Tidak ada yang ingin mengetahui tentang kematian karyawan, tetapi ketika Anda melakukannya, rencanakan rencana bagaimana Anda dan perusahaan Anda akan memperlakukannya. Rencana ini harus mencakup daftar formulir yang Anda butuhkan untuk mengirim penerima manfaat, keluarga atau pelaksana karyawan, dan langkah-langkah yang harus Anda ambil sebelum dan setelah mengeluarkan gaji terakhir karyawan. Hukum negara bagian cenderung mengikuti pedoman federal, tetapi tanyakan kepada negara bagian Anda untuk memastikannya.
$config[code] not foundSaat Menyewa
Sertakan penunjukan formulir penerima dalam dokumen semua karyawan yang baru direkrut. Dengan mengisi formulir ini, seorang karyawan mengumumkan siapa yang harus menerima gaji terakhirnya jika dia meninggal saat bekerja di sana. Ingatkan karyawan setiap tahun untuk meninjau formulir untuk memastikan informasinya terkini dan tetap sesuai dengan keinginan karyawan. Jika karyawan Anda tidak menunjuk penerima manfaat, Anda dapat mengeluarkan gaji terakhir kepada pelaksana atau keluarga terdekat, asalkan mereka memiliki dokumen yang diperlukan seperti surat asli wasiat atau administrasi, salinan resmi sertifikat kematian dan sertifikat yang berlaku. -9 Formulir.
Setelah Mempelajari Kematian Karyawan
Setelah mengetahui kematian karyawan, siapkan dan kirimkan paket informasi ke keluarga karyawan dan / atau penunjukan penerima manfaat. Paket ini harus mencakup informasi tentang manfaat apa pun, formulir yang perlu diisi, amplop pengembalian ongkos kirim jika perlu, informasi kontak dan informasi tentang upah yang masih jatuh tempo dan kapan mereka akan dibayar. Segera beri tahu departemen penggajian tentang kematian karyawan. Departemen ini perlu membekukan upah karyawan dan menghentikan setoran langsung apa pun sampai menerima dokumen yang diperlukan, yang mencakup sertifikat kematian dan formulir W-9 untuk penerima manfaat atau warisan. Departemen penggajian juga harus menghitung jumlah gaji terakhir, yang harus mencakup upah dan jenis pembayaran lainnya seperti waktu liburan atau waktu sakit yang masih harus dibayar, jika berlaku. Jika Anda menggunakan layanan pemrosesan gaji, Anda mungkin perlu memberikan salinan resmi sertifikat kematian karyawan sebelum memproses gaji terakhir karyawan. Langkah-langkah ini penting karena bank mungkin membekukan rekening bank almarhum, yang dapat mempengaruhi penerimaan gaji terakhir.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMemproses Pembayaran Akhir
Jika karyawan telah menerima tetapi belum menguangkan cek gaji, Anda harus menghentikan pembayaran pada cek dan mengeluarkan cek baru untuk jumlah itu kepada penerima manfaat atau warisan karyawan. Jika karyawan terutang gaji untuk penghasilan luar biasa, berikan kepada penerima manfaat atau harta warisan karyawan. Periksa undang-undang negara bagian yang mengatur persyaratan khusus yang harus dipenuhi sebelum Anda mengeluarkan gaji terakhir.
Melaporkan Penghasilan kepada IRS
Untuk upah yang terhutang dan dibayarkan selama tahun kalender yang sama dengan kematian karyawan, Anda harus memasukkan upah dalam Formulir W-2 karyawan dan juga melaporkan jumlah cek gaji terakhir dalam Formulir 1099-MISC atas nama penerima manfaat atau pelaksana. Jika upah dibayarkan setelah tahun di mana karyawan meninggal, jangan mengeluarkan W-2 atas nama karyawan untuk tahun di mana Anda mengeluarkan gaji terakhir. Alih-alih, berikan penerima atau pelaksana Formulir 1099-MISC yang mencakup jumlah cek gaji terakhir. Anda bisa mendapatkan salinan formulir-formulir ini dari IRS, yang juga dapat menawarkan panduan tambahan tentang melengkapi dan menerbitkan formulir-formulir ini.
