Memiliki sistem pengarsipan yang berfungsi di kantor apa pun adalah penting. Cara terbaik untuk menjaga dokumen kantor terorganisir adalah memiliki sistem pengarsipan yang mudah yang Anda mengerti. Lain kali Anda membutuhkan file, Anda tidak perlu melalui tumpukan kertas, berharap menemukan yang tepat. Anda akan tahu persis di mana letaknya.
Buat waktu untuk mengatur ulang sistem pengarsipan Anda atau memulai sistem baru; lebih mudah menyelesaikannya sekaligus.
$config[code] not foundMintalah masukan dari orang-orang yang menggunakan file.
Abjad file Anda atau urutkan secara numerik berdasarkan kategori, nama klien atau tanggal.
Beri kode warna pada file Anda.
Labeli setiap file dengan nama yang masuk akal dan mudah ditemukan. Seharusnya tidak ada file "lain-lain" di sistem Anda.
Telusuri file dan dokumen Anda sebelum menempatkannya ke dalam sistem baru dan buang semua dokumen yang tidak perlu.
Tip
Jika Anda tidak yakin dengan suatu kategori untuk suatu dokumen, letakkan di bawah kategori pertama yang Anda pikirkan ketika mempertimbangkan dokumen tersebut atau dapatkan saran dari orang lain.
Jika ada beberapa sistem pengarsipan di kantor, mintalah setiap orang membuat jenis sistem pengarsipan yang sama.
Ketika Anda memiliki item baru untuk diajukan, buat file segera.
Sediakan folder dan alat tulis di dekat sistem pengarsipan Anda.
Jepit halaman bersama daripada menggunakan klip kertas.
Peringatan
Jangan mengajukan duplikat.
