Untuk pemilik usaha kecil, membuat kebijakan media sosial adalah cara yang efektif untuk membantu karyawan Anda berinteraksi dengan pelanggan, mengklarifikasi pesan pemasaran Anda dan melindungi kredibilitas Anda secara online. Mari kita lihat cara membuat kebijakan media sosial.
Apa itu Kebijakan Media Sosial?
Ini satu definisi:
"Kebijakan media sosial adalah seperangkat pedoman yang menggambarkan bagaimana karyawan harus berinteraksi dengan pelanggan online."
Secara umum, sebagian besar kebijakan memberikan pedoman untuk:
- Blog perusahaan
- Kericau
Ingat, Anda tidak perlu membuat kebijakan individu untuk setiap situs media sosial. Alih-alih, Anda dapat membuat dokumen kebijakan utama dan mengembangkan bab-bab pendek untuk setiap situs tertentu. Ini membuatnya lebih mudah untuk mengelola dokumen dan menjaga perubahan tetap terkendali.
Buku Pegangan Karyawan & Kebijakan Media Sosial
Dari satu sudut, Anda dapat mengembangkan kebijakan media sosial Anda sebagai bagian dari buku pegangan karyawan Anda. Ini berarti bahwa ketika seseorang bergabung dengan perusahaan, pedoman untuk berinteraksi online dicakup dalam bab tersebut dalam buku pegangan.
Atau, Anda dapat membuat dokumen mandiri dan merujuk ke buku pegangan karyawan jika perlu. Ini mengurangi jumlah kata, misalnya, Anda dapat merujuk informasi hukum dan kebijakan SDM dalam dokumen ini.
Mulai
Seperti banyak hal, mengambil langkah pertama adalah bagian tersulit dalam mengembangkan kebijakan media sosial. Jadi, dari mana Anda memulai? Salah satu pendekatan adalah melihat perusahaan di sektor Anda, memeriksa kebijakan mereka (banyak yang bersifat publik), dan menggunakannya sebagai blok bangunan untuk dokumen Anda.
Saat Anda memeriksa kebijakan, pertimbangkan hal berikut:
- Nada - Apakah kebijakan tersebut formal atau menggunakan gaya percakapan yang lebih santai? Menurut Anda mana yang terbaik? Beberapa dokumen menggunakan frasa seperti "Pengguna harus …" yang terdengar agak kasar. Cobalah untuk mengadopsi nada yang profesional, membantu dan penuh hormat.
- Panjangnya - Beberapa kebijakan sangat singkat, sedangkan yang lain padat dan dibaca seperti dokumen hukum. Sekali lagi, lihat mana yang paling cocok untuk Anda. Tidak ada yang benar atau salah.
- Tingkat Informasi - Beberapa kebijakan memberikan pedoman umum, sedangkan yang lain memberikan informasi yang lebih terperinci, misalnya, merinci cara merespons komentar negatif di blog perusahaan.
- Cakupan - Apakah kebijakan tersebut mencakup jaringan media sosial secara individual atau apakah mereka mengambil pendekatan yang lebih luas? Pendekatan mana yang paling cocok untuk perusahaan Anda? Mana yang lebih mudah dikelola?
- Pemakaian - Dapatkah Anda melihat staf Anda menggunakan dokumen-dokumen ini? Jika tidak, mengapa? Carilah contoh-contoh yang Anda sukai untuk dibaca dan yang Anda rasa akan bekerja dengan baik untuk tim Anda.
Membuat Dokumen Draf
Jika gagasan menulis kebijakan media sosial membuat Anda takut, maka berbaik hatilah. Itu tidak sulit dan saya akan tunjukkan alasannya. Dengan cara yang sama seperti Roma yang tidak dibangun dalam sehari, membuat dokumen kebijakan Anda akan memakan waktu cukup lama … tetapi Anda akan sampai di sana. Caranya adalah dengan memecahnya menjadi tugas-tugas yang dapat dikelola - misalnya, satu kebijakan per minggu.
Misalnya, mari kita mulai dengan kebijakan untuk halaman Facebook Anda:
- Tujuan - Jelaskan tujuan kebijakan ini dalam satu kalimat. Tetap fokus dan hapus semua ambiguitas. Tulis dengan nada positif.
- Tujuan - Uraikan bagaimana kebijakan ini akan membantu pembaca (yaitu karyawan Anda dan penggemar Facebook) untuk berinteraksi.
- Kebijakan - Tulis kebijakan singkat yang menguraikan harapan, posisi, dan tindakan yang dapat Anda ambil jika pedoman ini dilanggar.
- Kontak - Sertakan informasi kontak jika pembaca perlu klarifikasi.
Bantuan atau Penghalang?
Mengapa begitu banyak orang merasa bahwa kebijakan media sosial adalah hal yang buruk? Alasan utama kebijakan tidak bekerja (atau mendapatkan reputasi yang buruk) adalah karena kebijakan tersebut mempersulit karyawan untuk melakukan pekerjaannya. Mungkin itu tidak sepenuhnya benar, tetapi bagi banyak karyawan, kebijakan ini merasa seperti intrusi dan satu aturan lagi untuk diikuti. Bagaimana Anda bisa mengatasi ini?
Saya pikir itu kata kebijakan itu membuat orang kesal. Jika ini masalahnya, ubah nada dokumen dan rujuk sebagai pedoman, instruksi, dan contoh untuk memberi karyawan Anda lebih percaya diri saat berinteraksi online. Kemudian, setelah Anda membuat kebijakan, mengadakan lokakarya informal dan memperkenalkan dokumen. Ingat, sebagian besar karyawan ingin melakukan pekerjaannya dengan baik. Tetapi mereka terkadang frustrasi ketika harus mengubah cara mereka melakukan tugas sehari-hari. Lokakarya harus mengurangi kecemasan mereka dan memberi mereka arahan yang mereka butuhkan.
Saat Anda memulai sesi, selesaikan hal-hal berikut:
- Asumsi - Hapus asumsi atau kesalahpahaman yang mungkin mereka miliki tentang kebijakan.
- Contohnya - Menelusuri mereka melalui kebijakan sampel sehingga mereka memahami bagaimana kebijakan itu berlaku untuk peran mereka.
- Skenario - Jaga agar sesi tetap praktis dengan mendiskusikan skenario di mana kebijakan akan membantu mereka.
Bagian skenario dari lokakarya ini sangat penting. Tunjukkan contoh dunia nyata di mana media sosial dapat menyebabkan masalah, seperti:
- Staf berbagi informasi rahasia secara tidak sengaja
- Menanggapi komentar negatif dan terlibat dalam perang api
- Meninggalkan komentar di situs web pesaing
Kemudian tunjukkan bagaimana mengelola masalah ini dengan lebih efektif. Karyawan Anda akan melihat nilai dokumen dan lebih cenderung menggunakannya.
Menerbitkan
Setelah menyelesaikan dokumen kebijakan, kirim PDF ke semua karyawan. Mintalah mereka untuk membacanya dengan seksama dan balas jika mereka melihat ada celah, kesalahan, atau kesalahan ketik. Kemudian poskan kebijakan di situs web, blog, dan saluran media sosial lainnya. Ingatlah untuk menambahkan tanggal, nomor versi, dan pemilik dokumen sehingga Anda dapat melacak perubahan dokumen.
Monitor
Mengembangkan kebijakan adalah proses penyempurnaan. Setiap enam bulan, tinjau dokumen dan perbarui jika perlu. Misalnya, jika Anda meluncurkan situs seluler, Anda mungkin ingin memasukkan kebijakan untuk ini dalam dokumen. Lebih penting lagi, lihat umpan balik yang Anda dapatkan dari tim Anda dan lihat bagaimana ini dapat digunakan untuk memperbaiki teks.
Kesimpulan
Menulis kebijakan media sosial pertama Anda lebih mudah daripada yang Anda kira. Lihat itu sebagai proyek kecil yang akan Anda tangani selama empat minggu ke depan. Buat tim dengan keterampilan menulis yang baik dan pengetahuan tentang media sosial, kemudian bekerja menuju tenggat waktu.
Jika Anda sudah menulis kebijakan media sosial, apa bagian tersulit dari proses untuk Anda? Setelah Anda membuat kebijakan, bagaimana Anda menerapkannya?
Gambar dari Dirk Ercken / Shutterstock
14 Komentar ▼
