Bayangkan dipaksa untuk melesat melalui lemari arsip mencari folder lama dengan sepotong dokumen penting yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan permintaan pelanggan.
Nah, menemukan informasi seperti itu yang disimpan dalam dokumen kertas yang diajukan dapat membuat pajak, frustrasi, dan tidak diragukan lagi memperlambat Anda. Namun, ketika Anda memindai dokumen lama Anda dan menyimpannya dalam database elektronik, itu dapat membuat manajemen dokumen lebih sederhana dan lebih efisien untuk bisnis Anda.
$config[code] not foundApa itu Pemindaian Dokumen?
Pemindaian dokumen, juga dikenal sebagai pencitraan dokumen, secara sederhana didefinisikan sebagai proses menangkap gambar digital dari dokumen kertas (atau mikrofilm).
"Begitulah cara dokumen kertas Anda dikonversi menjadi gambar yang dapat dicari secara elektronik, yang dapat sangat membantu proses bisnis Anda," Neil McKeever, seorang spesialis pencitraan dokumen dengan manajemen dokumen dan layanan pemindaian Kefron yang berbasis di Inggris, mengatakan kepada Small Business Trends dalam tanggapan email.
Seluruh proses konversi dokumen fisik menjadi format digital juga mencakup pemindaian dan pengambilan gambar menggunakan perangkat lunak Optical Character Recognition (OCR). OCR secara cerdas mengenali gambar-gambar digital dan mengubahnya menjadi dokumen teks untuk memungkinkan pencarian kata kunci dalam suatu dokumen.
"Ketika dilakukan dengan benar, pemindaian dokumen dapat mengubah cara bisnis Anda beroperasi menjadi lebih baik, dan menghemat waktu dan uang Anda," tambah McKeever.
Manfaat Bisnis dari Dokumen Pemindaian
Menurut McKeever, yang tugasnya adalah membantu pelanggan kecil dan korporat menerapkan dan memelihara sistem manajemen informasi mereka dengan cara yang paling efektif dan tepat waktu, ada sejumlah alasan pemindaian dokumen (atau pencitraan) dapat berharga untuk bisnis Anda.
Dia menjelaskan enam manfaat utama pemindaian dokumen untuk bisnis:
1. Pemindaian Dokumen Menghemat Waktu dan Uang Anda
Dengan akses mudah ke semua file dan dokumen Anda dengan mengklik tombol, Anda atau staf Anda tidak perlu membuang waktu untuk menelusuri kotak dan file dalam upaya menemukan dokumen yang Anda butuhkan. Anda tidak akan membayar staf untuk tugas yang bisa memakan waktu berjam-jam ketika tugas itu harus diselesaikan dalam hitungan detik.
2. Pemindaian Dokumen Meningkatkan Layanan Pelanggan Anda
Dengan pencitraan dokumen, Anda dapat mendigitalkan setiap bagian file dan mengindeksnya dengan berbagai metadata. Itu berarti bahwa jika Anda memerlukan informasi tertentu - seperti nomor faktur - Anda dapat menemukannya secara instan. Ini sangat berguna jika Anda ingin memenuhi kebutuhan pelanggan Anda secepat mungkin.
3. Pemindaian Dokumen Mengurangi Ruang Penyimpanan
Dengan mengonversi semua dokumen fisik Anda ke file digital, Anda tidak perlu lagi menyimpannya di tempat yang dekat. Mereka dapat dikemas dan dikirim ke situs yang aman dan berdedikasi, membebaskan ruang di kantor Anda untuk hal-hal yang lebih penting dan mengurangi biaya yang terkait dengan penyimpanan file kertas.
4. Pemindaian Dokumen Meningkatkan Keamanan
Karena Anda tidak memerlukan file kertas di tempat, Anda dapat menyimpannya di fasilitas penyimpanan khusus yang memiliki protokol keamanan yang luar biasa. Anda tidak perlu khawatir tentang keamanan di kantor Anda, karena semua file digital dan cadangan dapat disimpan dari jarak jauh di server yang sangat aman.
5. Pemindaian Dokumen Memungkinkan Anda untuk Berbagi dan Berkolaborasi
Manfaat besar lainnya dari file digital di atas kertas adalah berbagi dokumen. Beberapa kolega dapat mengakses dokumen yang sama bila diperlukan, mengurangi waktu yang terbuang sekali lagi di mana file kertas harus diteruskan dari satu departemen ke departemen lain.
6. Pemindaian Dokumen Membantu Anda Memenuhi Peraturan Kepatuhan
Terakhir, Anda mungkin menemukan bahwa prosedur kepatuhan di industri Anda mengharuskan Anda menyimpan beberapa dokumen secara digital, dan juga secara fisik. Menempatkan solusi pencitraan dokumen yang aman dan efisien sekarang dapat menghemat waktu dan tenaga Anda.
Memindai Foto melalui Shutterstock
3 Komentar ▼
