Pengukuran waktu karyawan telah berjalan jauh sejak hari-hari ketika staf akan secara manual mencap kartu waktu dan menyerahkannya.
Melalui keajaiban teknologi cloud, sekarang mungkin untuk melacak aktivitas karyawan Anda, mencatat informasi tentang waktu yang diinvestasikan pada proyek-proyek tertentu, dan menghasilkan laporan yang bermakna untuk memberi Anda gambaran yang jelas tentang apa yang sedang terjadi dalam bisnis kecil Anda.
Perangkat lunak pelacakan waktu berguna untuk semua jenis bisnis, dari startup kecil hingga perusahaan besar. Aplikasi ini merupakan investasi besar untuk banyak jenis bisnis, baik Anda dalam bidang akuntansi dan pembukuan, konstruksi, hotel, layanan kebersihan, pipa ledeng dan pemanas, ritel, atau industri lain di mana aktivitas pelacakan tim dan biaya penanganan sangat penting bagi bisnis Anda.
$config[code] not foundAplikasi pelacakan waktu berguna untuk seluruh tim untuk melacak waktu, memproses penggajian, dan berurusan dengan proses administrasi yang penting. Aplikasi pelacakan waktu yang baik dapat diukur, dan dapat digunakan di berbagai tingkat (mis. Staf lapangan atau in-house, manajer tim, SDM, Penggajian) untuk menghemat waktu dan uang, dan memberikan wawasan yang lebih jelas tentang proyek. Pengusaha mendapat manfaat dengan mengetahui bagaimana waktu digunakan, sementara karyawan dapat bersantai mengetahui bahwa mereka akan dibayar untuk setiap menit mereka bekerja.
Jenis Perangkat Lunak Pelacakan Waktu
Perangkat lunak pelacak waktu hadir dalam beberapa bentuk dan ukuran. Beberapa datang sebagai modul dalam aplikasi akuntansi dan faktur seperti FreshBooks, di mana karyawan dapat mencatat jam dari mana pun mereka berada dan kemudian secara otomatis menghasilkan faktur melalui perangkat lunak.
Demikian juga, perangkat lunak manajemen proyek online komprehensif sering kali akan menyertakan fitur pelacakan waktu. Mavenlink, misalnya, menawarkan pelacakan waktu dan dukungan persetujuan, memungkinkan penagihan yang mudah dan aktivitas masuk dalam lingkungan yang berfokus pada proyek.
Jika Anda tidak memiliki modul pelacakan waktu dalam perangkat lunak bisnis yang ada, ada banyak aplikasi pemantauan waktu mandiri. Banyak dari ini memiliki uji coba gratis, sehingga ideal jika Anda ingin berbelanja untuk sesuatu yang sesuai dengan anggaran Anda.
Memilih Perangkat Pelacakan Waktu Terbaik
Saat Anda mencari aplikasi yang akan digunakan, ada beberapa fungsi yang harus diwaspadai. Tentu saja, Anda harus memikirkan fitur mana yang kelebihan untuk kebutuhan Anda, tetapi perangkat lunak pelacakan waktu terbaik akan melayani sebagian besar, atau semua, fungsi-fungsi berikut:
Pelacakan waktu
Kemampuan untuk memonitor waktu karyawan yang digaji per jam dan yang digaji adalah tujuan utama dari aplikasi pelacakan waktu. Jika Anda memiliki staf di lapangan, cari layanan yang menawarkan pencatatan jam kerja multi-perangkat. Beberapa solusi, seperti Vericlock, menawarkan kemampuan untuk menekan melalui pesan teks atau SMS, atau melalui aplikasi smartphone, misalnya.
Dukungan offline adalah suatu keharusan jika Anda memiliki staf yang bekerja di lokasi di mana akses Internet terbatas atau tidak tersedia. Beberapa alat pelacakan waktu, termasuk TSheets, menawarkan fitur GPS, sehingga Anda dapat secara fisik melacak apa yang sedang dilakukan staf lapangan Anda.
Banyak alat akan menawarkan Anda kemampuan untuk mengatur peringatan untuk mengingatkan karyawan Anda untuk masuk dan keluar, dan fitur perlindungan untuk secara otomatis mencatat staf yang seharusnya tidak di-clock masuk.
Lembar waktu
Penanganan absen adalah bagian penting dari aplikasi pelacakan waktu. Perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk membagi timesheets menurut proyek sangat ideal, karena itu membuat proses penagihan lebih mudah. Saat memilih solusi, perhatikan alur kerja persetujuannya.
Idealnya, Anda menginginkan solusi yang memungkinkan manajer proyek atau departemen untuk dengan cepat dan mudah menyetujui atau menolak kartu absen. Timesheets.com adalah contoh solusi yang memungkinkan Anda melakukan hal ini. Banyak aplikasi mengirimi Anda peringatan email ketika kartu absen atau pengeluaran telah dikirimkan.
Kontrol lembur adalah aspek lain dari perangkat lunak pelacakan waktu yang dapat membuat hidup Anda lebih mudah dan menghemat uang. Banyak aplikasi terbaik menawarkan peringatan lembur, yang dapat memberi tahu manajer ketika ada karyawan yang datang. Ini dapat membantu Anda menghindari membayar lembur yang mahal jika tidak diperlukan.
Manajemen proyek
Perangkat lunak pelacakan waktu terbaik akan memungkinkan Anda untuk memantau sumber daya proyek dan melacak tugas, dan beberapa memungkinkan Anda untuk menambahkan catatan proyek ke tugas sehingga semua orang yang terlibat berada di halaman yang sama.
Dukungan untuk mencatat pengeluaran yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih dan untuk pembuatan faktur adalah fitur berguna lainnya yang beberapa alat pelacakan waktu - seperti Replicon, misalnya - termasuk, dan membantu menjembatani kesenjangan antara manajemen proyek dan penggajian.
Laporan
Pelaporan adalah keuntungan penting dari aplikasi pelacakan waktu otomatis. Perangkat lunak yang baik seperti Toggl memungkinkan Anda menghasilkan berbagai laporan yang berbeda untuk membantu manajer mendapatkan wawasan tentang hal-hal seperti waktu yang dikerjakan, pengeluaran, dan faktur. Laporan secara umum dapat dikustomisasi, yang memungkinkan pengguna untuk menentukan dengan tepat informasi apa yang ingin mereka sertakan dalam laporan. Meskipun perangkat lunak dapat mengumpulkan semua data ini, sangat penting bahwa manajer memiliki pelatihan yang tepat untuk dapat menganalisis dan menafsirkan data dengan cara yang paling efektif.
Pastikan bahwa aplikasi pelacakan waktu yang Anda pilih mencakup kemampuan untuk mengekspor atau mencetak laporan sehingga mereka kemudian dapat dibagikan dengan mudah dengan bos atau karyawan.
Bantuan dan Dukungan
Meskipun Anda harus memilih solusi pelacakan waktu yang dapat diandalkan dan mudah digunakan oleh semua orang di perusahaan, Anda juga perlu meneliti layanan dukungan pelanggan dari suatu aplikasi sebelum memilihnya.
Yang terbaik harus menawarkan dukungan email, telepon, dan obrolan langsung sehingga Anda dapat dengan cepat menyelesaikan masalah dengan perangkat lunak selama fase integrasi dan dengan cepat mengatasi masalah yang muncul.
Integrasi
Salah satu faktor penting yang perlu dipertimbangkan ketika memilih aplikasi pelacakan waktu adalah memperhatikan integrasinya. Integrasi adalah kunci karena memungkinkan Anda untuk menyinkronkan aplikasi pelacakan waktu Anda dengan data dari perangkat lunak bisnis lain yang sudah Anda gunakan.
Cari perangkat lunak pelacak waktu yang menawarkan integrasi dengan paket yang Anda gunakan untuk penggajian, CRM, akuntansi, manajemen konten, manajemen proyek, dan ERP, dan Anda dapat memasukkan fungsi pelacakan waktu Anda ke dalam paket-paket ini.
Luangkan waktu untuk meneliti semua faktor ini ketika memilih perangkat lunak pelacakan waktu terbaik, dan hasilnya akan berupa peningkatan produktivitas karyawan, kontrol penggajian yang lebih baik, dan peningkatan akurasi penagihan. Apa artinya ini secara riil, sederhananya, adalah penghematan biaya untuk bisnis kecil Anda.
Foto Jam Waktu Pabrik melalui Shutterstock
15 Komentar ▼
