Penipuan penggantian biaya bisa sangat mahal untuk usaha kecil. Sebuah studi baru-baru ini oleh Chrome River Technologies melaporkan ada potensi untuk biaya perusahaan Amerika hingga $ 1,9 miliar total setiap tahun.
Itu sekitar $ 35.000 per bisnis. Tren Bisnis Kecil berbicara dengan Anne Becknell, wakil presiden senior kesuksesan pelanggan di Chrome River Technologies tentang apa yang perlu diketahui bisnis kecil.
$config[code] not foundSeperti namanya, penipuan penggantian biaya adalah kejahatan yang terjadi ketika seorang karyawan mengajukan klaim untuk dibayar untuk pengeluaran bisnis palsu.
Cara Menghindari Penipuan Pengembalian Biaya
Gunakan Teknologi Diperbarui
Mengelola dan mengaudit pelaporan biaya perlu menggunakan teknologi modern agar efektif. Menggunakan laporan pengeluaran manual adalah masalah nomor satu dari survei.
"Sungguh menakjubkan betapa banyak usaha kecil dan menengah masih menggunakan metode cahaya lilin dan krayon," kata Becknell. "Mereka masih melakukannya dengan kertas atau dengan spreadsheet excel dan mengirimkannya melalui email di perusahaan."
Masalah dengan sistem kuno ini adalah ketidakmampuan untuk melacak dan melihat tren yang seharusnya memicu alarm. Teknologi yang menggabungkan alat-alat seperti analitik otomatis membantu Anda melihat hotspot seperti kwitansi yang sama yang telah dikirimkan beberapa kali.
Becknell mengatakan otomatisasi memotong penipuan penggantian biaya menjadi dua.
Pahami Pria Cheat Lebih Banyak
Penipuan penggantian biaya bukan merupakan satu bidang di mana ada kesetaraan di antara kedua jenis kelamin. Faktanya, laporan tersebut menyatakan bahwa laki-laki lebih dari dua kali lebih mungkin melakukan kejahatan daripada rekan perempuan mereka. Tidak hanya itu, mereka lebih dari empat kali lebih mungkin menambahkan setidaknya $ 1000 untuk pengeluaran mereka.
Ketahui Karyawan Yang Lebih Muda Melakukan Lebih Banyak Kejahatan Ini
Bahkan, hampir 83% dari penipuan penggantian biaya dilakukan oleh karyawan antara 25 dan 44.
Menerapkan Kebijakan Tertulis Resmi
Tidak hanya kebijakan tertulis yang penting, bisnis kecil harus memiliki prosedur yang harus dipenuhi yang memberi tahu karyawan manajemen telah memproses apa yang perlu mereka ketahui. Becknell menyarankan agar karyawan menandatangani dokumen membantu mereka mengambil kepemilikan atas kebijakan tersebut.
"Ketika Anda menandatangani sesuatu, ada keterikatan emosional," katanya.
Menggabungkan Aturan Tingkat Tinggi
Kebijakan tidak perlu terlalu rinci, tetapi perlu menetapkan batasan untuk pengeluaran pengeluaran. Misalnya, meskipun tidak perlu menjabarkan jumlah pasti yang bisa Anda pakai untuk naik taksi, itu harus memberi tahu karyawan Anda apakah kelas bisnis atau pelatih dapat diterima.
Kesederhanaan harus menjadi salah satu tolok ukur yang Anda gunakan di sini.
Jangan Rumit Prosesnya
Akuntan sering melihat peluang untuk menggali jauh ke dalam pengeluaran perusahaan ketika mereka mengotomatisasi proses. Hasilnya adalah laporan pengeluaran yang rumit dan cenderung digosok-gosok tanpa diperiksa dengan benar.
Karenanya, penting untuk melihat berapa kali dan mengapa laporan pengeluaran berpindah dari satu orang ke orang lain. Usaha kecil harus berusaha merampingkan bagian dari proses itu.
Perhatikan Biaya Pribadi
Salah satu klaim penipuan pengeluaran terbesar adalah mengganti pengeluaran pribadi dengan pengeluaran bisnis. Salah satu hadiah di sini adalah klaim untuk makan akhir pekan ketika karyawan tersebut tidak dijadwalkan bepergian.
Hati-hati dengan Biaya Luar Biasa
Lebih dari sepertiga dari mereka yang mengaku selingkuh di Teknologi Chrome River melaporkan menambahkan jumlah mulai dari $ 100 hingga $ 499. Jumlah yang terlihat diubah adalah bendera merah yang harus Anda cari. Misalnya, tanda terima yang terlihat seperti menggunakan dua jenis tinta yang berbeda biasanya merupakan hadiah mati.
Setujui Approversinya
"Anda akan ingin membuat persetujuan untuk tanda terima ini bermakna dan untuk melatih para penerima," kata Becknell. Dia menambahkan, penting bagi mereka untuk memahami apa yang harus dicari dan bahwa mereka bertanggung jawab untuk menangkap segala klaim penipuan.
Gunakan Kartu Kredit Perusahaan Sebagai Langkah Proaktif
Sedapat mungkin, menggunakan kartu kredit perusahaan tidak mendukung klaim penipuan. Ini adalah cara terbaik untuk mengunci informasi penting seperti tanggal dan jumlah transaksi apa pun.
Foto melalui Shutterstock
