Lembar penutup saat mengirim dokumen melalui faks, atau faksimili, sama pentingnya dengan dokumen itu sendiri. Lembar sampul memberikan informasi penting tentang untuk siapa faks itu, berapa halaman harusnya ada dan untuk apa dokumen itu merujuk atau untuk apa faks itu digunakan.
Isi semua informasi di bagian atas lembar penutup, dengan templat terbuka atau pada formulir kertas. Jika Anda memiliki nama orang yang Anda kirimi faks, gunakan itu. Kalau tidak, gunakan departemen atau nama bisnis. Pastikan untuk memasukkan nomor faks yang Anda kirimi dan nomor telepon orang, departemen atau bisnis. Ini membantu orang atau juru tulis yang menerima faks mendapatkan informasi kepada orang atau tempat yang tepat.
$config[code] not foundHitung semua halaman, termasuk halaman sampul, dan letakkan nomor di ruang untuk jumlah halaman. Ini membantu penerima memastikan mereka tidak kehilangan halaman dalam transmisi.
Masukkan semua informasi identitas Anda pada formulir. Ketika bekerja dengan jenis komunikasi ini, penting bahwa penerima tidak memiliki masalah mengidentifikasi Anda dan dokumentasi yang Anda kirim, serta bagaimana informasi tersebut harus digunakan.
Sertakan subjek faks. Jika menyangkut jenis akun apa pun, sertakan nomor akun pada baris subjek. Jika itu menyangkut proyek atau program, letakkan itu di baris subjek. Di area untuk catatan, sertakan informasi tentang diskusi tentang dokumen.
Tempatkan lembar sampul di atas semua halaman lainnya yang difaks agar dapat masuk lebih dulu. Ini akan memberi tahu penerima apakah ia telah menerima semua dokumen saat faks masuk. Kemudian, kirim faks seperti biasa.
Peringatan
Periksa ulang nomor faks sebelum Anda mendorong pengiriman untuk memastikan bahwa informasi Anda tidak ditujukan kepada orang lain.
