Ada banyak perdebatan tentang manfaat multitasking. Dan walaupun ada beberapa tugas yang lebih baik ditangani secara individual, adalah mungkin untuk melakukan ini DAN itu dengan perencanaan dan pendekatan yang tepat.
Dengan pengembangan kebiasaan baik dan pendekatan strategis, Anda dapat mencapai lebih banyak dalam waktu yang lebih sedikit. Di bawah ini adalah beberapa tip multitasking yang dapat membantu Anda melatih otak Anda untuk melakukan multitasking tanpa mengganggu produktivitas Anda secara keseluruhan.
$config[code] not foundTetapkan dan Berikan Prioritas untuk Tugas Tertentu
Tidak peduli seberapa bagus Anda dalam multitasking, ada hal-hal yang membutuhkan fokus penuh Anda. Caranya kemudian menjadi mengetahui item mana yang membutuhkan fokus itu dan kemudian memberikan item yang melakukan prioritas lebih tinggi sambil mengesampingkan tugas-tugas lain sementara. Untuk menentukan tugas mana yang harus menjadi prioritas lebih tinggi, tanyakan pada diri sendiri:
- Apakah ada tenggat waktu yang terkait dengan tugas itu?
- Jika tugas tersebut belum selesai, akankah ia menahan kemajuan proyek lainnya?
- Apakah tugas tersebut membutuhkan banyak waktu dan karena itu, lebih banyak fokus dan perhatian yang tidak terbagi daripada tugas lain?
- Apakah tugas klien berfungsi atau internal?
- Apakah menyelesaikan tugas lebih cepat daripada lambat akan menghasilkan manfaat langsung seperti pembayaran? (Menilai nilai tugas.)
Jika jawaban atas pertanyaan di atas adalah "ya," maka kemungkinan tugas ini harus menjadi prioritas. Setelah membuat jenis penentuan ini pada setiap tugas, Anda kemudian dapat membuat sistem prioritas untuk menandai masing-masing:
- Mendesak - Kurang dari 24 jam
- Tinggi - Dalam 24 jam
- Sedang - Dalam 72 jam
- Rendah - Dalam 7 hari
Banyak dari ini akan mulai datang secara alami dengan latihan dan fokus khusus. Simpan tugas prioritas tinggi pada daftar tugas Anda terpisah dari yang lain, dan awasi “hadiah” yang datang dari menyelesaikannya.
Menyimpan Kalender Tugas Khusus
Sebagian besar kiat produktivitas berbagi pentingnya menjaga kalender. Tetapi jika Anda ingin melakukan banyak tugas, Anda perlu kalender yang mencerminkan hal itu.
Alih-alih hanya menuliskan daftar setiap hal yang perlu dilakukan, simpan kalender terpisah untuk tugas. Jika Anda bisa, kelompokkan tugas-tugas yang sifatnya serupa. Dan kemudian atur waktu tertentu untuk tugas-tugas itu sepanjang hari, minggu atau bulan sehingga Anda memastikan Anda tetap di jalur.
Manfaatkan "Cheat"
Tugas berulang sangat cocok untuk multitasking, karena Anda sering melakukannya sehingga cenderung tidak memerlukan sebagian besar fokus Anda. Untuk menghemat waktu dan konsentrasi, kumpulkan dan simpan informasi yang Anda perlukan secara rutin dan buat lembar contekan untuk melakukan tugas yang berulang.
Respons kalengan Google adalah salah satu cara untuk menghemat waktu jika Anda harus mengetikkan respons email yang sama berulang-ulang. Apakah ada respons standar terhadap pertanyaan spesifik yang sering Anda terima? Jika demikian, ketikkan respons dan simpan sebagai respons kalengan di akun Gmail Anda. Lain kali Anda mengajukan pertanyaan yang sama, Anda dapat memulai balasan Anda, klik pada respons yang disimpan, pilih respons yang diinginkan - dan tekan kirim. Alih-alih menghabiskan 10 menit menyusun respons yang sama, kini Anda mengurangi waktu respons itu menjadi empat klik.
Dan jika dokumen yang sama diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang serupa, buat daftar lembar contekan dengan tautan ke semua dokumen jika disimpan secara online sehingga hanya satu klik yang diperlukan untuk menariknya. Jika mereka tidak disimpan secara online dan sebaliknya mereka ada di komputer Anda, kumpulkan mereka ke dalam file yang sama sehingga semuanya dapat diakses dengan cepat. Idenya di sini adalah untuk tidak memulai dari awal setiap kali Anda harus menyelesaikan tugas yang berulang.
Beralih ke Tugas Tunggal untuk Mengatur Ulang Konsentrasi Anda
Jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda mengerjakan beberapa hal sekaligus, otak Anda akan membutuhkan istirahat. Untuk menekan tombol reset figuratif, bergeser dari multitasking ke melakukan satu tugas.
Tindakan ini memberi otak Anda istirahat dan reset yang harus dilakukan memberi Anda awal baru ketika Anda harus kembali ke multitasking.
Pilih Tugas yang Menggunakan Berbagai Bagian Otak Anda
Sebenarnya ada kesalahpahaman besar tentang arti multitasking. Apa yang beberapa orang anggap sebagai multitasking sebenarnya hanyalah penugasan berseri, atau dengan cepat mengalihkan konsentrasi Anda dari satu hal ke hal lain, menurut penelitian dari Psychology Today.
Agar benar-benar melakukan banyak tugas - Anda tidak dapat menggunakan bagian otak yang sama untuk lebih dari satu hal sekaligus.
Jadi, jika Anda perlu menulis email dan juga menghabiskan waktu di telepon, lakukan masing-masing secara terpisah. Kedua tugas ini membutuhkan penggunaan pusat bahasa otak Anda sehingga pilihlah tugas yang membutuhkan berbagai jenis keterampilan bila memungkinkan. Misalnya, gabungkan tugas tindakan dengan tugas komunikasi alih-alih mencoba melakukan dua tugas komunikasi sekaligus. Tugas tindakan membutuhkan fungsi motorik bagian otak, sedangkan tugas komunikasi membutuhkan pusat bahasa otak. Ini adalah multitasking yang benar dan bisa sangat berhasil bila diterapkan dengan benar.
Mulai dari yang Kecil hingga Membangun Rutin yang Produktif
Multitasking bukan sesuatu yang alami bagi semua orang. Ini adalah keterampilan yang Anda butuhkan untuk membangun dan meningkatkan dari waktu ke waktu. Penelitian dari Vanderbilt University menunjukkan bahwa melatih otak Anda untuk melakukan tugas-tugas sederhana berulang-ulang, baik secara terpisah atau bersama-sama, meningkatkan efisiensi penyelesaian tugas-tugas tersebut.
Mulailah dengan tugas-tugas kecil dan sederhana untuk membangun keterampilan dan kekuatan otak yang dibutuhkan untuk melakukan lebih banyak di masa depan.
Bundel Tugas Terkait Bersama
Di sepanjang garis yang sama, dibutuhkan daya otak yang lebih sedikit untuk mengalihkan fokus di antara benda-benda yang terkait erat satu sama lain. Menurut Entrepreneur, ketika Anda mulai mengerjakan tugas, ia mengaktifkan semua sirkuit dan neuron yang diperlukan. Jika Anda kemudian beralih ke tugas yang sama sekali tidak terkait, otak Anda harus menyesuaikan dan penyesuaian itu dapat berdampak pada fokus dan memori Anda secara negatif.
Jika Anda memiliki banyak tugas yang terkait dengan proyek yang sama, jadwalkan untuk diselesaikan pada waktu yang sama atau secara berurutan satu demi satu. Hindari kecenderungan bolak-balik antara tugas yang tidak terkait.
Coba Alat dan Sistem Produktivitas Berbeda
Anda sebenarnya tidak harus mulai dari awal untuk membangun sistem yang bekerja untuk Anda. Sudah ada sistem yang berbeda, termasuk metode Pomodoro dan sistem Big Rocks, terbukti membantu orang tetap produktif. Ada juga aplikasi seluler dan desktop yang dapat membantu Anda tetap produktif.
Tidak setiap sistem atau setiap aplikasi akan bekerja untuk setiap orang. Tetapi jika Anda ingin meningkatkan produktivitas Anda, ada baiknya mencoba menemukan yang tepat untuk Anda dan tetap menggunakannya.
Matikan Semua Perangkat Itu
Multitasking adalah permainan yang sulit. Otak Anda hanya dapat menangani begitu banyak sekaligus sehingga penting bagi Anda untuk mengontrol dengan hati-hati apa yang Anda ijinkan.
Jika Anda sudah mengerjakan beberapa tugas, jangan buat gangguan dengan menjaga ponsel Anda dan menanggapi teks sementara Anda benar-benar berusaha untuk menghasilkan hasil.
Peragakan disiplin diri saat berada di komputer dengan menjaga ponsel Anda diam. Hanya buka tab untuk email atau media sosial selama waktu yang Anda sisihkan untuk menyelesaikan tugas-tugas itu. Jika Anda tidak menunjukkan disiplin diri, Anda dengan sengaja mengatur gangguan, mengurangi fokus Anda dan berpotensi membuat diri Anda gagal.
Tidak ada yang sempurna dalam multitasking dan melakukannya secara efisien membutuhkan banyak fokus yang disengaja. Tetapi dengan perencanaan dan penggunaan tips multitasking yang tepat ini - adalah mungkin untuk melatih otak Anda untuk melakukan ini DAN itu secara efektif.
Gambar Konsep Multitasking melalui Shutterstock
Lebih lanjut dalam: Disponsori 4 Komentar ▼
