Ini adalah pepatah sepatu di sisi lain: setelah menjadi penerima email yang tak terhitung jumlahnya dari kolega Anda, sekarang giliran Anda untuk menulis satu. Ah, betapa sering kita berpikir bahwa kita dapat mengubah rencana penerbangan ketika kita berada di kontrol; tapi jangan tergoda. Seperti Anda, kolega Anda akan melihat email Anda dan langsung bertanya-tanya: "Apa yang Anda inginkan dari saya?" Dan "Kapan Anda membutuhkannya?" Tidak ada pelanggaran yang disengaja, dan tidak ada yang harus diambil. Perhatikan pengalaman Anda sendiri dan tulis email singkat yang menjadi inti masalahnya.
$config[code] not foundTuliskan baris subjek yang menarik perhatian. Kolega Anda akan membuka email apa pun yang dikatakan baris subjek, tetapi yang ditulis dengan baik menentukan nada yang tepat. Padukan fakta dan humor, jika Anda mengorganisir suatu upaya darah, misalnya, dengan mengatakan, "Get Pumped Up on 29 Maret" atau "29 Maret Blood Drive Akan Menutup Sebelum Senja."
Buka email Anda dengan nada bersahabat, tetapi buat tujuan Anda sangat jelas. Berikan gaya berita informasi. Katakan, "Saya senang mengumumkan bahwa Pumped Up Blood Drive akan diadakan selama jam kerja Jumat depan, 29 Maret, di atrium bawah," misalnya.
Jelaskan dengan tepat bagaimana pengumuman Anda akan memengaruhi kolega Anda; ini adalah jantung dari apa yang ingin mereka ketahui. Sediakan jam yang tepat dari perjalanan darah dan kapan karyawan akan diizinkan untuk menyumbang - misalnya, hanya pada waktu yang dijadwalkan sebelumnya, selama waktu makan siang atau atas dasar kedatangan pertama, dilayani pertama.
Berikan informasi lain dalam poin-poin sehingga mudah dibaca; kolega Anda akan menghargai pertimbangannya. Tulis kalimat optimis: "Berikut adalah beberapa detail lain yang harus Anda ketahui sebelum kami di QRS Marketing bersiap untuk menyumbangkan lebih banyak liter darah daripada perusahaan lain di taman bisnis kami." Tempatkan poin-poin di bawahnya diikuti oleh titik dua. Katakan, misalnya, "Apa yang harus dimakan dan diminum sebelum Anda menyumbang:" "Berapa lama prosesnya akan berlangsung:" dan "Bagaimana Anda mungkin akan merasa tepat setelah memberi darah:" Berikan informasi yang diperlukan secara singkat di bawah setiap poin.
Berterimakasihlah pada kolega Anda “sebelumnya” atas kerja sama mereka - sebuah petunjuk yang Anda harapkan. Tawarkan untuk menjawab pertanyaan mereka dan memberikan cara terbaik untuk menghubungi Anda: melalui email, melalui telepon atau secara langsung.
Tip
Tulis konsep email Anda, kemudian sisihkan untuk sementara waktu dan kembalilah ke sana dengan sepasang mata yang segar. Periksa dengan cermat untuk pengejaan, tata bahasa dan tanda baca, ingatlah bahwa kolega Anda mungkin tidak akan pernah membiarkan Anda lupa kecerobohan tertulis.
