkan waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk suatu proyek dengan persentase selesai, Anda dapat melihat proyek mana yang menyerap terlalu banyak sumber daya untuk tetap menguntungkan. Ini memungkinkan Anda untuk mendistribusikan kembali aset ke proyek yang diperlukan atau bahkan membunuh proyek yang terlalu jauh untuk menguntungkan perusahaan Anda. Selalu lebih baik untuk menentukan masalah sejak dini, dan sistem pelacakan dinamis memberikan wawasan itu. Terkadang yang terbaik adalah memotong kerugian Anda dan melanjutkan; biaya dapat dengan cepat lepas kendali, menyebabkan situasi Anda memburuk.
Meskipun dimungkinkan untuk melacak sistem ini menggunakan program bisnis dasar (kami menggunakan Excel dan QuickBooks sejak awal), sistem otomatis yang dapat diprogram akan sangat mengurangi waktu pembuatan katalog dan kesalahan. Metode apa pun yang Anda pilih untuk digunakan, mulailah SECEPATNYA jika Anda belum melakukannya. Pertumbuhan harus menjadi penyebab kegembiraan, bukan kekhawatiran.
1
