Waktu adalah salah satu aset paling berharga bagi pemilik bisnis. Tetapi dengan begitu banyak tugas yang terbuang dalam daftar tugas, Anda perlu mengendalikan pekerjaan Anda atau itu akan mengendalikan Anda. Untungnya, teknologi dapat membantu.
$config[code] not foundBerikut adalah 10 tugas membuang-buang waktu yang umum untuk mengotomatiskan untuk membebaskan waktu:
Menyortir Email
Sebelum Anda menanggapi email, ada baiknya mengaturnya. Salah satu langkah efisiensi terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan fungsi label, tag, dan / atau folder dalam program email Anda. Dengan begitu, Anda dapat menangani email penting terlebih dahulu, dan yang kurang penting nanti (atau mungkin tidak pernah). Ini juga membantu Anda untuk "mengumpulkan" email untuk efisiensi.
Misalnya, beberapa pesan mungkin memerlukan respons langsung sementara yang lain dapat menunggu. Atau Anda mungkin ingin fokus pada email yang terkait dengan satu proyek tertentu pada suatu waktu. Situasi itu sangat cocok untuk folder berlabel.
Platform email seperti Gmail dapat secara otomatis mengurutkan email ke dalam folder, sesuai dengan aturan yang Anda tentukan. Misalnya, buletin mingguan dapat masuk ke satu folder. Email dari klien dapat dikirim ke folder prioritas atau dilabeli sebagai "penting."
Menanggapi Email
Setelah tiba waktunya untuk menanggapi email, ada beberapa respons yang mungkin sama atau setidaknya serupa. Misalnya, Anda mungkin mengirim respons serupa ke pertanyaan dari klien potensial atau masyarakat umum.
Dalam hal itu, Anda dapat menghemat banyak waktu dengan menggunakan respons kalengan di Gmail atau templat email di Outlook.
Posting ke Media Sosial
Terlibat secara pribadi di media sosial itu penting - dan Anda tidak boleh melewatkannya. Itu tidak berarti Anda harus melakukan semua hal secara manual.
Saat memposting pembaruan umum, tautan, atau konten serupa, penjadwalan aplikasi seperti Buffer dan Hootsuite dapat membantu Anda menghemat waktu dengan menjadwalkan posting untuk ditayangkan sepanjang minggu. Alih-alih bolak-balik antara situs dan aplikasi, Anda mengelola semuanya dari satu dasbor.
Platform blogging seperti WordPress dan situs e-commerce seperti Etsy juga menawarkan opsi untuk secara otomatis mengirim tautan atau produk baru ke situs media sosial.
Terakhir, jika Anda memilih untuk membuat konten pihak ketiga untuk pengikut Anda, layanan seperti $ 99 sumber sosial dan memposting konten ke akun sosial Anda, sesuai instruksi Anda. Itu akan membebaskan Anda untuk mengerjakan strategi sosial, daripada detail eksekusi.
Janji Penjadwalan
Pernahkah Anda bolak-balik untuk menjadwalkan janji temu dengan beberapa orang sibuk - berjuang untuk menemukan tanggal dan waktu yang tepat semua orang kalender? Ini bisa membuat frustasi.
Jika Anda menjadwalkan banyak janji, Anda bisa menghabiskan berjam-jam setiap tahun untuk tugas yang sia-sia ini. Sebaliknya, mengapa tidak menerapkan aplikasi penjadwalan online seperti ScheduleOnce?
Anda cukup menghubungkan kalender Anda yang ada ke aplikasi. Aplikasi penjadwalan yang baik akan berintegrasi dengan kalender populer seperti Outlook dan kalender Google. Kemudian undang pihak ketiga untuk online untuk melihat apa yang tersedia pada jadwal Anda, dan pilih tanggal dan waktu yang nyaman bagi mereka.
Beberapa orang pintar bahkan menyertakan tautan ke kalender online mereka langsung di tanda tangan email mereka - memotong satu langkah lagi dari proses.
Anda akan menghindari pemborosan waktu dan membandingkan email. Menjadwalkan rapat tidak pernah semudah dengan aplikasi penjadwalan.
Mengirim Faktur Berulang
Jika Anda menagih klien atau pelanggan dengan jumlah yang sama setiap bulan, mudah untuk mengotomatiskannya. Beberapa perangkat lunak akuntansi seperti Xero dapat diatur untuk menghasilkan dan mengirim email faktur rutin yang berulang. Beberapa sistem juga mengirim pengingat tindak lanjut jika faktur tidak dibayar tepat waktu.
Atau mungkin Anda memiliki pelanggan tentang pengaturan penagihan kartu kredit berulang, seperti untuk berlangganan. Dalam hal itu, gunakan sesuatu seperti Freshbooks atau PayPal untuk menagih kartu pelanggan setiap bulan.
Sayangnya, banyak usaha kecil yang lemah mengirimkan dan menindaklanjuti faktur. Mengotomatiskan menghemat waktu, tentu saja. Ini juga membuat tugas yang penting ini kemungkinan besar tidak akan jatuh.
Mengotomatiskan Laporan Lalu Lintas Situs Web
Salah satu cara terbaik untuk mempelajari cara menarik lebih banyak lalu lintas situs web, adalah untuk memahami lalu lintas yang ada dengan lebih baik. Anda perlu tahu apa yang berfungsi hari ini - dan apa yang tidak. Dengan kata lain, Anda harus memiliki pegangan yang baik tentang apa yang dicari pengunjung, bagaimana mereka sampai ke situs Anda, dan apa yang mereka lakukan begitu mereka tiba di sana. Penting untuk meninjau ini secara berkala untuk mengukur apakah Anda membuat kemajuan.
Tetapi menyaring data Google Analytics dalam jumlah besar membutuhkan waktu. Dan Anda mungkin menunda-nunda.
Alih-alih, luangkan waktu - sekali - untuk menyiapkan laporan statistik utama. Kemudian minta laporan-laporan itu diemail kepada Anda dan / atau orang lain di tim Anda seminggu sekali. Anda dapat mengirimnya sebagai PDF atau sebagai spreadsheet CSV.
Laporan lalu lintas Google Analytics yang berulang ini akan menghemat waktu yang luar biasa dalam jangka panjang. Daripada mengunjungi dasbor Google Analytics dan memilah-milah data secara manual (bila Anda ingat!), Anda akan memiliki laporan yang dikirimkan setiap minggu yang dapat dengan cepat dilihat atau dibahas dalam rapat tim.
Menangani Komunikasi Dukungan Pelanggan
Usaha kecil cenderung mencapai titik di mana penanganan masalah pelanggan melalui email biasa menjadi sulit. Anda akhirnya menyalin dan menempel informasi dari email ke sistem perangkat lunak lain, seperti sistem entri pesanan Anda atau basis data kontak.
Lebih buruk lagi, komunikasi penting terkubur di kotak masuk salah satu karyawan. Orang lain di perusahaan tidak memiliki visibilitas, kecuali jika Anda ingat untuk secara manual mengirim email kepada rekan kerja untuk membuat mereka tetap terhubung.
Perangkat lunak help desk seperti Groove dapat menjadi penyelamat. Meja bantuan atau sistem tiket membuat komunikasi pelanggan menjadi satu tempat sentral, secara otomatis memberi tahu semua anggota tim yang tepat.
Lalu gunakan yang lebih baik - gunakan alat seperti Zapier untuk mengintegrasikan komunikasi dukungan pelanggan dengan sistem lain yang Anda gunakan. Gunakan Zapier untuk mengirim komunikasi ke perangkat lunak akuntansi Anda (seperti untuk memperbarui informasi kontak pelanggan). Atau kirimkan ke sistem manajemen proyek Anda (seperti jika diperlukan pemeliharaan akun khusus).
Dengan berintegrasi dengan sistem lain, Anda akan menghindari entri data rangkap, atau lebih buruk, waktu yang membuang-buang efek kebingungan dan kesalahan.
Mengotomatiskan Email Pemasaran Tindak Lanjut
Program otomasi pemasaran seperti Infusionsoft dapat membantu tim kecil mendapatkan pengaruh. Anda dapat mengatur kampanye pemasaran dengan serangkaian komunikasi untuk setiap langkah.
Misalnya, katakanlah calon pelanggan datang ke situs web Anda dan mengisi formulir untuk mengunduh whitepaper gratis Anda. Anda dapat mengirim serangkaian komunikasi lanjutan untuk memelihara arahan itu - tanpa harus secara manual memulai surel setiap kali. Itu leverage!
Mengisi Formulir Online
Setiap kali Anda mencoba mendaftar untuk platform online baru, layanan, buletin atau apa pun yang memerlukan pendaftaran, Anda mungkin mengisi formulir.Mengisi satu formulir di sini atau di sana bukan masalah besar. Tetapi bersama-sama mereka menambahkan hingga satu dari waktu yang membuang-buang tugas dalam hidup Anda.
Program perangkat lunak seperti Roboform dapat secara otomatis mengisi formulir ini. Anda tidak perlu memasukkan informasi yang sama berulang-ulang.
Mencadangkan Data Anda
Data Anda adalah salah satu aset terpenting yang dimiliki bisnis Anda. Itu sebabnya cadangan reguler sangat penting. Tetapi orang lupa atau tidak meluangkan waktu untuk menyelesaikan tugas ini secara teratur.
Layanan berbasis cloud seperti Carbonite dan Dropbox menawarkan solusi yang secara otomatis akan mencadangkan file Anda ke cloud.
Dengan Google Drive dan Microsoft OneDrive, Anda dapat menetapkan bahwa semua dokumen Anda default untuk disimpan secara otomatis ke cloud. Dan Anda juga dapat mengatur cadangan otomatis secara lokal melalui Windows atau Apple Time Machine.
Otomatiskan 10 tugas pemborosan waktu ini, lalu temukan 10 lagi untuk diotomatisasi. Beberapa menit dibebaskan di sana-sini akhirnya bertambah hingga berjam-jam. Itu adalah jam yang dapat Anda gunakan untuk menendang kembali dan menikmati hidup.
Lelah di Tempat Kerja Photo via Shutterstock
5 Komentar ▼
