Deskripsi pekerjaan asisten administrasi harus dibuat khusus untuk kebutuhan orang dan organisasi yang akan mereka bantu. Mereka harus mengambil beberapa pemikiran dan perencanaan yang cermat, terutama karena ini dapat dianggap sebagai kontrak hukum. Deskripsi yang baik memberikan daftar tugas yang harus dilakukan dan tolok ukur bagi asisten administrasi untuk bekerja.
Buat garis besar kategori dasar untuk pekerjaan itu. Ini harus mencakup jabatan (yaitu Asisten Administratif untuk Wakil Presiden), departemen, penyelia langsung, area pengawasan umum, tugas, persyaratan kerja, dan kualifikasi.
$config[code] not foundJelaskan dengan jelas siapa karyawan yang akan dibantu. Ini akan mencegah kemungkinan konflik kantor di masa depan. Jika asisten ini melayani sekelompok posisi, jelaskan. Tuliskan secara tertulis jika asisten ini dipekerjakan sepenuhnya atas kebijakan seorang eksekutif. Juga menunjukkan rantai komando dan struktur pelaporan yang tepat.
Tentukan tugas utama. Berhati-hatilah terhadap frase-frase yang malas dan mudah dipahami untuk deskripsi pekerjaan seperti "semua tugas yang perlu." Lebih spesifik. Apakah asisten administrasi akan menjadwalkan perjalanan, memesan penginapan, mengambil dikte, mengambil menit untuk rapat, mengelola jadwal kalender, mengatur sistem file atau mengawasi asisten staf lainnya? Masukkan ini dalam daftar peluru dengan setiap peluru dimulai dengan kata kerja tindakan (memelihara, mengurutkan, mengawasi, membuat, menentukan, mengingatkan, dll.).
Tentukan karakteristik yang diperlukan untuk kinerja yang sangat baik. Ini harus sespesifik mungkin juga. Misalnya, minta keahlian dalam Word, Excel dan Photoshop daripada melek komputer.
Menetapkan tingkat pendidikan dan pengalaman yang sesuai. Ini harus didasarkan pada tugas khusus yang disyaratkan. Untuk beberapa posisi asisten administrasi, tidak lebih dari ijazah sekolah menengah diperlukan. Namun, gelar sarjana dalam administrasi bisnis atau pelatihan sekretaris resmi lainnya mungkin diinginkan. Untuk asisten administrasi tingkat tinggi, pengalaman sebelumnya adalah suatu keharusan.
Tip
Berhati-hatilah untuk menyaring uraian tugas untuk setiap pernyataan yang dapat dianggap sebagai prasangka atau ilegal.
