Pertemuan bisnis melalui konferensi audio dan video telah menjadi bagian tak terpisahkan dari organisasi mana pun. Lewatlah sudah hari-hari ketika hanya raksasa TI yang digunakan untuk membeli perangkat lunak kolaborasi online untuk melakukan pertemuan bisnis melalui Internet.
Saat ini, bahkan usaha kecil menyadari manfaat menggunakan alat kolaborasi untuk konferensi Web.
Hasilnya adalah kematian perlahan dari pertemuan tatap muka, yang sudah kita lihat bukti sekitar empat tahun lalu.
$config[code] not found- Cisco Systems membatalkan pelatihan penjualannya pada tahun 2009.
- Apple menarik keluar Macworlds masa depannya.
- Banyak perusahaan bahkan mengurangi kekuatan tim mereka di departemen event-and-meeting diikuti oleh kenaikan tajam dalam pertemuan virtual.
Dengan adopsi alat dan perangkat rapat online, Anda dapat menghemat 50-80 persen dari biaya, yang jika tidak dihabiskan untuk kamar hotel, sewa, transportasi, pengemasan, dan tampilan pemasaran. Hosting acara virtual dapat dikenakan biaya serendah $ 10 per hari dibandingkan dengan investasi $ 200 hingga $ 1.000 untuk acara fisik.
Ini berarti Anda mendapatkan yang kurang sama.
Namun, hanya memiliki alat konferensi Web tidak menjamin keberhasilan dalam melakukan pertemuan online.
Ada dua cara untuk melihatnya.
- Pertama, alat rapat online Anda harus diberkati dengan semua fitur menawan dan diperlukan untuk kelancaran konferensi audio dan video.
- Kedua, konten presentasi harus cukup menarik untuk melanjutkan sesi interaktif.
Anda harus memiliki platform yang tepat untuk menyelenggarakan pertemuan online dengan semua fitur kolaborasi yang mungkin serta mengadopsi strategi presentasi konten yang terstruktur dengan baik untuk menahan orang untuk jangka waktu yang lebih lama.
Kecuali kedua aspek ini diurus dengan baik, rapat virtual tidak akan berhasil. Berikut daftar kiat konferensi Web yang mungkin berguna bagi Anda.
Cara Mengelola Kedua Persyaratan
Memenangkan bisnis dalam rapat online adalah tentang bagaimana Anda membuat komunikasi lebih mudah dan lebih lancar antara klien dan rekan-rekan Anda.
Bantu mereka berkolaborasi tanpa batas dalam segala hal yang ingin mereka usulkan, diskusikan, tinjau, atau capai dengan nyaman di kantor mereka sendiri atau bahkan di rumah. Dan Anda di rumah.
Mengingat fakta bahwa sifat keterlibatan dan interaksi selama pertemuan online sepenuhnya tergantung pada strategi presentasi, harapan bisnis, dan fokus konten di antara individu yang berpartisipasi, terserah kepada mereka bagaimana mereka dapat menggunakan alat dan sumber daya yang tersedia dengan sebaik-baiknya.
Konten yang lebih spesifik, dirangkum, dan digerakkan oleh tindakan yang Anda presentasikan dalam rapat, semakin tinggi Anda dapat mencapai tujuan bisnis semua orang dan dengan demikian, menutup transaksi cepat.
Sekarang datang ke persyaratan utama, yaitu memilih alat yang tepat. Anda tidak dapat berkompromi dengan fitur premium yang ditawarkan oleh vendor terkemuka. Bahkan, tidak ada kekurangan alat konferensi Web yang baik di pasar.
Hal penting berikutnya dalam daftar periksa Anda adalah seberapa baik Anda menilai alat rapat online dan mengambil yang cocok untuk bisnis Anda. Meskipun banyak dari kita yang menyadari pentingnya melakukan rapat melalui VoIP dan telepon, ada cara yang lebih baik untuk mengoptimalkan penggunaannya.
Pada artikel ini, kita akan melihat semua 5 kemungkinan itu.
Jadikan Kolaborasi Lebih Sederhana, Dapat Dicapai, dan Menarik Kapan Saja, Di Mana Saja
Perangkat lunak rapat online Anda harus memiliki semuanya:
- Kompatibilitas penuh dengan semua browser populer seperti Chrome, Firefox, dan Safari yang digunakan peserta, sehingga tidak ada yang merasa terisolasi
- Dukungan untuk hosting presentasi interaktif, demonstrasi produk, dan ulasan produk, atau bahkan meninjau kontrak bisnis bersama-sama … semua demi kenyamanan klien Anda
- Kemampuan untuk merekam, mengarsipkan, serta menggunakan kembali hasil pertemuan secara internal di seluruh tim dan organisasi untuk menganalisis persyaratan dan umpan balik klien dengan lebih baik
- Cara yang lebih cerdas untuk mengunggah media Anda sendiri atau menambahkan gambar ke papan tulis Anda dari Flickr, sehingga Anda dapat dengan cepat berbagi konten multimedia dengan peserta sebagai referensi, bahkan ketika rapat sedang berlangsung.
- Dukungan untuk mengelola semua jenis interaksi (sekarang, berbagi, berdiskusi, mengedit, dan bertukar pikiran) secara real-time dan alami, serta fleksibilitas untuk membahas analisis papan tulis nanti untuk pandangan terperinci.
Jadikan Ruang Rapat Tampak Grand dan Mahal
Ya, terlihat dan terasa sangat penting.
Semakin Anda membuat ruang pertemuan dan ruang tunggu Anda menarik dan menarik bagi klien, semakin baik kesan untuk merek Anda.
Menambahkan logo perusahaan, menggunakan warna merek dan spanduk yang menarik untuk pengumuman, dapat membuat klien Anda berpikir bahwa Anda telah menerapkan desain khusus untuk memperlakukan pertemuan itu sebagai yang khusus dan serius.
Semuanya merupakan pengalaman merek yang akan dibawa oleh klien Anda ke pertemuan berikutnya.
Itu, mungkin dengan umpan balik yang baik dapat membantu Anda menutup kesepakatan penting.
Dengan rangkaian templat merek, Anda dapat membuat tema rapat unik untuk setiap departemen atau grup di dalam dan di luar organisasi, dan dengan demikian mempertahankan identitas korporat merek Anda.
Aktifkan Berbagi Desktop dan Kontrol Layar Jarak Jauh
Salah satu cara termudah dan paling efektif untuk meningkatkan keterlibatan audiens adalah berbagi kontrol di antara para peserta.
Kontrol layar jarak jauh memberikan kebebasan kepada sesama pekerja, klien, tamu, dan pengunjung tentang cara mereka ingin melanjutkan presentasi dan presentasi mereka sendiri.
Dengan opsi berbagi desktop, tim dapat berkolaborasi dalam program langsung seperti video demonstrasi produk, tinjauan dokumen, presentasi Power Point perusahaan, grafik spreadsheet, atau proyek yang sedang berlangsung. Mereka mendapatkan kontrol yang lebih baik atas sesi individu mereka dan juga menjaga diskusi terbuka berakhir untuk pandangan 360 derajat.
Lokasi, zona waktu, jumlah peserta … tidak ada yang bisa menjadi penghalang dalam membuat pesan Anda didengar oleh orang lain dan ditindaklanjuti.
Aktifkan Kekuatan Sesi Obrolan Pribadi dan Moderat
Rapat daring seharusnya bersifat alami, interaktif, dan kadang-kadang bersifat rahasia.
Diskusi pribadi selama pertemuan Web yang sedang berlangsung membantu mengklarifikasi banyak pertanyaan yang tidak akan diselesaikan sebaliknya.
$config[code] not foundDalam pertemuan kelompok, jelas bahwa tidak setiap anggota memahami setiap topik diskusi dengan langkah yang sama. Sering kali, para peserta dibiarkan dengan pertanyaan tanpa pengawasan yang mengakibatkan kebingungan dan masalah besar.
Kesalahpahaman dan pertanyaan yang lebih pendek dapat menyebabkan ketidaksepakatan pada tujuan bisnis bersama. Kesenjangan komunikasi semacam itu membutuhkan respons cepat selama pertemuan itu sendiri, atau sulit untuk mencapai konsensus. Dan itu adalah tujuan akhir dari setiap pertemuan kelompok.
Opsi obrolan pribadi memastikan bahwa peserta mendapat umpan balik dan reaksi real-time pada agenda atau tindakan tertentu dari peserta lain tanpa mengganggu orang lain di ruang rapat. Ini membantu peserta memahami komentar dan tindakan satu sama lain secara pribadi dan dengan cara yang lebih baik. Ini membutuhkan kolaborasi online ke tingkat yang lebih tinggi.
Obrolan satu-ke-satu yang cepat membuat percakapan menjadi rahasia, sehingga masalah diselesaikan lebih cepat dan dengan tenang tanpa mengganggu sesi umum.
Terapkan Terjemahan Bahasa untuk Percakapan Global
Prospek bisnis, mitra, dan rekan kerja dapat dari bagian mana pun di dunia. Oleh karena itu, komunikasi bisnis global dapat dalam bahasa apa pun.
Oleh karena itu, preferensi bahasa tidak boleh menjadi penghalang dalam konferensi online, terutama ketika peserta adalah penutur asli.
Anda membutuhkan platform pertemuan online yang memungkinkan anggota untuk memilih dari sebanyak 50 bahasa yang mereka inginkan untuk diterjemahkan, semuanya dalam waktu nyata. Ini menghilangkan hambatan komunikasi dan memungkinkan percakapan mengalir dalam bahasa asli pembicara.
Sebagai tuan rumah pertemuan online, Anda harus memastikan bahwa setiap anggota dapat menerapkan preferensi bahasa dengan klik mouse sederhana pada tombol ‘Terjemahkan’.
Obrolan multibahasa dapat juga membantu pelatihan pelanggan dan tim pendukung. Dengan layanan terjemahan obrolan instan, pelanggan dapat mengajukan pertanyaan, memoderasi aplikasi, dan melakukan lebih banyak selama demonstrasi produk dalam bahasa ibu mereka. Ini meningkatkan peluang Anda untuk menutup lebih banyak kesepakatan bisnis dan mempertahankan pelanggan yang bahagia.
Last but not least, platform rapat online Anda harus berfungsi terlepas dari lokasi geografis, sistem operasi, dan zona waktu.
Jika platform rapat online Anda yang ada belum memasukkan semua fitur penting ini, ini adalah waktu yang tepat untuk mencari alternatif. Alat kolaborasi online yang bagus tidak hanya meningkatkan produktivitas tim Anda, tetapi juga menciptakan kesan merek Anda kepada orang lain.
Bertemu Foto melalui Shutterstock
3 Komentar ▼
