Kantor yang terorganisir dengan baik menghemat waktu dan menjadikan Anda rekan kerja yang lebih bahagia - dan lebih bahagia.
Harus mengarungi tumpukan kertas, laci bercampur, kabel kusut dan sekotak barang-barang yang duduk di sekitar, mungkin tidak tampak seperti masalah besar, tapi itu adalah beban fisik nyata ketika Anda mempertimbangkan waktu yang dihabiskan untuk berburu hal-hal yang seharusnya mudah ditemukan, tetapi tidak. File elektronik yang tidak teratur dan kebingungan juga merupakan masalah besar.
$config[code] not foundLalu ada beban mental. Apakah Anda secara sadar menyadarinya atau tidak, kekacauan mungkin membuat semua orang stres.
Berikut adalah 21 cara untuk mengatur ruang kerja fisik dan elektronik Anda.
Dapatkan Ini Dari Lantai
Vertikal dengan rak buku dan unit rak. Seringkali kita kehabisan ruang desktop atau ruang lantai. Penyimpanan vertikal membuat penggunaan ruang lebih efisien dan menempatkan lebih banyak pada level mata.
Buat "Pusat Kegiatan"
Letakkan semua yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan suatu aktivitas di satu area, terutama jika Anda melakukan aktivitas secara teratur. Anda akan menghindari membuang-buang waktu untuk mencari dan mengumpulkan apa yang Anda butuhkan. Misalnya, pengemasan dan pengiriman persediaan dan alat harus di satu area. Atau buat rak untuk barang-barang yang Anda bawa saat bepergian, seperti tas kantor, selongsong neoprene, dan pengisi daya portabel.
Simpan, Pindai, Rusak
Jangan gunakan desktop Anda sebagai kotak masuk, karena kertas kritis (seperti cek!) Bisa hilang. Kontrak yang ditandatangani dan barang-barang lain yang ingin Anda simpan dalam bentuk kertas harus segera diajukan. Memindai apa pun ke dalam bentuk digital. Rusak dan buang atau daur ulang kertas.
Folder untuk Semuanya
Memiliki folder untuk semua dokumen kertas. Folder gantung pendaflex, bersama dengan folder dalam manila, adalah solusi yang murah. Beri label keduanya. Folder Pendaflex adalah tempat Anda di lemari arsip, dan harus dibiarkan di sana setiap saat. Folder manila bagian dalam adalah folder yang Anda tarik keluar sesuai kebutuhan. Maka mudah untuk merefile ulang folder manila ke dalam pendaflex ketika selesai.
Bungkus Kabel Komputer
Punya kabel komputer dan kabel listrik dalam kekacauan kusut? Anda bukan satu-satunya. Untungnya, ikatan twist khusus dan penutup kabel dapat menjaga semuanya tetap rapi. Beri label pada kabel Anda, sehingga Anda dapat menemukan kabel yang tepat saat Anda harus memutuskan atau memindahkan sesuatu.
Gunakan Corkboards untuk Menjaga Item "Top of Mind" di Depan Anda
Jika Anda perlu merujuk ke daftar periksa untuk suatu tugas, atau semacam pengingat, tempelkan pada papan tulis tepat di dekat meja Anda. Ini bagus untuk setiap proses baru sampai menjadi kebiasaan yang mendarah daging. Cukup buka item tersebut saat Anda tidak perlu lagi merujuknya.
Simpan semua Manual di Satu Tempat
Pernah perlu merujuk ke manual operasi untuk printer Anda? Atau temukan selebaran instruksi kecil yang menyertai headset Bluetooth Anda? Jika Anda meletakkan semua manual di laci, peti plastik, atau folder khusus - Anda tidak perlu memburunya.
Buat Laci Terbagi
Jika laci Anda tidak memiliki pembagi bawaan, beli pembagi logam atau kayu yang murah - atau lebih baik lagi, plastik daur ulang. Atur pengisi daya perangkat; pulpen; klip kertas; notes dan catatan tempel; gunting dan barang-barang lainnya. Laci yang terorganisir tidak hanya menghemat waktu, Anda akan merasa lebih sedikit stres jika Anda tidak harus menyelam ke dalam kekacauan yang berantakan beberapa kali sehari.
Gunakan Labeler untuk Menjaga Rak Tetap Teratur
Bukan hanya file yang perlu label. Rak dan laci bisa mendapat manfaat dari labelnya. Dengan begitu semua orang di kantor tahu tempat yang tepat untuk mengembalikan barang.
Simpan Daftar "Yang Harus Dilakukan"
Kekacauan mental adalah masalah yang sama banyaknya dengan kekacauan fisik. Salah satu poin utama dalam sistem Getting Things Done adalah untuk mengeluarkan barang-barang dari kepala Anda dan ke atas kertas (atau daftar elektronik). Dengan begitu, Anda bisa fokus pada tugas yang dihadapi. Buat daftar tugas Anda tetap singkat dan tidak berantakan.
Lakukan Perawatan dan Pembersihan Mingguan
Pada akhir setiap minggu kerja, letakkan barang-barang yang digunakan selama seminggu di tempat mereka masing-masing. Rusak atau arsipkan tumpukan kertas. Jika Anda tidak membiarkan kekacauan menumpuk terlalu lama, lebih mudah untuk tetap teratur.
Gunakan Lokasi Awan Pusat untuk Dokumen Perusahaan
Cara yang fantastis untuk menghemat waktu dan menghindari kebutuhan bagi semua orang untuk mengatur sistem "pengarsipan virtual" mereka sendiri adalah dengan menggunakan satu lokasi cloud pusat untuk dokumen perusahaan. Opsi seperti Google Drive atau OneDrive memungkinkan Anda mengatur folder pusat berdasarkan topik atau klien, untuk berbagi dokumen.
Gunakan Manajemen Proyek atau Perangkat Lunak Pengelola Tugas
Sistem manajemen proyek menjaga karyawan tetap pada jalurnya dengan proyek. Lebih penting lagi, itu menghilangkan daftar tugas kertas dan instruksi email, dan kebingungan yang timbul dari mereka.
Pindai Tanda Terima dan Simpan di Cloud
Kemudian Anda dapat membuang tanda terima kertas. Dengan aplikasi seluler yang lebih baru, Anda bahkan tidak memerlukan pemindai - Anda hanya mengambil foto. Dengan aplikasi canggih Anda dapat menyinkronkan penerimaan dengan catatan akuntansi atau catatan kartu kredit Anda secara otomatis (menghindari penguncian manual).
Gunakan Bookmark Browser untuk Referensi Cepat
Apakah Anda pernah menghabiskan waktu mencari tautan ke situs referensi berulang atau layar masuk? Atau tidak ingat di mana menemukannya? Tandai dan atur bookmark ke dalam folder, sehingga Anda bisa mendapatkannya dengan beberapa klik.
Simpan Daftar Favorit untuk Pesanan Berulang
Penghemat waktu lain adalah menyimpan daftar favorit di pengecer online yang Anda gunakan secara teratur. Dengan begitu Anda tidak perlu mencari persediaan yang sama setiap kali Anda membeli. Situs seperti Staples.com memungkinkan Anda menyimpan daftar favorit, dan itu sangat nyaman.
Arsipkan File Lama
Jika Anda belum pernah menggunakan file komputer (terutama email!) Dalam setahun terakhir, arsipkan file tersebut. Anda masih akan memilikinya, tetapi Anda tidak perlu mengarungi mereka untuk menemukan item saat ini. Pertimbangkan juga untuk menetapkan kebijakan untuk menghapus file yang diarsipkan setelah waktu tertentu.
Memiliki Perangkat Lunak Anti-Virus dan Anti-Malware yang Memadai
Beberapa hal dapat menyebabkan lebih banyak gangguan dan kebingungan daripada kehilangan file, atau kehilangan waktu, karena serangan virus komputer dan malware. ‘Kata Nuff!
Gunakan Aplikasi Catatan Pengorganisasian
Catatan aplikasi seperti Evernote, Microsoft OneNote dan SimpleNote dapat membantu Anda mengatur dan menyimpan penelitian Web dan catatan elektronik.
Sungguh "Cerdas" Ponsel Adalah Penghemat Waktu
Ponsel pintar yang digunakan dengan bijak menghemat waktu dan bisa membuat kita lebih bahagia. Kami mungkin dapat melarikan diri dari kantor untuk acara keluarga tanpa rasa bersalah, karena kami masih berhubungan jika ada hal penting yang muncul. Memiliki smartphone yang kuat dengan memori internal yang cukup untuk menjalankan aplikasi yang diperlukan.
Sinkronisasi Otomatis untuk Semua Perangkat
Berbicara tentang smartphone, pemilik bisnis dan karyawan sama-sama menggunakan beberapa perangkat - mungkin komputer desktop, tablet, dan smartphone per orang, semuanya di hari yang sama. Penyimpanan file cloud atau setidaknya kemampuan untuk menyinkronkan file secara otomatis sangat penting untuk menghemat waktu dan menghindari kebingungan karena tidak memiliki file terbaru.
Tingkatkan Komputer untuk Memori dan Kecepatan
Anda bahkan mungkin tidak menyadari betapa banyak waktu yang terbuang ketika semua yang Anda lakukan membutuhkan waktu lebih lama, atau lebih buruk, macet atau macet secara teratur. Memori dan kecepatan prosesor yang memadai tahun lalu, mungkin tidak sesuai dengan tugas tahun ini. Jadi tingkatkan!
Itulah 21 penyimpanan kantor dan ide organisasi saya. Apa tips terbaik Anda untuk mengatur kantor Anda dan menjinakkan kekacauan dan binatang buas?
Foto Kantor melalui Shutterstock
10 Komentar ▼
