Komunikasi di tempat kerja yang ditujukan kepada "file" harus mematuhi proses dan struktur untuk catatan ketenagakerjaan serta format dasar untuk korespondensi bisnis. Memo file dimaksudkan untuk mendokumentasikan tindakan seperti perubahan staf atau keputusan kerja. Juga, mereka melestarikan fakta dan keadaan yang berkaitan dengan kegiatan sumber daya manusia dan investigasi di tempat kerja.
Yang Diterima
Meskipun memo Anda dimaksudkan untuk mendokumentasikan file, mungkin masih ada orang yang dituju yang harus langsung menerima salinan komunikasi. Misalnya, jika Anda mendokumentasikan file karyawan tentang pertimbangannya untuk promosi, Anda mungkin ingin menyertakan penyelia saat ini dan penyelia yang akan ia laporkan dalam peran baru. Selain itu, berikan salinan memo itu kepada karyawan.
$config[code] not foundInformasi sensitif
Memo tempat kerja tentang informasi sensitif harus ditujukan hanya kepada mereka yang perlu tahu dan memo harus ditandai dengan jelas "rahasia" jika mengandung informasi yang tidak boleh dibicarakan antara SDM dan penyelia karyawan. Dalam beberapa kasus, memo untuk mengarsipkan hal-hal sensitif tidak boleh dimasukkan ke dalam file karyawan sama sekali. Misalnya, dalam kasus-kasus investigasi di tempat kerja, seperti pelecehan seksual, memo untuk mengajukan masuk ke file investigasi dan bukan file personel karyawan.Memo yang akan diajukan untuk tujuan investigasi tetap rahasia dan hanya dapat diakses oleh staf yang perlu tahu, seperti staf SDM, eksekutif dan pemilik perusahaan, atau penasihat hukum.
Isi Memo
Kecuali jika memo ini merupakan bagian dari korespondensi yang sedang berlangsung, Anda mungkin perlu menjelaskan keadaan atau menjelaskan alasan dokumentasi Anda. Jika ini masalah personel - selain investigasi - mulailah memo itu dengan nama, departemen, posisi, dan lama kerja karyawan. Misalnya, jika Anda merangkum permintaan transfer karyawan, paragraf pertama Anda harus berisi informasi terkait, seperti posisi karyawan dan posisi atau departemen tempat ia meminta transfer. Memo itu juga akan berisi perincian tentang apakah permintaan transfernya dikabulkan, dipertimbangkan atau ditolak.
Distribusi dan Arsip
Jika Anda menulis ke file karyawan, salinan memo tersebut harus masuk ke file korespondensi umum SDM sebagai bagian dari daftar distribusi. Selain itu, karyawan menerima salinan dan begitu juga pihak lain yang mungkin mengetahui informasi karyawan, kecuali memo itu merupakan bagian dari penyelidikan tempat kerja rahasia. Dalam hal ini, hanya SDM dan staf yang bekerja dalam penyelidikan yang memiliki akses ke memo tersebut. Ketika file yang berisi memo dikirim ke arsip Anda, departemen SDM menyimpan salinan memo yang ada di file korespondensi umum departemen.
