Menulis memo formal adalah cara yang efektif untuk berkomunikasi dalam suatu perusahaan. Tulis memo itu dengan suara otoritatif yang bermaksud memberi informasi daripada mengintimidasi pembaca. Informasi tambahan yang disertakan dengan memo dikenal sebagai lampiran dan lampiran biasanya disertakan dengan surat. Memo formal mencakup bagian-bagian tertentu dan termasuk inisial penulis dan asisten di bagian akhir. Meskipun sebagian besar memo satu halaman atau kurang, ingatlah untuk menyertakan paragraf ringkasan di akhir memo jika itu lebih panjang dari satu halaman.
$config[code] not foundBuat judul untuk memo itu, yang mencakup bagian "Ke," "Dari" dan "Subjek". Putuskan siapa yang perlu menerima salinan memo itu. Jika Anda termasuk lampiran, putuskan siapa yang perlu mendapatkan lampiran, dan siapa yang hanya membutuhkan salinan memo sehingga mereka mengetahui informasi dan bahwa lampiran telah didistribusikan (misalnya, seorang manajer mungkin telah membuat lampiran dan tidak perlu salinan). Sertakan nama semua orang untuk mendapatkan memo di bagian "Kepada" dari tajuk. Orang yang ingin Anda salin masuk ke bagian "cc" memo di akhir memo. Mungkin juga ada orang yang ingin Anda beri tahu secara pribadi di memo itu. Penerima ini akan "disalin secara buta." Mereka akan diberi salinan memo itu, tetapi tidak tercantum secara publik di bagian "Kepada" atau "cc".
Tuliskan isi memo dengan jelas dan singkat. Gunakan bahasa langsung dan formal, tetapi jauhkan memo tersebut agar tidak terdengar mengintimidasi atau menghina. Memo yang lebih panjang harus menyertakan judul paragraf untuk membuatnya lebih mudah dibaca.
Selesaikan memo itu. Pada akhir isi memo, inisial penulis akan muncul, dengan inisial asisten setelah slash "XX / yy." Inisial penulis dikapitalisasi; asistennya dalam huruf kecil. Di bawahnya, dua spasi di bawah, haruslah kata "Lampiran (x)" dengan jumlah lampiran yang termasuk dalam tanda kurung jika ada lebih dari satu. Berikutnya, daftarkan orang-orang yang ingin Anda salin, atau "cc." Itu harus dalam format daftar. Orang-orang yang buta disalin harus ditulis dengan tangan pada salinan mereka. Pastikan untuk memasukkan "bcc" sehingga mereka tahu bahwa mereka telah disalin secara anonim. Penulis memo harus menggunakan namanya di bagian "Dari" dari pos sebelum memo tersebut didistribusikan.
Tip
Simpan satu atau dua salinan tambahan memo dalam file dengan lampiran jika ada orang lain yang perlu ditambahkan ke daftar distribusi.
Koreksi memo tersebut untuk kesalahan ketik yang tidak dapat dilakukan pemeriksa ejaan (bentuk / dari).
Sebagian besar perangkat lunak pengolah kata menyertakan template memo jika perusahaan Anda belum menentukan satu untuk digunakan.
Peringatan
Pastikan Anda memasukkan semua penerima di bagian "Kepada" memo itu.
Memo hanya boleh digunakan untuk komunikasi internal perusahaan. Komunikasi dengan vendor atau klien harus ditulis dalam format surat.
