Pikiran yang terorganisir menciptakan hasil yang terorganisir dalam usaha apa pun yang melibatkan mereka. Bisnis yang terorganisir dengan baik berarti pikiran yang terorganisir menjalankan pertunjukan, dan itulah jenis bisnis yang mencapai tujuan.
Sangat mudah untuk menjaga ruang fisik Anda teratur, tetapi dalam hal kesuksesan finansial, apa yang ada di dalam adalah yang terpenting. Khususnya, file dan folder komputer Anda. Tanpa komputer yang terorganisir, kantor yang bersih tidak akan berarti banyak.
$config[code] not foundSeperti Apa Tampilan File dan Folder di Komputer yang Diatur
Komputer yang terorganisir berisi file dan folder yang dinamai dan diatur sehingga pengguna dapat dengan mudah menemukan apa yang mereka cari. Sebagian besar orang memegang niat ini ketika menyimpan file dan membuat folder, tetapi itu tidak bertahan lama.
Terlalu cepat, desktop menjadi berantakan, folder unduh melimpah, dan file instalasi yang tidak terhapus menggunakan sebagian besar hard drive. Folder baru dibuat ketika yang sudah ada tidak dapat ditemukan, dan file diberi nama apa pun yang terasa nyaman saat itu. Itu tidak berfungsi ketika Anda harus membawa file tertentu ke rapat atau ketika Anda punya tim karyawan yang perlu mengakses file di server Anda. Dengan memberi nama file Anda hal pertama yang muncul di benak Anda, Anda membuat disorganisasi.
Mengatur File Komputer Mulai dengan Pesanan
Organisasi file dimulai dengan konvensi penamaan. Konvensi penamaan adalah template atau struktur yang telah ditentukan sebelumnya untuk penamaan file Anda. Misalnya, jika Anda membuat dokumen Microsoft Word secara teratur, Anda dapat menyimpannya dengan nama file yang dimulai dengan tanggal pembuatan. Jika dokumen Anda berisi informasi yang dikompilasi dari berbagai peristiwa, Anda dapat menyimpan file Anda sebagai “ tanggal + nama acara + deskripsi dokumen. ”Ini memungkinkan file Anda dikelompokkan berdasarkan tanggal terlebih dahulu dan kejadian kedua dalam folder.
Dengan ada konvensi penamaan, ketika Anda melihat daftar nama file, Anda akan segera mengenalinya dan dapat menemukan apa yang Anda butuhkan. Menggunakan konvensi penamaan membuat semua perbedaan di dunia, seperti yang dapat Anda lihat dalam contoh-contoh ini yang diterbitkan oleh RevEngine Marketing.
Setiap konvensi penamaan yang Anda gunakan harus didasarkan pada bagaimana Anda kemungkinan besar akan mencari file dan folder Anda nanti. Di antara deskripsi beberapa alat organisasi yang membantu, Setapp membuat poin penting: nama file yang baik memungkinkan Anda untuk mengetahui apa isi file tersebut tanpa membukanya. Jika sudah terlambat dan Anda memiliki banyak file yang bertumpuk dengan nama yang berbeda, yang Anda butuhkan hanyalah beberapa menit untuk membuat konvensi penamaan dan aplikasi penggantian nama massal untuk melakukan pekerjaan.
Sebelum Anda mulai mengganti nama file dan folder, buatlah konvensi penamaan yang jelas. Konvensi penamaan harus menyertakan informasi penting dalam nama file seperti:
- Tanggal file dibuat. Untuk file pemasaran, ini bekerja dengan baik. Misalnya, Anda membuat buletin email dalam dokumen Word sebelum dikirim dan Anda membuat beberapa revisi. Anda ingin menyimpan setiap konsep baru dengan tanggal pembuatannya. Dengan cara ini, jika Anda memutuskan ingin kembali ke konsep yang Anda buat kemarin, Anda bisa.
- Tanggal yang diwakili oleh konten file. Misalnya, jika Anda mengumpulkan data tentang peristiwa bersejarah yang akan dimasukkan ke dalam timeline, Anda mungkin ingin menggunakan tanggal acara bersejarah dalam nama file. Saat Anda melihat file-file ini di folder, mereka akan disusun berdasarkan alfanumerik berdasarkan tanggal, membuatnya lebih mudah untuk mengekstrak konten dalam urutan kronologis.
- Lokasi asal konten Anda. Jika Anda mengumpulkan informasi saat menghadiri acara jejaring, menambahkan lokasi dalam nama file akan membantu Anda mengakses informasi yang benar di kemudian hari. Anda mungkin tiba-tiba menyadari dan perlu mengakses file yang berisi informasi dari Digital Hollywood tahun lalu, tetapi kecuali jika Anda memasukkan "Digital Hollywood" atau "DH" pada nama file, Anda harus membuka dokumen untuk menemukannya.
- Alternatif tanggal spesifik. Alih-alih menggunakan tanggal penuh, seperti "08-12-2015," Anda mungkin ingin merujuk ke kuartal di nama file Anda. Misalnya, "2015-Q3" akan mewakili kuartal ketiga tahun 2015. Jika Anda perlu referensi informasi dari kuartal ketiga setiap tahun, nama file Anda harus diatur oleh kuartal. Jika tidak, Anda harus melakukan matematika untuk menerjemahkan tanggal tertentu ke kuartal sebelum Anda tahu Anda punya file yang tepat.
Anda Membutuhkan Konvensi Penamaan yang Intuitif
File yang disimpan tanpa konvensi penamaan sulit ditemukan. Jika Anda atau siapa pun di perusahaan Anda kesulitan menemukan file, belum terlambat untuk membuat dan mengimplementasikan konvensi penamaan.
Foto melalui Shutterstock
1
