Cara Menulis Surat Teguran

Surat teguran berfungsi sebagai komunikasi kepada karyawan dan dokumentasi perilakunya. Ini juga dapat digunakan untuk disiplin atau pemutusan kedepannya, atau hanya untuk mendokumentasikan kinerja karyawan untuk pertimbangan promosi di masa depan. Banyak perusahaan meminta satu atau lebih surat teguran dikeluarkan sebelum tindakan disipliner diambil, jadi penting untuk mengeluarkan surat ketika situasi awalnya muncul. Surat teguran yang efektif akan menginspirasi karyawan untuk meningkatkan kinerja atau perilakunya.

$config[code] not found

Catat nama karyawan, nama Anda, tanggal dan "Surat Penegasan" di bagian atas surat itu. Anda dapat meninggalkan ruang untuk tanda tangan Anda di bagian atas, dekat nama Anda, atau di akhir surat.

Nyatakan bahwa masalah tersebut telah dibahas sebelumnya jika ini masalahnya. Anda mungkin menulis surat teguran sebagai tindak lanjut formal untuk rapat atau percakapan.

Mengartikulasikan bagaimana karyawan telah melanggar kebijakan perusahaan. Dokumentasikan setiap kejadian dan catat spesifik seperti waktu, tanggal dan lokasi.

Rujuk ke buku pegangan perusahaan dan bagian apa pun yang berlaku. Sertakan nomor halaman atau bagian untuk referensi karyawan.

Jelaskan bahwa perilaku itu harus diperbaiki, dan mengapa. Bergantung pada pelanggaran, menyatakan bahwa koreksi perilaku akan meningkatkan efisiensi tim secara keseluruhan dapat diterima. Jika berlaku, Anda juga dapat memasukkan bahwa memperbaiki perilaku akan meningkatkan kualitas kerja individu.

Beri tahu karyawan tentang konsekuensi apa yang akan dia hadapi jika perilaku tidak membaik. Bergantung pada situasinya, tenggat waktu untuk perbaikan mungkin sesuai.

Buat daftar langkah-langkah yang dapat diambil karyawan untuk meningkatkan perilaku atau kinerjanya. Buat sespesifik mungkin saat membuat saran. Ini memberi karyawan informasi yang tepat dan peluang untuk perbaikan.

Cetak surat teguran pada kop surat perusahaan dan tanda tangani. Berikan salinan untuk Anda, karyawan, dan penyelia Anda. Mintalah karyawan tersebut untuk mengawali atau menandatangani dan memberi tanggal pada salinan Anda untuk catatan Anda, dan jelaskan bahwa ini hanya untuk mengonfirmasi bahwa dia menerima surat itu.