Resepsionis mewakili perusahaan dengan menjadi wajah dan suara yang menyambut klien pada kunjungan pertama atau panggilan telepon mereka. Kemampuan resepsionis untuk menciptakan kesan pertama yang baik adalah komponen penting dari kesuksesan bisnis secara keseluruhan. Meskipun tugas resepsionis agak berbeda di setiap pengusaha dan industri, ada keterampilan dan kualitas umum dari seorang resepsionis yang diperlukan untuk pekerjaan apa pun.
$config[code] not foundKeterampilan Komunikasi
Komunikasi adalah jantung dari tugas resepsionis. Dia harus dapat berbicara dengan jelas kepada orang-orang di telepon dan secara langsung. Dia mengambil pesan dan menyampaikannya kepada individu yang tepat. Dia dapat memberikan arahan, menjawab pertanyaan dan mengarahkan pengunjung atau penelepon ke karyawan atau departemen lain. Resepsionis yang baik memiliki tulisan tangan yang dapat dibaca sehingga catatan dan pesan dapat dengan mudah dibaca.
Penting juga untuk mengetahui terminologi lapangan. Keterampilan resepsionis medis, misalnya, sering mencakup pengetahuan dasar tentang prosedur medis dan istilah yang digunakan oleh perusahaan asuransi dan tenaga medis. Seorang resepsionis yang baik cukup tahu tentang bisnis dan kosa kata khususnya untuk dapat menjawab pertanyaan dasar dan untuk mengarahkan penelepon dan pengunjung ke departemen yang tepat.
Kemampuan Menjadi Pemain Tim
Resepsionis berfungsi sebagai penghubung antara pelanggan dan karyawan yang menyediakan layanan yang diinginkan. Resepsionis membantu pelanggan dan klien mendapatkan apa yang mereka inginkan. Mereka membantu rekan kerja dalam berbagai cara, mulai dari membuat dan menerima panggilan telepon hingga membuat buku perjanjian dan melakukan tugas kantor rutin lainnya. Resepsionis sering memfasilitasi komunikasi di antara rekan kerja mereka, juga membantu memastikan bisnis berjalan semulus mungkin.
Literasi Komputer
Bergantung pada pekerjaannya, resepsionis dapat melakukan lebih dari sekadar menjawab telepon dan menyapa klien. Tugas reseptis mungkin termasuk membuat surat, memo, faktur, jadwal dan jenis dokumen dan catatan lainnya. Sebagian besar bisnis saat ini bergantung pada alat elektronik yang berasal dan memelihara dokumen. Resepsionis harus mahir dengan perangkat lunak pengolah kata dan spreadsheet standar seperti Microsoft Word dan Excel. Mereka harus mampu mempelajari perangkat lunak khusus yang dapat digunakan perusahaan untuk pekerjaan administratifnya.
Resepsionis juga harus tahu cara mengoperasikan peralatan kantor standar. Ini termasuk telepon multi-line, mesin fotokopi, mesin faks dan meter ongkos kirim.
Kepribadian yang Tepat
Beberapa kualitas resepsionis tidak dapat dipelajari di sekolah. Menjadi resepsionis bisa membuat stres; resepsionis yang baik menangani banyak tugas sekaligus dengan ketenangan dan efisiensi. Mungkin ada beberapa pelanggan yang mengantri untuk diperhatikan. Pengemudi pengiriman mungkin memerlukan tanda tangan saat Anda menyulap panggilan telepon pada banyak saluran. Seorang rekan kerja mungkin meminta pesan pada saat yang sama yang lain meminta Anda untuk memeriksa jadwal janji temu. Resepsionis yang baik dapat mengatur dan memprioritaskan tugas sehingga dapat diselesaikan dengan benar dan tepat waktu.
Sebagai resepsionis, Anda mungkin memiliki akses ke informasi rahasia tentang rekan kerja dan klien. Keduanya memiliki pengecualian terhadap loyalitas dan kebijaksanaan resepsionis dalam melindungi informasi pribadi.
Kepribadian yang ramah adalah nilai tambah yang pasti untuk resepsionis yang baik. Tergantung di mana Anda bekerja, hari Anda bisa sangat sibuk, dengan banyak interaksi dengan pelanggan dan rekan kerja. Sangat penting untuk menjadi menyenangkan dan seperti bisnis setiap saat, tidak peduli apa yang Anda rasakan di dalam atau hari seperti apa yang Anda miliki.
Lingkungan kerja
Resepsionis biasanya duduk di meja di ruang tunggu, ruang tunggu atau kantor. Menurut survei terbaru oleh Boston Globe, lebih dari 90 persen resepsionis yang saat ini bekerja adalah perempuan. Karena berbagai industri dan pengaturan di mana resepsionis diperlukan, ada peluang untuk bekerja penuh dan paruh waktu, selama jam kerja reguler dan pada malam, malam, hari libur dan jadwal akhir pekan.
Gaji dan Outlook Pekerjaan
Gaji rata-rata untuk seorang resepsionis adalah $34,800 per tahun, dengan kisaran yang biasanya berada di antara $31,247 dan $39,012. Sejumlah faktor dapat memengaruhi gaji, termasuk majikan, lokasi geografis, pendidikan, tugas resepsionis, dan pengalaman bertahun-tahun.
Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja A.S., yang melacak data untuk sebagian besar pekerjaan sipil, tingkat pertumbuhan yang diantisipasi untuk posisi resepsionis adalah sekitar 9 persen hingga 2026. Itu secepat rata-rata, dibandingkan dengan semua pekerjaan lain.
