Bekerja sebagai spesialis dukungan administratif bisa sangat bermanfaat bagi orang yang terorganisir yang suka melakukan banyak tugas, menemukan ide untuk bekerja di kantor yang menarik, dan memiliki keterampilan komunikasi yang hebat. Sementara tugas khusus berbeda-beda sesuai perusahaan dan posisi, tugas biasanya melibatkan manajemen kantor, tugas administrasi dan tugas di belakang kantor. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, pendapatan median 2016 untuk posisi dukungan kantor dan administrasi adalah $ 34.050.
$config[code] not foundManajemen Kantor
Pekerjaan Anda dalam peran dukungan administratif menangani tugas-tugas yang diperlukan agar kantor berjalan dengan lancar. Anda mungkin bertanggung jawab untuk tetap mengawasi pembelian dan inventaris persediaan kantor, dan menjadwalkan pemeliharaan peralatan kantor. Anda juga menetapkan prosedur dan rutinitas, seperti mengatur pengiriman kopi setiap minggu atau meminta informasi kontak darurat karyawan yang diperbarui setiap enam bulan. Dalam beberapa kasus, Anda dapat mengawasi karyawan administrasi lainnya dan mengoordinasikan aliran pekerjaan dalam departemen atau divisi tertentu.
Arus Komunikasi
Spesialis dukungan administratif dapat berfungsi sebagai penghubung komunikasi untuk eksekutif yang mereka dukung. Dalam peran ini, Anda mungkin bertanggung jawab untuk membuka dan menyortir surat, menyaring panggilan masuk dan email, dan mengatur janji temu dengan karyawan, pelanggan, dan vendor. Anda juga dapat menjadi titik kontak antara eksekutif yang mereka laporkan dengan karyawan dan departemen lain dalam perusahaan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingManajemen data
Dalam dukungan admin, Anda biasanya melakukan berbagai fungsi manajemen data, termasuk manajemen kertas dan catatan elektronik, mengatur dan mengelola spreadsheet dan database, menghasilkan laporan, mengumpulkan informasi, dan kadang-kadang menganalisis hasil.
Pengolah Kata
Anda dapat melakukan fungsi pengolah kata mulai dari menyusun memo hingga mengetik dan mengedit laporan, proposal, dan dokumen bisnis lainnya. Anda dapat membuat layout buletin dan brosur, serta memperbarui konten di situs web dan blog perusahaan. Anda tidak hanya perlu tahu cara menggunakan aplikasi pengolah kata dan mengetik dengan cepat dan akurat, spesialis dukungan administratif perlu memiliki keterampilan menulis, mengedit, dan mengoreksi bisnis.
Proyek Khusus
Profesional yang bekerja sebagai spesialis dukungan administratif sering ditugaskan untuk melakukan atau mengawasi proyek khusus. Bergantung pada kebutuhan perusahaan dan departemen, ini mungkin termasuk pemasok sumber daya untuk pembelian besar, mengaudit catatan pelanggan, menganalisis tren ketidakhadiran karyawan dan mengevaluasi penawaran produk pesaing.
Perencanaan Rapat
Tugas Anda dapat melibatkan mengoordinasikan waktu rapat, menjadwalkan fasilitas ruang konferensi, memesan lokasi pertemuan di luar lokasi, mengirim undangan, melacak RSVP, membuat dan mendistribusikan agenda, dan mengatur layanan makanan dan minuman. Anda juga dapat mengambil menit selama pertemuan dan membagikannya kepada peserta sesudahnya.
Perencanaan Perjalanan
Merencanakan perjalanan atas nama eksekutif perusahaan adalah bagian penting dari banyak pekerjaan dukungan administratif. Anda sering memilih maskapai penerbangan, hotel, dan penyedia mobil sewaan, harga negosiasi, pemesanan buku, dan menangani pembatalan sesuai kebutuhan. Anda membuat dan mengajukan laporan pengeluaran atas nama pelancong perusahaan menggunakan kwitansi perjalanan atau merekonsiliasi laporan kartu kredit perusahaan yang digunakan untuk perjalanan bisnis.
