Cara Memilih Aplikasi Pelacakan Waktu yang Tepat untuk Bisnis Anda

Melacak jam yang dapat ditagih sama menariknya dengan menjadwalkan saluran akar.

Pelacakan waktu adalah kejahatan yang diperlukan untuk mendokumentasikan pekerjaan dan membenarkan pembayaran, tetapi juga memakan waktu dan, jika dilakukan secara manual, rawan kesalahan.

Baik Anda pekerja lepas, pemilik usaha kecil, atau eksekutif perusahaan tingkat perusahaan, perangkat lunak pelacakan waktu dapat merampingkan pelacakan jam, meningkatkan akurasi, dan tidak perlu repot mengatur jam yang dapat ditagih.

$config[code] not found

Manfaat aplikasi pelacak waktu yang tepat sangat besar.

Data dari aplikasi berbasis cloud dapat diimpor ke program lembar waktu Anda, meningkatkan efisiensi penagihan, dan meminimalkan risiko kesalahan manusia yang terkait dengan pematokan waktu manual. Aplikasi pelacakan waktu dapat menurunkan biaya pemrosesan penggajian, penagihan cepat dan piutang, dan mengotomatiskan biaya perjalanan.

Singkatnya, aplikasi pelacak waktu yang tepat dapat membantu Anda menentukan dengan tepat seberapa menguntungkan proyek bisnis Anda serta perusahaan Anda.

Tetapi dengan begitu banyak opsi aplikasi pelacak waktu, bagaimana Anda memutuskan mana yang tepat untuk bisnis Anda? Ingatlah empat keharusan berikut:

1. Kemudahan Penggunaan

Hati-hati dengan “penipuan demo.” Antarmuka paling sederhana tidak selalu berarti aplikasi ini paling mudah digunakan atau cocok untuk kebutuhan bisnis Anda. Setiap aplikasi pelacak waktu akan hadir dengan kurva pembelajaran awal.

Semakin besar organisasi Anda dan semakin kompleks tim dan proyek Anda, semakin banyak upaya awal yang Anda perlukan untuk berinvestasi dalam peluncuran di seluruh perusahaan. Kompatibilitas dengan perangkat lunak penagihan yang ada di perusahaan Anda, seperti QuickBooks atau Oracle, sangat penting.

Semua perangkat lunak pelacakan waktu akan membutuhkan waktu untuk diluncurkan di berbagai departemen. Jadi jangan tertipu oleh antarmuka yang paling sederhana. Cari aplikasi yang intuitif dan memiliki semua fungsi yang Anda butuhkan.

2. Fleksibilitas

Aplikasi pelacak waktu yang tepat akan cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda. Misalnya, seorang desainer mungkin ingin melihat tugas mana dari tugas yang diberikan kepada rekan kerjanya yang lengkap. Isyarat visual, seperti bilah yang berubah menjadi merah dari hijau, serta tanggal jatuh tempo untuk berbagai tugas yang membentuk proyek lengkap dapat secara drastis mempercepat pekerja Anda.

Kebanyakan orang memproses informasi visual lebih cepat. Pertimbangkan absen yang menunjukkan progres setiap tugas. Ini akan memungkinkan Anda untuk melacak dan mengontrol segala sesuatu dari satu desktop atau perangkat seluler, tanpa harus berkeliling.

Misalnya, untuk membantu fleksibilitas, WorkflowMax menyertakan enam opsi pelacakan waktu:

Kemampuan untuk memasukkan waktu mulai dan selesai secara manual.
Kemampuan untuk memasukkan jumlah jam kerja yang tepat.
Timer mulai dan berhenti sederhana yang merekam jam aktual bekerja.
Widget Adobe yang dibangun khusus yang memungkinkan materi iklan untuk melacak waktu dalam produk Adobe seperti Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro, dan Prelude.
Timer ramah seluler memungkinkan Anda memasukkan waktu saat bepergian.
Beberapa widget desktop pihak ketiga yang terintegrasi dengan WorkflowMax dan memberikan peningkatan fungsionalitas dan fleksibilitas termasuk pengingat visual dari tugas saat ini dan yang akan datang.

Sebagai bos, Anda juga dapat mengedit timesheets harian atau mingguan tergantung pada durasi proyek. Ada alat pelacak waktu lainnya seperti Due yang datang dengan fitur serupa, termasuk menyediakan penagihan dan integrasi faktur yang lancar.

3. Kustomisasi Penuh

Meskipun fleksibilitas itu penting, kapabilitas kustomisasi penuh bisa dibilang lebih penting. Aplikasi ini perlu bekerja dengan sistem, proses, dan perangkat lunak yang sudah Anda miliki. Misalnya, jika hal-hal perlu diubah, dapatkah perubahan ini dibuat dengan mudah dari aplikasi itu sendiri?

Saat melihat opsi penyesuaian, sangat penting untuk memeriksa integrasi pihak ketiga. Pastikan pelacak waktu Anda mendukung aplikasi yang sudah digunakan bisnis Anda, seperti Ramalan, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe dan PayPal, untuk beberapa nama.

Dengan begitu, aplikasi baru Anda dapat dengan mudah masuk ke ekosistem aplikasi Anda saat ini. Jika dipilih dengan benar, semua aplikasi Anda akan berfungsi bersama secara mulus, mendorong data dari satu ke yang berikutnya tanpa perlu entri ganda.

Ambil perusahaan IT, Conquest Solutions, misalnya. Solusi Penaklukan sudah menggunakan Xero sebagai platform akuntansi mereka, serta FreshDesk untuk memberikan dukungan TI untuk klien mereka. Karena itu, mereka memilih aplikasi pelacakan waktu yang terintegrasi dengan "ekosistem aplikasi" yang ada.

Tiket dukungan secara otomatis didorong dari permintaan FreshDesk ke pelacak waktu mereka, yang memungkinkan mereka membuat faktur dan menagih klien. Segera setelah implementasi, Conquest Solutions mulai melihat manfaat, dengan pengurangan 66% dalam waktu kuotasi, kenaikan 24 persen dalam tarif harian, dan (berkat transparansi yang ditawarkan ekosistem aplikasi mereka) tidak pernah memiliki perselisihan mengenai faktur.

4. Desain Intuitif

Aplikasi terbaik memiliki antarmuka yang menarik secara visual dan fungsi backend yang kuat. Kami telah berbicara sedikit tentang mengapa fungsi backend yang kuat (termasuk kemampuan untuk sepenuhnya menyesuaikan aplikasi untuk kebutuhan bisnis spesifik Anda) sangat penting.

Tetapi mengapa desain visual begitu kritis?

Desain dapat secara signifikan mempengaruhi emosi kita. Dan emosi kami, khususnya apakah karyawan Anda “suka” rasa aplikasi pelacakan waktu Anda, akan menentukan apakah mereka benar-benar menggunakannya atau tidak.

Smashing Magazine baru-baru ini mengeksplorasi hubungan mendalam ini dalam “Think Your App Is Beautiful? Bukan Tanpa Desain Pengalaman Pengguna. "Estetika tidak harus tidak kompatibel dengan kegunaan.

Mengingat pilihan antara produk jelek yang dapat digunakan dan produk menarik yang dapat digunakan, mengapa tidak yang terakhir? Dengan kata lain, desain yang indah bukan tentang kecantikan itu sendiri.

Ini semua tentang apakah karyawan Anda menemukan pelacak waktu Anda mudah dinavigasi dan secara alami akan menggunakannya untuk kebutuhan sehari-hari mereka.

Mengambil Aplikasi Pelacakan Waktu Anda untuk Test Drive

Ingatlah bahwa kecuali jika Anda seorang freelancer solo, memilih aplikasi pelacakan waktu adalah tentang pengalaman Anda sendiri seperti pengalaman karyawan Anda. Saat memilih aplikasi yang tepat, pertimbangkan untuk meminta sekelompok karyawan Anda menguji satu atau dua pilihan akhir Anda selama seminggu.

Seberapa mudah masa adopsi?

Apakah mereka dapat menavigasi aplikasi dan mengintegrasikannya ke dalam alur kerja mereka?

Atau apakah menggunakan aplikasi menjadi kerumitan yang lebih besar daripada jam pelacakan secara manual?

Gambar: WorkflowMax

7 Komentar ▼