Tugas klerikal, seperti mengetik, mengarsip, dan menjawab telepon kantor, pernah diturunkan ke sekretaris, asisten eksekutif dan karyawan administrasi. Tetapi dengan lebih banyak pekerjaan yang membutuhkan keterampilan teknologi, itu bukan harapan yang tidak biasa bagi para profesional (termasuk pengacara, dokter, guru, dll.) Untuk menggunakan keterampilan klerikal untuk melakukan tugas sehari-hari mereka. Karena banyak pekerja menggunakan komputer, pekerjaan klerikal telah menjadi bagian penting dari hampir setiap pekerjaan dan pekerjaan. Kontributor GoodTemps, Carissa Doshi, membahas mengapa keenam keterampilan administrasi ini sangat penting bagi pekerja kantoran: mengetik, mengarsip, entri data, penggunaan telepon, dan kemahiran dengan Microsoft Word dan Excel.
$config[code] not foundKeterampilan Kantor Khas
Terlepas dari apakah Anda melamar menjadi asisten eksekutif atau pengacara staf, Anda harus memiliki beberapa keterampilan klerikal. Bergantung pada peran Anda, Anda mungkin tidak menyebut keterampilan ini sebagai klerus yang ketat - menggambarkan keterampilan itu sebagai keterampilan kantor mungkin lebih akurat.Sebagai contoh, seorang asisten administrasi secara alami akan menghabiskan sebagian besar hari kerjanya untuk melakukan tugas-tugas administrasi. Yang mengatakan, pengacara, perawat dan profesional lainnya juga mengandalkan ketikan dan keterampilan teknologi terkait mereka dalam menyusun surat klien, menyusun ringkasan kunjungan kantor medis, menulis ringkasan hukum atau mencatat di laptop selama persidangan. Asisten administrasi mungkin merujuk pada "keterampilan klerikal" ketika menjelaskan kualifikasinya, sementara pengacara staf mungkin hanya menggunakan istilah "keterampilan kantor" untuk menjelaskan bahwa ia tahu jalan di keyboard. Anda berhutang meluas dan penggunaan lintas fungsional keterampilan kantor dan tipikal untuk komputer, laptop, tablet dan smartphone.
Tingkatkan Kemampuan Anda dalam Mengetik, Microsoft Word dan Excel
Memahami penempatan huruf pada keyboard dan huruf yang digunakan untuk meletakkan jari Anda adalah kunci (tidak ada permainan kata-kata) untuk mengetik dengan cepat dan akurat. Sebelum Anda mengirimkan aplikasi Anda untuk pekerjaan yang meminta pengetikan sebagai kualifikasi yang disyaratkan, ikuti tes pengetikan online seperti yang ditawarkan di LiveChat. Tes pengetikan online akan mengukur kecepatan (kata per menit, atau WPM) Anda dan akurasi. Banyak pengusaha menghargai akurasi melebihi kecepatan. Misalnya, jika Anda mengetik 100 kata per menit dan akurasi Anda hanya 60 persen, Anda akan menghabiskan waktu untuk memperbaiki kesalahan Anda. Anda mungkin juga berusaha mengetik 50 WPM pada akurasi 100 persen. Ada banyak tutorial online untuk membantu Anda meningkatkan keterampilan mengetik Anda.
Keahlian administrasi saat ini umumnya identik dengan kemampuan untuk menggunakan aplikasi produktivitas - seperti Microsoft Word, Excel dan seringkali PowerPoint dan Access - di komputer. Kecakapan Anda dengan Microsoft Word, Excel, dan aplikasi perangkat lunak lain sebagian tergantung pada keterampilan mengetik Anda. Sama dengan entri data. Saat Anda menulis korespondensi, laporan, atau materi tertulis lainnya dalam format naratif, kemungkinan Anda akan menggunakan Microsoft Word. Spreadsheet yang Anda buat akan memerlukan keterampilan entri data dan pengetahuan tentang Microsoft Excel - keduanya membutuhkan akurasi, dan dalam beberapa kasus, kecepatan, tergantung pada seberapa cepat Anda harus menghasilkan pekerjaan Anda. Istilah "entri data" biasanya mengacu pada keterampilan papan ketik (mis., Mengetik) yang melibatkan angka, bersama dengan tingkat kenyamanan Anda dengan sisi kanan papan ketik yang mirip dengan mesin penambahan 10 tombol.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKomunikasi Telepon dan Kantor
Sekretaris, asisten administrasi, dan resepsionis pada umumnya diminta untuk menjawab telepon kantor, yang dapat berkisar dari satu saluran telepon ke telepon bisnis multi-line atau sistem Voice Over Internet Protocol (VOIP) seperti switchboard.
Terlepas dari jumlah saluran telepon yang harus Anda jawab, etiket telepon yang tepat adalah bidang pekerjaan klerikal yang penting. Tugas telepon biasa seorang pekerja kantor termasuk merespons dengan cara yang jelas dan profesional untuk penelepon, serta mengetahui bagaimana mengarahkan dan mengarahkan panggilan dengan benar. Bahkan jika Anda bukan resepsionis, Anda harus tahu cara yang benar untuk menanggapi penelepon jika Anda menerima panggilan yang salah arah. Jika Anda melamar posisi nonadministratif, jangan cantumkan keterampilan telepon pada resume Anda - cukup rujuk keterampilan komunikasi tertulis dan verbal Anda, karena kemungkinan Anda tidak akan ditugaskan untuk tugas telepon. Di sisi lain, jika Anda tertarik pada posisi nonadministratif dan Anda adalah cadangan resepsionis atau jika Anda mengelola staf administrasi, tunjukkan pengetahuan Anda tentang sistem telepon atau switchboard yang rumit sehingga jelas Anda terbiasa dengan peralatan tersebut.
Menggambarkan Kemampuan Klerikal Anda
Bagaimana Anda menggambarkan keterampilan dan kemampuan klerikal Anda mungkin tergantung pada posisi yang Anda lamar. Jika posting pekerjaan secara khusus menyatakan bahwa tugas klerikal adalah bagian dari pekerjaan, maka tentu saja resume dan aplikasi Anda harus menyertakan bagian untuk "Keahlian Clerical." Di bagian ini, tunjukkan aplikasi perangkat lunak yang Anda kuasai; jika Anda adalah pengguna tingkat lanjut, sertakan dalam deskripsi Anda. Jika Anda memiliki pelatihan atau sertifikasi dalam aplikasi tersebut, Anda mungkin juga memasukkannya dalam deskripsi keterampilan Anda atau di bagian lain dari resume Anda untuk pelatihan dan sertifikasi. Selain itu, jika Anda memiliki banyak tahun pengalaman dalam menggunakan aplikasi tertentu, daftar itu juga.
Misalnya, resume Anda mungkin menyatakan: "Microsoft Word - 10 tahun pengalaman, termasuk kemahiran kuat membuat laporan kompleks, menyusun korespondensi dan memanfaatkan fungsi gabungan surat untuk penanganan surat massal yang efisien. Microsoft Excel - 8 tahun pengalaman, termasuk 3 tahun menggunakan fungsi seperti membuat rumus multi-referensi, tabel pivot dan VLOOKUP. "
Jika Anda melamar pekerjaan di mana Anda bukan bagian dari tim administrasi atau jika Anda tidak melamar pekerjaan klerikal, pertimbangkan untuk menjelaskan keterampilan teknologi Anda dengan cara yang tidak terlihat seperti Anda seorang akuntan yang mencari kesekretariatan. posisi. Misalnya, jika posting pekerjaan adalah untuk seorang akuntan yang memiliki pengetahuan tentang aplikasi perangkat lunak dan produktivitas, jangan cantumkan "Keahlian Clerical" di resume Anda. Sertakan deskripsi singkat tentang kemampuan Anda dengan aplikasi spesifik, seperti Microsoft Excel, Access dan PowerPoint - ini sering merupakan aplikasi yang harus nyaman digunakan oleh karyawan dalam peran profesional. Sekali lagi, jika Anda adalah pengguna Excel yang maju atau telah menerima pelatihan atau sertifikasi dalam aplikasi yang digunakan akuntan, sertakan dalam resume Anda. Anda dapat menggunakan tajuk "Aplikasi Produktivitas" atau yang serupa sehingga tidak terlihat Anda lebih fokus pada aspek klerikal dari pekerjaan yang Anda inginkan, daripada kualifikasi yang Anda bawa ke meja untuk posisi level yang lebih tinggi.
Asisten Administratif Pekerjaan yang Membutuhkan Keterampilan Clerical
Peran asisten administratif membutuhkan keterampilan klerikal, meskipun posting pekerjaan mungkin tidak secara spesifik menyatakan "Ini adalah keterampilan klerikal yang Anda butuhkan untuk berfungsi dalam peran ini." Tugas pekerjaan yang tercantum adalah contoh tugas yang membutuhkan keterampilan klerikal. Berikut adalah contoh postingan pekerjaan untuk posisi asisten administrasi yang memerlukan keterampilan klerikal dan kantor:
Institut Kesehatan Masyarakat ABC sedang mencari seorang Asisten Administrasi untuk mendukung Manajer Laboratorium Kesehatan Masyarakat dan membantu dengan operasi sehari-hari dari Laboratorium Kesehatan Masyarakat. Asisten administrasi eksekutif ini akan berlokasi di lantai tujuh Institut untuk menyambut pengunjung, mahasiswa, staf pengajar, dan staf. Selain memberikan layanan pelanggan tingkat tertinggi, orang ini akan memberikan dukungan kantor umum untuk staf dan laboratorium berbasis laboratorium sambil membantu Manajer Laboratorium Kesehatan Masyarakat dan direktur eksekutif Institut Kesehatan Masyarakat dengan berbagai kegiatan administrasi dan tugas terkait.
Asisten administrasi eksekutif akan: Menyambut, mengarahkan, dan merujuk pengunjung; panggilan telepon langsung, menerima pesan, dan menjawab pertanyaan tentang Lembaga Kesehatan Masyarakat dan Laboratorium Kesehatan Masyarakat; membantu dalam memesan, menerima, menyimpan dan mendistribusikan perlengkapan kantor, laboratorium dan pengajaran; membantu dengan tugas-tugas kependetaan terkait lainnya seperti fotokopi, faks dan pengarsipan, sesuai kebutuhan; memantau dan mengisi kembali persediaan kantor setiap hari, termasuk persediaan seperti kertas dan toner untuk mesin fotokopi dan printer; memantau ruang konferensi secara teratur untuk memastikan mereka dipenuhi dengan persediaan kantor dan bahan presentasi; menjaga kebersihan dan keamanan lingkungan kerja di suite kantor pusat dan area publik lainnya di seluruh lokasi lantai tujuh; ikuti prosedur keamanan untuk karyawan dan membutuhkan kepatuhan prosedur keamanan untuk pengunjung di seluruh gedung kantor; melakukan pemesanan menggunakan proses pembelian antar kantor, dan memelihara akuntansi pesanan dan penggunaan pasokan di lantai tujuh; memesan ruang konferensi lantai tujuh untuk Institut Kesehatan Masyarakat; berfungsi sebagai titik kontak utama untuk fakultas dan staf Laboratorium; mengajukan permintaan perawatan untuk peralatan dan perabotan kantor; mengoordinasikan pengambilan dan pengiriman layanan surat kilat dan ekspres (mis., FedEx, UPS); dan berfungsi sebagai titik kontak utama untuk dosen, pengunjung, dan mahasiswa.
Staf Akuntan (Non-Administratif) Pekerjaan Yang Membutuhkan Keahlian Clerical
Demikian juga, ada posisi lain yang bukan tipe asisten administrasi, tetapi yang membutuhkan keterampilan klerikal yang sama, seperti akuntan staf. Contoh posting pekerjaan ini untuk seorang akuntan staf memiliki beberapa tugas yang memerlukan keterampilan klerikal. Namun, mereka tidak secara khusus terdaftar sebagai keterampilan klerikal atau jabatan. Sebagai contoh:
Akuntan Staf untuk XYZ Industries akan bertanggung jawab untuk menyiapkan entri jurnal, penutupan bulanan dan akhir tahun, rekonsiliasi bank, pemeliharaan aset tetap, dan rekonsiliasi buku besar. Selain itu, Anda akan berpartisipasi dalam kepatuhan, meninjau jadwal untuk proses pelaporan, dan bekerja bersama auditor eksternal kami untuk tinjauan triwulanan dan audit tahunan. Tanggung jawab utama - menyiapkan entri jurnal dan rekonsiliasi akun termasuk, tetapi tidak terbatas pada, uang tunai, biaya dibayar di muka, dan penggajian; melakukan penutupan akhir bulan, entri jurnal, tanpa pengawasan; memelihara buku besar aset tetap, depresiasi dan rekonsiliasi; menganalisis laporan laba rugi dan neraca, dan mengomunikasikan temuan kepada manajemen; berpartisipasi dalam inisiatif di seluruh departemen; membantu dalam proses penutupan akhir bulan, triwulanan dan akhir tahun, termasuk persiapan buku kerja penutupan keuangan bulanan; menerapkan, memelihara dan mematuhi kontrol internal di bawah SOX dan prosedur akuntansi memastikan kepatuhan dengan GAAP; melaporkan data keuangan dan mengkomunikasikannya dengan cara yang bermanfaat dan dapat dimengerti; mengelola sewa modal dan jadwal pembayaran bulanan.
Persyaratan pekerjaan meliputi: keterampilan analitis yang terbukti, seperti mengidentifikasi masalah, mengumpulkan data yang relevan, menarik kesimpulan yang valid, dan merekomendasikan perbaikan dan tindakan korektif; pengalaman dengan penagihan dan keakraban dengan rekonsiliasi akun; pengalaman piutang yang disukai, serta kemahiran dengan Microsoft Excel; pengetahuan dasar dalam entri jurnal dan pengalaman hutang dagang; keterampilan komunikasi organisasi, tertulis dan verbal; dan kemampuan untuk bekerja dalam spreadsheet dan basis data; dedikasi dan keterampilan yang diperlukan untuk memenuhi tenggat waktu bisnis yang kritis.
Jangan pernah meremehkan Relevansi Pengalaman Klerikal
Apakah Anda melamar menjadi asisten administrasi atau pengacara litigasi, jangan meremehkan pentingnya keterampilan klerus atau pengalaman klerikal. Mengetahui jalan Anda di sekitar operasi kantor dan keterampilan klerikal adalah kualifikasi yang berguna dalam pekerjaan apa pun. Keakraban Anda dengan proses kantor dan cara mengelolanya, jelas, penting dalam peran administratif. Jika Anda melamar peran di mana Anda diharapkan untuk mengawasi staf administrasi, Anda memerlukan keterampilan manajemen, tetapi memahami pentingnya keterampilan kantor juga sangat berharga karena itu berarti Anda dapat mengoordinasikan beban kerja dan mengelola harapan kerja orang lain yang melapor kepada Anda. Selain itu, dalam peran nonadministratif atau nonklerikal, memiliki keterampilan kantor juga menunjukkan bahwa Anda mampu berperan sebagai anggota tim ketika asisten administrasi atau sekretaris tidak tersedia atau mengerjakan prioritas lainnya.
