Operator switchboard memiliki posisi yang sangat penting dalam bisnis. Karena mereka sering kali adalah orang pertama yang menyambut pelanggan di telepon, mereka harus tetap optimis dan efektif dalam prosedur operasi mereka. Switchboard adalah sistem telepon multi-line yang memungkinkan pengguna untuk mentransfer panggilan ke berbagai saluran, melakukan panggilan konferensi dan menjawab beberapa panggilan sekaligus. Meskipun semua switchboard memiliki fitur yang berbeda, beberapa prosedur operasi bersifat universal terlepas dari tipe switchboard.
$config[code] not foundBiasakan diri Anda dengan ekstensi karyawan di kantor Anda. Ini akan membantu Anda mentransfer panggilan lebih cepat.
Jawab telepon berdering dengan mengangkat headset dan mengucapkan salam perusahaan Anda. Beberapa switchboard mengharuskan Anda menekan tombol yang ditunjukkan oleh garis dering untuk menjawab telepon, terutama jika Anda sudah menggunakan saluran yang terpisah.
Panggil karyawan perusahaan dengan hanya menekan nomor ekstensi mereka. Namun, banyak switchboard mengharuskan Anda untuk memanggil nomor sebelum memanggil, seperti "9." Konsultasikan manual switchboard Anda atau karyawan lain tentang cara melakukan panggilan keluar.
Menunda panggilan dengan menekan tombol "Tahan", jika perlu. Ambil kembali panggilan dengan menekan tombol "Tahan" untuk kedua kalinya. Ketika panggilan sedang ditahan, Anda dapat menyelesaikan panggilan telepon internal atau eksternal, menjawab saluran dering lain atau menangani pelanggan tatap muka. Hanya saja, jangan lupa untuk mengambil panggilan yang ditahan.
Transfer panggilan dengan menekan tombol "Transfer", lalu menunggu untuk mendengar nada panggil. Panggil ekstensi orang yang Anda pindahkan panggilannya, lalu tekan "Transfer" lagi. Tekan tombol "Lepaskan" untuk mentransfer panggilan, atau tutup telepon saja.
Mulai panggilan konferensi dengan menjawab panggilan masuk atau memanggil nomor. Tekan tombol "Konferensi", lalu tunggu nada panggil. Tekan nomor atau ekstensi orang yang menerima panggilan konferensi. Begitu dia menjawab, beri tahu dia tentang panggilan konferensi, lalu tekan tombol "Konferensi" lagi untuk menghubungkan para pihak. Ulangi proses ini dengan semua pihak yang terlibat dalam panggilan konferensi, lalu tekan "Lepaskan," atau tutup telepon, untuk menghapus diri Anda dari panggilan.
Lakukan panggilan pada speakerphone dengan menekan tombol "Speaker". Terima panggilan speakerphone dengan menekan kembali "Speaker".
Baca manual switchboard Anda untuk informasi tambahan tentang spesifikasi sistem switchboard Anda.
