Tidak ada yang lebih buruk dari pertemuan kerja yang membosankan. Setiap hari, ada sekitar 25 juta pertemuan di Amerika Serikat saja. Untuk memfasilitasi pertemuan-pertemuan itu, manajer menengah cenderung memberikan sekitar 35 persen dari waktu mereka di kantor - sementara seseorang di manajemen atas cenderung kehilangan hampir setengah dari seluruh hari mereka dalam rapat.
Komitmen waktu yang tinggi itu akan sangat berharga jika semua pertemuan ini menghasilkan ide-ide besar, tetapi diperkirakan 67 persen pertemuan umumnya digolongkan sebagai penghapusan - menghabiskan lebih dari $ 37 miliar per tahun karena hilangnya produktivitas.
$config[code] not foundMengingat hal itu, masuk akal untuk mencoba dan mengurangi pertemuan yang tidak berguna. Dan jika Anda seorang pemilik bisnis kecil tanpa resolusi Tahun Baru untuk meningkatkan cara menjalankan berbagai hal di perusahaan Anda, menghapus rapat yang membosankan dari minggu kerja Anda mungkin merupakan cara yang sempurna untuk meningkatkan moral dan memulai 2017 dengan ledakan.
Cara Mengurangi Waktu yang Dihabiskan dalam Rapat
Untuk membantu Anda memulai, berikut adalah 15 cara untuk menghilangkan atau mempercepat semua pertemuan 2017 Anda:
Bawa Agenda
Salah satu timewaster terbesar dalam setiap pertemuan adalah kurangnya tujuan. Untuk menjaga agar segala sesuatunya tetap berjalan pada kecepatan yang tepat, pastikan Anda memiliki agenda terperinci untuk memandu Anda melalui rapat secepat mungkin secara manusiawi.
Bawa ke luar
Jika Anda check-in dengan tim kecil, salah satu cara terbaik untuk melibatkan kepribadian dan membuat orang berbicara adalah dengan membawa rapat di luar. Tidak hanya udara segar dan sinar matahari akan membangunkan rekan kerja dan membuat darah mengalir, tetapi juga akan merangsang pemikiran kreatif. Perubahan lingkungan hampir selalu akan menghasilkan perubahan dalam cara pekerja berpikir dan berkolaborasi.
Bangun dan Bergerak
Salah satu cara untuk mengurangi waktu rapat adalah membuat semua orang berdiri dan bergerak. Dengan menghapus kursi dari rapat Anda, pekerja umumnya lebih cenderung berbicara dengan hal-hal penting, dan menyimpan topik yang membuang waktu untuk waktu lain. Jika Anda benar-benar ingin menanamkan rasa urgensi, dan Anda punya ruang, yakinkan staf untuk berbicara saat bepergian.
Bawa Treats
Pertemuan makan siang mendapatkan reputasi buruk karena membosankan, urusan sehari-hari. Tetapi mengajak anggota staf di meja sebenarnya bisa menjadi salah satu cara terbaik untuk mendorong mereka untuk berbicara secara terbuka satu sama lain. Makanan cenderung menyatukan orang, dan selalu membuat orang berbicara - dan jadi jika pertemuan Anda cenderung dipenuhi dengan keheningan yang canggung, cobalah memikat pekerja dengan sedikit pizza (atau sesuatu yang sedikit lebih sehat).
Jaga Waktu
Biasanya hanya dibutuhkan satu manajer menengah yang bertele-tele dan tiga pertanyaan bodoh untuk mengubah check-in cepat menjadi pertemuan dua jam yang mengerikan. Salah satu cara terbaik untuk menjaga tugas anggota tim dan eksekutif selama rapat adalah dengan mengambil stop watch, menetapkannya selama 15 menit dan membuat semua orang tahu bahwa ketika jam habis, rapat telah berakhir. Tidak hanya itu akan membantu Anda belajar untuk menjelaskan hal-hal lebih ringkas, tetapi pekerja akan menghargai bisa mengetahui kapan mereka akan bisa kembali ke sana.
Hancurkan
Jika Anda benar-benar tidak dapat menghindari pertemuan empat jam, itu akan membuat hidup jauh lebih mudah dan lebih menyenangkan jika Anda dapat membaginya menjadi beberapa bab yang berbeda. Di awal pertemuan Anda, beri tahu kolega Anda akan menanganinya dalam beberapa potongan kecil. Gunakan setiap potongan untuk mengatasi satu kelompok masalah, dan istirahat setelah setiap masalah ditangani untuk check-in dengan tim lain, dapatkan udara segar dan berkumpul kembali.
Hentikan Menggunakan PowerPoint
Bahkan pada 2017, PowerPoint masih cukup identik dengan bisnis. Kami menggunakan PowerPoint untuk semuanya - mulai dari laporan pengeluaran dan promosi penjualan hingga pembaruan pemasaran. Dan sementara itu mungkin sangat berguna, Anda tidak dapat menyangkal itu sedikit lelah. Tidak ada yang lebih buruk dari menyeret ke ruang konferensi dan menonton manajer lini Anda memuat presentasi 30-slide - jadi jika Anda ingin membuat rekan kerja Anda tetap terjaga, tetap menyalakan lampu dan terlibat secara verbal. Ini akan membuat semua orang terjaga dan ide-ide mengalir.
Rencanakan ke Depan
Salah satu timewaster terbesar dalam pertemuan adalah menunggu orang untuk memberikan saran dan masalah untuk diangkat. Untuk menghilangkan keheningan yang canggung dan membuat semua orang keluar dari ruangan lebih cepat, dorong semua peserta untuk datang ke meja dengan setidaknya satu ide atau poin pembicaraan sebelum rapat dimulai.
Tekan Rekam
Jika Anda mencoba untuk melewati rapat dengan cepat, mudah untuk beberapa poin tindakan tersesat di medan. Itu sering mengarah pada banyak pertanyaan tindak lanjut saat Anda mencoba mengeluarkan semua orang dari ruangan, dan dapat menjadi penguras waktu. Jika Anda ingin membuang pertanyaan, ada baiknya merekam pertemuan di ponsel Anda dan kemudian mengirimkan file audio ke semua peserta setelah Anda istirahat. Dengan begitu, semua orang tahu apa yang harus mereka lakukan dan kapan perlu dilakukan.
Kalimat Popcorn
Ingin memastikan semua orang berkontribusi? Bawa kembali ke sekolah dasar dan minta tim Anda untuk terlibat dalam sedikit pemikiran popcorn. Mulailah kalimat, bawa dalam lingkaran dan mintalah setiap anggota staf menyelesaikan kalimat untuk membuat ide-ide mereka diketahui. Tidak hanya itu akan membuat orang terlibat, tetapi itu akan memaksa pekerja untuk berpikir di luar kotak untuk berkontribusi.
Mengambil sikap
Jika Anda sering mendapati tim Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk mencoba membuat keputusan kelompok yang tampaknya sederhana, cobalah lepaskan mereka dan ambil posisi untuk benar-benar mengambil keputusan. Gambarlah garis di tengah ruangan, dan minta setiap pekerja untuk berdiri di sisi yang sesuai dengan pendapat mereka. Kemudian, gunakan itu sebagai batu loncatan cepat untuk memaksa semua orang merasionalisasi pilihan mereka dan bergerak maju.
Beri Semua Orang Pekerjaan
Cara lain untuk memastikan hal-hal diselesaikan dengan cepat pada setiap pertemuan adalah memberi setiap peserta pekerjaan untuk tampil di pertemuan itu. Misalnya, minta satu orang untuk mencatat, satu untuk menjaga waktu dan satu untuk membawa makanan ringan. Dengan memberi masing-masing orang tugas mereka sendiri untuk dilakukan, pertemuan harus berjalan lebih lancar dan individu akan lebih fokus.
Go Virtual
Apakah Anda menghabiskan banyak waktu bepergian antara kantor dan lokasi untuk bertemu dengan tim? Berhentilah berlari dari satu tempat ke tempat lain dan mulai menggunakan alat-alat seperti Skype, Google Hangouts atau FaceTime. Dengan begitu, pekerja bisa mendapatkan intisari dari apa yang Anda cari dan apa yang harus mereka lakukan tanpa meninggalkan stasiun kerja mereka.
Berhenti berbicara
Jika Anda merasa terlalu banyak rapat berubah menjadi monolog yang tidak berguna, itu mungkin karena rapat Anda adalah monolog yang tidak berguna. Katakan apa yang perlu Anda katakan, kemudian potong diri Anda dan tanyakan pada orang lain apa yang mereka pikirkan. Hal ini tidak hanya dapat mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk rapat, tetapi juga akan memberi orang lain kesempatan untuk menyuarakan pikiran mereka sendiri dan membawa ide-ide baru ke meja.
Percobaan dan Kesalahan
Pada akhirnya, tidak ada dua perusahaan yang sama. Apa yang berhasil untuk rapat Anda mungkin tidak cocok untuk perusahaan lain, dan karenanya Anda perlu melakukan sedikit percobaan dan kesalahan untuk mengetahui jenis rapat apa yang paling cocok untuk Anda dan tim Anda. Ingatlah untuk bersabar dan fokus dalam menemukan cara sempurna untuk membuat rapat Anda lebih cepat dan tidak menyakitkan.
Bertemu Foto melalui Shutterstock
1 Komentar ▼
