Tugas seorang administrator berbeda di setiap industri; namun, beberapa tugas serupa di semua bidang. Peran kunci administrator kantor berkontribusi pada keseluruhan organisasi kantor. Administrator mendukung manajer mereka dalam peran asisten dan meliput tugas sehari-hari, memungkinkan mereka untuk berkonsentrasi pada tugas perusahaan yang lebih kritis.
Persediaan
Seorang administrator memastikan kantornya berjalan dengan lancar, terutama untuk eksekutif yang mereka laporkan secara langsung. Sebagai administrator, Anda akan bertanggung jawab atas beberapa tugas tata graha seperti memastikan persediaan kantor sudah penuh. Hal-hal seperti memesan kertas, kartrid tinta, dan pena mungkin menjadi bagian dari tanggung jawab Anda. Selain persediaan, Anda juga dapat berfungsi sebagai "go-fer" dan bertanggung jawab atas tugas yang tidak terkait dengan pekerjaan Anda. Di beberapa industri, Anda mungkin diminta melakukan tugas pribadi yang tidak terkait pekerjaan untuk bos Anda.
$config[code] not foundPenjadwalan
Eksekutif sering dibanjiri dengan pertemuan untuk hadir. Sebagai administrator, salah satu tugas Anda adalah mengatur jadwal bos Anda. Anda akan mengoordinasikan rapat untuk bos Anda dan memastikan tidak ada rapat yang dipesan ganda.Setelah rapat dijadwalkan, Anda juga akan bertanggung jawab untuk memanggil pihak lain dan mengonfirmasi bahwa mereka dapat bertemu. Jika bos Anda harus melakukan perjalanan untuk bekerja, Anda mungkin juga bertanggung jawab untuk memesan pengaturan perjalanannya.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKomunikasi
Karena eksekutif adalah anggota kunci perusahaan, banyak panggilan masuk akan diarahkan ke mereka. Administrator akan bertugas menyaring panggilan telepon dan memastikan hanya orang-orang yang benar-benar perlu berbicara dengan seorang eksekutif yang diizinkan untuk melakukannya. Selain tugas telepon, administrator mungkin diminta untuk membaca dan menanggapi beberapa email umum yang diterima eksekutif. Tugas komunikasi yang ditangani oleh administrator membuat hidup lebih mudah bagi eksekutif.
Produktivitas dan Ketertiban
Seorang administrator harus selalu memikirkan cara untuk membuat kantor lebih efisien. Ini bisa berarti mengembangkan cara baru untuk menanggapi email, menemukan alternatif yang lebih murah yang menekan biaya kantor atau bahkan membuat bagan tempat duduk yang membatasi gangguan karyawan. Jika ada masalah yang dapat membatasi produktivitas kantor, administrator harus mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki masalah tersebut. Misalnya, jika printer atau komputer mengalami masalah, administrator akan memanggil teknisi untuk menyelesaikan masalah.
