Peran seorang Manajer Dokumen

Seorang manajer dokumen adalah anggota staf TI yang tujuannya adalah untuk mengatur, memperbarui dan meningkatkan alur kerja dokumentasi secara keseluruhan dalam suatu perusahaan. Perusahaan adalah perusahaan pengelola dokumen terbesar, meskipun industri tertentu - seperti perusahaan real estat yang lebih besar, layanan hukum, pembiayaan, perawatan kesehatan dan asuransi - cenderung memiliki manajer dokumen di tangan terlepas dari ukurannya. Sebagian besar posisi manajer dokumen memerlukan minimal satu hingga tiga tahun pengalaman sebelumnya; Namun, lulusan perguruan tinggi baru-baru ini dengan pelatihan khusus dapat pindah langsung ke posisi itu. Kemahiran dengan perangkat lunak tertentu, seperti sistem manajemen dokumen dan / atau program manajemen hubungan pelanggan, sangat penting untuk fungsi pekerjaan. Manajer dokumen memiliki lima tanggung jawab pekerjaan utama: meningkatkan aksesibilitas, mengarsipkan dokumen, memperbarui informasi, mencatat keterlacakan dan mengambil dokumen.

$config[code] not found

Tingkatkan Aksesibilitas

Karyawan membutuhkan akses ke dokumen seperti surat pengantar, materi pemasaran, tutorial, dan informasi klien untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Secara tradisional, karyawan telah menyimpan file-file ini secara langsung ke hard drive mereka untuk akses di masa depan, tetapi ada risiko yang melekat bahwa file akan menjadi usang. Selain itu, karyawan dapat membuang waktu berharga menyisir hard drive mereka untuk dokumen yang tidak pernah mereka unduh. Sistem manajemen dokumen menyelesaikan semua masalah ini. Itu menciptakan titik fokus di mana semua dokumen disimpan. Selanjutnya, dokumen-dokumen yang sama dapat dibagikan dengan staf dan klien melalui situs web. Sebagian besar sistem manajemen dokumen dapat menghasilkan ke situs web dengan mudah; manfaatnya adalah dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki koneksi Internet dan tidak memerlukan perangkat lunak atau instalasi tambahan untuk melihatnya (mungkin memerlukan nama pengguna dan kata sandi, tetapi itu dapat ditentukan).

Dokumen Pengarsipan

IRS mewajibkan lembaga keuangan untuk menyimpan dokumentasi apa pun yang terkait dengan klien selama lima tahun setelah akun ditutup. Departemen Kehakiman membutuhkan kerangka waktu yang lebih lama untuk kantor-kantor hukum, yang berarti bahwa semua file itu harus pergi ke suatu tempat. Manajer dokumen biasanya mengarsipkan dokumen secara kronologis, meskipun beberapa lebih suka secara alfabet tergantung pada jumlah informasi yang akan disimpan. Jika itu adalah kantor tanpa kertas, maka dokumen harus dicadangkan (di dua lokasi terpisah), lalu dibersihkan dari server.

Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh Sapling
Memperbarui Dokumen

Bergantung pada ukuran organisasi, keterampilan menulis dapat menjadi elemen kunci untuk peran seorang manajer dokumen. Surat pengantar, templat, dan tutorial membutuhkan pembaruan terus-menerus agar tetap relevan. Lebih lanjut, pernyataan privasi, kontrak kosong, dan dokumen teknis menerima perubahan kecil sekitar setahun sekali. Apakah manajer dokumen membuat perubahan ini secara pribadi, itu akan menjadi tanggung jawabnya untuk memastikan bahwa semua orang menggunakan versi yang paling baru. Cara paling sederhana untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan sistem manajemen dokumen.

Merekam Jejak

Dokumen berubah, dan tanggung jawab manajer dokumen untuk mengetahui siapa yang membuat perubahan apa. Ketertelusuran adalah fitur standar di sebagian besar perangkat lunak manajemen dokumen. Namun, manajer dokumen dapat melacak keterlacakan tanpa perangkat lunak dengan membuat setiap dokumen hanya-baca, dan kemudian mencatat perubahan yang diminta saat diterima.

Mengambil Dokumen

Ada kalanya manajer dokumen perlu menemukan item yang sudah diarsipkan. Paling sering, ini karena audit, tuntutan hukum, dan bencana alam - yang semuanya membutuhkan catatan yang cermat tentang peristiwa masa lalu. Untuk alasan itu, manajer dokumen perlu mengarsipkan bahan secara logis dan seakurat mungkin. Dengan cara ini, manajer dokumen apa pun dapat mengakses catatan yang diperlukan, terlepas dari siapa yang awalnya menyimpannya. Ketika datang untuk mempersiapkan bencana alam, simpan cadangan server kantor di suatu tempat di luar kantor. Jika memungkinkan, simpan di wilayah yang berbeda seperti kantor satelit.