Undang-Undang Hak Sipil 1964 mensyaratkan bahwa aplikasi ketenagakerjaan disimpan dalam file setidaknya selama satu tahun. Jika Anda tahu bahwa seorang pelamar berusia lebih dari 40 tahun, lamarannya harus ditahan selama dua tahun, menurut Diskriminasi Usia dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan. Undang-undang negara bagian dapat meminta periode yang lebih lama untuk menyimpan catatan pelamar kerja. Karena peraturan negara bagian dan federal, sistem pencatatan dan pengarsipan yang akurat untuk pelamar pekerjaan adalah bagian penting dari bisnis. Anda bahkan mungkin perlu memeriksa kembali dengan pelamar ini jika karyawan yang Anda sewa tidak bekerja.
$config[code] not foundGunakan perangkat lunak manajemen elektronik untuk membuat dan menyimpan aplikasi pekerjaan. Beberapa program online memungkinkan pengguna untuk membuat formulir elektronik seperti aplikasi pekerjaan. Formulir pekerjaan ini dikirim dan disimpan secara elektronik, dan memungkinkan penyimpanan tanpa kertas. Karena sebagian besar aplikasi datang melalui email, ini adalah cara mudah untuk menyimpan materi dalam file yang tidak memakan ruang fisik apa pun. Menggunakan alur kerja elektronik yang disimpan dalam sistem manajemen dokumen perusahaan Anda memerlukan keamanan, sehingga file ketenagakerjaan tidak akan diretas atau dilihat oleh personel yang tidak berwenang. Atur komputer Anda untuk secara otomatis mengirimi Anda peringatan untuk mengingatkan Anda kapan file harus dihapus atau ditinjau.
Mengatur file personel aplikasi pekerjaan dalam folder kertas. Rencanakan sistem pengarsipan yang efisien menggunakan folder file kode warna yang disimpan di laci, rak atau lemari arsip. Cetak resume dan lamaran pekerjaan yang diterima melalui email dan ajukan dengan lamaran yang diisi secara langsung atau dikirim melalui pos. Pelamar dapat diajukan dengan nama atau Nomor Jaminan Sosial di bagian yang ditentukan oleh jenis pekerjaan. Sebagai contoh, pekerjaan penjualan akan terdaftar dalam folder berjudul "Penjualan" dan pelamar akan diurutkan berdasarkan nama belakang atau secara numerik dengan nomor identifikasi. Amankan file di kabinet atau ruangan yang terkunci.
Simpan catatan selama setidaknya empat tahun jika pelamar pekerjaan menuntut Anda karena mempekerjakan diskriminasi. Komisi Kesempatan Kerja Setara biasanya mengharuskan Anda menyimpan aplikasi yang diminta setidaknya selama satu tahun, tetapi jika Anda menghadapi tindakan hukum, EEOC menyarankan Anda menyimpan lamaran pekerjaan setidaknya selama empat tahun. Jika Anda tidak menyimpan aplikasi dengan benar, EEOC dapat menagih Anda dengan praktik perekrutan yang diskriminatif atau pelanggaran penyimpanan catatan.
Hancurkan aplikasi pekerjaan setelah periode hukum untuk menahannya berakhir. Bangun sistem dengan pengingat untuk melakukan ini. Hubungi departemen TI Anda untuk menghapus file elektronik Anda dengan benar dan merusak semua aplikasi pekerjaan kertas. Ini penting karena file lamaran kerja berisi informasi pribadi seperti Nomor Jaminan Sosial dan data pekerjaan yang harus dijaga kerahasiaannya.
