Kembali pada tahun 1917, Bankers Box® pertama mengubah catatan kantor. Seperti namanya, itu dirancang bagi para bankir untuk mengelola catatan bank. Namun, segera, itu diadopsi oleh bisnis dari semua jenis untuk mengatur dan mengarsipkan catatan.
$config[code] not foundMaju cepat 95 tahun. Dunia telah berubah, tetapi beberapa hal belum. Satu hal yang tidak berubah adalah kebutuhan untuk mengelola dokumen dan catatan dalam bisnis Anda.
Bahkan, manajemen arsip telah menjadi perhatian yang bahkan lebih besar di dunia modern kita. Misalnya, litigasi adalah fakta kehidupan dalam bisnis saat ini. Kekhawatiran litigasi telah meningkatkan taruhan ketika menyangkut pencatatan retensi - memiliki kebijakan yang kuat untuk menyimpan dan menghancurkan arsip dan mampu mengambilnya secara akurat jika diperlukan, adalah penting. Dan itu baru satu contoh.
Namun terlalu banyak bisnis yang tidak memiliki solusi manajemen dokumen yang baik dan akibatnya mengalami ketidakpastian karena catatan yang tidak terorganisir dengan baik - atau mereka melakukan outsourcing karena persepsi yang salah, itu adalah sakit kepala yang besar untuk menangani catatan di dalam perusahaan.
Dan itu sangat disesalkan. Mengapa? Karena mengelola catatan melalui solusi internal dapat dilakukan dan memiliki keuntungan - tidak sulit, dapat menghemat uang, nyaman, lebih aman, dan membuat Anda teratur.
Mengelola catatan di rumah sesuai dengan kemampuan usaha kecil dan menengah.
Fellowes, sebuah perusahaan yang diakui atas komitmennya terhadap inovasi di tempat kerja, baru-baru ini mensurvei pengambil keputusan di usaha kecil dan menengah dengan 1 - 1.000 karyawan. Survei itu menunjukkan keuntungan mengelola catatan di rumah, sebagai berikut:
1) Hemat - 52% dari mereka yang menggunakan sistem manajemen dokumen in-house mengatakan mereka telah menghemat uang mereka / memotong biaya. Tidak hanya itu, 16% dari mereka mengatakan sistem manajemen dokumen in-house memiliki "dampak yang sangat positif" pada biaya operasional.
Bahkan, biaya adalah pendorong utama untuk beralih ke solusi in-house. Hampir 65% dari mereka yang beralih ke solusi manajemen dokumen internal mengatakan bahwa biaya penyimpanan dokumen di luar lokasi, penghancuran, pengikatan, dan pelapisan merupakan faktor dalam keputusan mereka.
Untuk mendapatkan gambaran singkat tentang potensi penghematan perusahaan Anda, cobalah Analyzer Tabungan Fellowes di savinganalyzer.fellowes.com.
2) Tidak ada lagi biaya tak terduga dan tersembunyi– Salah satu masalah yang dihadapi oleh bisnis yang menggunakan penyimpanan dan pengambilan dokumen di luar situs adalah biaya yang tidak terduga daripada yang dapat menaikkan biaya keseluruhan pengelolaan catatan di luar lokasi. Selain biaya penyimpanan dan pengambilan dasar, ada biaya tambahan untuk biaya tambahan bahan bakar, kotak ukuran ganjil, kotak ulang, pengambilan cepat, pengiriman terburu-buru, pengiriman pihak ketiga, minimum penyimpanan, biaya penanganan, biaya program, penghancuran / pencabutan arsip, tagihan terperinci, dan biaya fotokopi. Solusi internal dapat meminimalkan atau menghilangkan semua biaya ini. Bagan ini menunjukkan dampak negatif dari begitu banyak biaya:
Klik untuk melihat gambar grafik yang lebih besar
3) Waktu pengambilan lebih cepat - Waktu adalah uang dalam bisnis. Hanya 14% mengatakan bahwa vendor manajemen dokumen luar kantor mereka mengambil dokumen pada hari yang sama seperti yang diminta. Hampir sepertiga mengatakan butuh tiga hari atau lebih untuk mengambil catatan - terkadang lebih dari seminggu! Dengan solusi internal, kecepatan ada dalam kendali Anda.
4) Efisiensi dan kenyamanan meningkat - Menurut survei, 74% mengatakan bahwa pergi ke manajemen dokumen off-site tidak memiliki dampak atau dampak negatif pada efisiensi.
Rekan-rekan membuat Penganalisis Tabungan untuk menghitung potensi tabungan Anda. Hanya perlu 60 detik untuk menjalankan kalkulator - cobalah dan lihat.
7 Komentar ▼
