Komunikasi yang efektif sangat penting dalam merencanakan dan mengendalikan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan. Pentingnya pesan bisnis menjadikan keterampilan komunikasi yang efektif sebagai alat bisnis penting dan atribut karyawan yang penting. Menurut Herta Murphy, Herbt Hildebrandt dan Jane Thomas, penulis "Komunikasi Bisnis Efektif," penggunaan "the tujuh C's", seperti kelengkapan dan keringkasan, akan memastikan karyawan menjadi komunikator yang lebih baik, dapat memilih konten dan gaya pesan. yang paling sesuai dengan tujuan dan penerima pesan.
$config[code] not foundKelengkapan
Pesan bisnis yang lengkap mencakup semua informasi yang diperlukan penerima untuk memahami dan mungkin menanggapi pesan tersebut. Sebuah pesan lengkap menjawab enam pertanyaan: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana. Misalnya, untuk meminta karyawan menyiapkan laporan, Anda menyatakan laporan apa yang diperlukan, kapan laporan harus diselesaikan, kepada siapa dan di mana karyawan harus menyampaikan laporan dan bagaimana laporan itu dibuat.
Keringkasan yg padat isinya
Pesan bisnis ringkas keduanya hemat waktu dan biaya karena pesan hanya menyampaikan informasi yang relevan secara ringkas tanpa pengulangan ide. Pesan singkat tidak termasuk rincian yang tidak perlu dan kata-kata tunggal, alih-alih frasa, digunakan jika memungkinkan. Selain itu, komunikator menggunakan frasa "yang" dan "itu" dengan hemat. Misalnya, "Hanya lima vendor yang bertanggung jawab atas tiga perempat dari akun bulan ini."
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPertimbangan
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang memenuhi kebutuhan pendengar tertentu. Misalnya, "Anda akan dapat lebih cepat mendamaikan hutang perusahaan jika Anda menggunakan rekonsiliasi akun terbuka dan laporan rekonsiliasi jurnal yang akan ada di meja Anda pada pukul tiga."
Kekonkretan
Komunikasi yang tidak jelas dihindari oleh komunikator yang efektif yang menggunakan informasi spesifik atau pasti, seperti fakta dan angka, untuk menyampaikan ide. Misalnya, "Laporan penuaan hutang akun kami menunjukkan bahwa kami berutang kepada Smith Electrical $ 15.000 dalam 30 hari, $ 45.000 dalam 60 hari, dengan total $ 60.000." Pesan juga lebih konkret jika kata-kata eksplisit digunakan. Misalnya, "laporan rekonsiliasi jurnal" lebih pasti daripada "laporan rekonsiliasi hutang dagang."
Kejelasan
Kejelasan memungkinkan pendengar untuk memahami pesan dengan mudah. Untuk berbicara dengan jelas, pembicara menggunakan bahasa yang tepat dan kata-kata yang akrab. Sebagai contoh, seorang pembicara mungkin mengatakan "setelah rekonsiliasi akun" daripada "setelah rekonsiliasi akun." Kejelasan juga mensyaratkan penghindaran jargon teknis dan bisnis kecuali jika pembicara yakin bahwa pendengar akrab dengan persyaratan. Pembicara juga harus menghindari kalimat yang panjang dan pengaturan kata yang canggung.
Sopan
Komunikasi yang sopan menghormati pembaca atau pendengar. Komunikasi semacam itu juga menghindari humor yang dipertanyakan. Misalnya, alih-alih “Pesan Anda benar-benar tidak dapat dipahami,” pesan sopan mungkin menyatakan, “Saya tidak memiliki pengalaman yang diperlukan untuk menafsirkan instruksi dengan benar.”
Kebenaran
Ketepatan mengacu pada penggunaan tanda baca, tata bahasa, dan ejaan yang tepat, dan penggunaan fakta dan angka yang akurat. Oleh karena itu, kebenaran menunjukkan bahwa semua informasi dalam komunikasi harus diperiksa ulang untuk keakuratan dan tepat waktu. Sebagai contoh, kebenaran mensyaratkan bahwa sumber data asli digunakan jika memungkinkan.
