Fungsi sekretaris dapat mencakup berbagai tugas klerikal seperti menjawab telepon, mengetik, mengarsipkan, membuka surat, dan mendapatkan kopi. Seorang sekretaris yang berfungsi sebagai asisten manajer memiliki fungsi serupa. Namun, sekretaris semacam ini melapor langsung kepada manajer (berbeda dengan semua orang di perusahaan) dan membantu manajer dalam berbagai cara untuk membuat pekerjaannya lebih mudah serta menjaga agar kantor tetap teratur.
$config[code] not foundFungsi Komunikasi
Sebagai sekretaris manajer, Anda akan sering menjadi orang pertama yang dihubungi bagi mereka yang berusaha menghubungi atasan Anda baik di dalam maupun di luar perusahaan. Tidak seperti resepsionis atau sekretaris umum yang menjawab telepon untuk seluruh staf, Anda mungkin bertanggung jawab untuk menjawab panggilan masuk hanya untuk manajer Anda. Anda harus menyaring panggilan untuk menentukan apakah Anda dapat membantu penelepon atau apakah bos Anda tersedia untuk menerima panggilan. Membantu manajer termasuk menyapa pengunjung yang datang ke kantor manajer Anda dan mengarahkan mereka sesuai instruksi manajer Anda. Fungsi sekretaris untuk manajer Anda juga dapat mencakup menghubungkan dengan profesional lain atas namanya melalui korespondensi tertulis, melakukan panggilan telepon dan mengirim email.
Fungsi Organisasi
Manajer mengharapkan sekretaris mereka diorganisir. Anda akan bertanggung jawab untuk memastikan file kantor disimpan dengan tertib dan dokumen rahasia ditempatkan di tempat yang aman. Anda mungkin harus memilah-milah surat masuk untuk menentukan apa yang diberikan kepada manajer Anda, diajukan atau dibuang. Membantu manajer sering kali termasuk menjaga jadwalnya. Dia akan mengharapkan Anda untuk melacak janji-janjinya, menjadwalkan pertemuan, dan mengatur perjalanan mereka saat dibutuhkan. Fungsi tambahan dapat mencakup mengatur panggilan konferensi dan menghadiri pertemuan serta menyediakan agenda dan mengambil menit.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingFungsi Manajerial
Meskipun Anda adalah sekretaris manajer, beberapa tanggung jawab Anda mungkin termasuk manajemen. Membantu manajer terkadang bisa berarti bertindak sebagai manajer sendiri. Bos Anda mungkin memberi Anda tugas mengawasi proyek-proyek tertentu seperti mengelola basis data atau membuat dan memperbarui laporan. Jika ada anggota staf administrasi lainnya di kantor, Anda mungkin bertanggung jawab untuk mengatur mereka dan menugaskan tugas-tugas harian mereka. Mereka dapat melaporkan langsung kepada Anda alih-alih manajer Anda, dan Anda dapat bertindak sebagai penyelia langsung mereka. Anda juga dapat dipanggil untuk melatih karyawan lain dan bahkan menginstruksikan penyelia Anda tentang hal-hal seperti mengajarkan mereka cara mengoperasikan mesin kantor atau menggunakan paket perangkat lunak.
