Pada hari ini dari kantor elektronik, adalah mungkin untuk menerima konsep pengarsipan kertas begitu saja. Mengembangkan kebijakan pengarsipan kantor yang efisien dapat membantu menjaga dokumen penting tersedia dan dokumen aktif mudah ditemukan. Terlepas dari berapa banyak dokumentasi yang dilakukan pada komputer, akan selalu ada jumlah tertentu yang perlu dicetak dan diajukan dengan tangan. Ikuti terus pengarsipan kantor dan Anda dapat menjalankan kantor yang lebih efisien.
$config[code] not foundTanggung jawab
Terlepas dari seberapa terperinci suatu kebijakan pengarsipan kantor, seseorang perlu bertanggung jawab untuk menerapkan kebijakan tersebut setiap hari agar efektif. Mendelegasikan wewenang pengarsipan dapat bervariasi tergantung pada volume informasi yang diajukan, kompleksitas sistem pengarsipan dan seberapa sering informasi diambil dan perlu diajukan kembali.
Dengan kebijakan pengarsipan yang baik, pengarsipan hanya boleh dilakukan oleh penanggung jawab. Jika ada orang lain yang menghapus dokumen, harus ada aturan bahwa dokumen tersebut ditempatkan di keranjang "dalam" untuk diajukan oleh pihak yang bertanggung jawab. Jika ada beberapa orang yang bertanggung jawab untuk pengarsipan, Anda harus membuat sistem pada setiap folder di mana orang terakhir yang mengajukan sesuatu harus menandatangani inisial mereka. Untuk menjaga sistem pengarsipan yang baik, orang yang bertanggung jawab harus bertanggung jawab.
Pengodean Warna
Menurut PowerHomeBiz.com, salah satu cara untuk menjaga file Anda teratur adalah dengan kode warna. Anda dapat mewarnai file kode dengan menggunakan stiker tab berwarna, atau Anda dapat membeli folder file berbagai warna untuk digunakan di lemari Anda.
Ketika Anda memisahkan dengan warna, mungkin lebih efisien untuk menggunakan sistem kode warna untuk pos yang lebih komprehensif dan kemudian sistem yang berbeda untuk sub-pos. Misalnya, semua dokumen keuangan dapat dimasukkan ke dalam file hijau tetapi dokumen yang berkaitan dengan informasi pajak akan memiliki sistem mereka sendiri. Percobaan dengan kode warna sistem kode warna Anda. Folder hijau dapat digunakan untuk dokumen keuangan, tetapi stiker tab merah dapat dimasukkan pada informasi terkait pajak.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingAktif dan Pengarsipan
File yang paling sering Anda gunakan adalah file yang harus dianggap aktif, dan file yang tidak akan dirujuk secara teratur dapat diarsipkan. Sistem file aktif bersifat dinamis dan memberikan ruang untuk ekspansi dan penambahan. Setelah dokumen dianggap melampaui fase aktifnya, ia dipindahkan ke pengarsipan. Simpan file aktif Anda untuk mereka yang membutuhkannya, dan teruskan mengatur file aktif Anda setiap hari.
