Anda baru saja mendapatkan klien baru. Anda tampaknya rukun dengan mereka. Anda senang bekerja pada proyek awal yang mereka kirimkan kepada Anda. Singkatnya, semuanya terlihat menjanjikan. Itu sampai saatnya untuk menagih klien Anda.
Faktur adalah tugas yang membosankan, formal-ish, dan membuat frustrasi yang sangat penting. Lagipula, jika tanpa faktur, Anda tidak dibayar. Dan ketika tidak dibayar, bisnis Anda bangkrut.
$config[code] not foundLebih buruk lagi? Bagaimana Anda bisa meminta pembayaran tanpa dianggap terlalu dingin atau memaksa? Ini terutama benar ketika menagih klien baru yang tidak terbiasa dengan kebiasaan dan kepribadian faktur Anda.
Cara Menagih Klien
Anda dapat mulai dengan mengikuti 10 kiat faktur yang tidak hanya menjamin pembayaran lebih cepat, tetapi juga akan menghindari mengecewakan klien baru itu.
1. Tetap Sederhana Saat Anda Menagih Klien Anda
Meskipun Anda ingin terlihat seprofesional mungkin, tidak perlu membuat faktur lebih rumit dari yang sudah ada.
Misalnya, karena sebagian besar orang tidak terbiasa dengan jargon pembayaran, seperti "net 30" atau "jatuh tempo pada saat diterimanya," gunakan bahasa sederhana yang langsung ke pokok permasalahan. Alih-alih, menulis "net 30" menggunakan "30 hari," atau "jatuh tempo dalam 30 hari." Sederhana, dimuka, dan itu tidak bisa disalahpahami. Ini menghilangkan kebingungan, dan tidak membuat klien merasa seperti Anda mencoba membuat mereka mengeluarkan kamus online atau menarik wol melewati mata mereka.
TIP Bonus: Anda dapat menyederhanakan ketentuan pembayaran dengan bertanya kepada klien baru Anda apa siklus penagihannya sehingga Anda berdua berada di halaman yang sama. Misalnya, jika ini pada tanggal pertama bulan itu, maka saat itulah Anda harus mengirimi mereka faktur Anda.
2. Sertakan Semua Informasi yang Relevan
Faktur Anda harus selalu berisi informasi berikut:
- Namamu
- ID pajak Anda
- Alamat Anda (baik alamat fisik dan email Anda)
- Nomor telepon Anda
- Nomor faktur
- Rincian perincian layanan atau produk yang diberikan
- Jumlah total
- Batas tanggal terakhir
Termasuk informasi ini akan menghilangkan pertanyaan atau masalah yang mungkin dimiliki klien mengenai faktur. Dan, jika mereka memiliki pertanyaan, mereka dapat dengan mudah menghubungi Anda karena Anda telah memberikan semua informasi kontak Anda.
3. Tawarkan Opsi Pembayaran Fleksibel
Buat klien Anda senang, dan tingkatkan kecepatan pembayaran, dengan memberi mereka kemampuan untuk membayar faktur Anda dengan metode pembayaran pilihan mereka.
Sebagian besar platform faktur menawarkan berbagai opsi pembayaran ketika membayar faktur, seperti kartu kredit, transfer dana elektronik (EFT), Rumah Kliring Otomatis (ACH), atau mata uang digital seperti bitcoin.
4. Kirim Pengingat dan Pembaruan Otomatis
Jangan menunggu sampai pembayaran lewat karena berhubungan dengan klien Anda. Menggunakan perangkat lunak faktur berbasis cloud memungkinkan Anda mengirim pengingat dan pembaruan pembayaran yang otomatis dan ramah setiap kali faktur mendekati tanggal jatuh tempo.
Dengan cara ini klien dapat tetap berada di atas status akun mereka tanpa mendapatkan sanksi keterlambatan. Ini mendorong pembayaran tepat waktu, juga mengurangi kecanggungan tindak lanjut.
Bahkan lebih baik, jika ini akan menjadi proyek yang sedang berlangsung, Anda dapat mengatur pembayaran berulang dengan klien sehingga tidak satu pun dari Anda lupa tentang faktur.
5. Kustomisasi Setiap Faktur Klien Anda
Secara pribadi, saya tidak tahan dengan pesan umum. Mereka tidak hanya bersifat pribadi, mereka juga sangat mudah untuk dilewatkan. Jika saya merasa seperti itu, bayangkan saja bagaimana perasaan klien Anda ketika mereka membuka faktur dingin dan hambar yang tidak terlalu detail.
Mengirim faktur yang disesuaikan yang mencakup nama klien, informasi kontak, informasi pembayaran yang diminta seperti nomor pesanan pembelian (PO), Nomor Identifikasi Pemberi Kerja (EIN), dan gangguan layanan membuat mereka merasa seperti VIP karena Anda meluangkan waktu untuk menyesuaikan faktur.
Namun, Anda selalu dapat melangkah lebih jauh dan menambahkan sedikit lebih banyak personalisasi dengan memasukkan catatan "terima kasih" tulisan tangan, atau menyertakan tautan ke konten yang menurut klien berharga untuk jenis bisnis mereka sendiri. Misalnya, jika mereka menyebutkan bahwa mereka tertarik pada bitcoin, kirimi mereka artikel pengantar yang menjelaskan cryptocurrency ini.
6. Menawarkan Insentif
Ini adalah cara sederhana, dan efektif, untuk memotivasi klien Anda untuk membayar tagihan tepat waktu. Selain itu, itu membuat mereka istimewa. Bahkan jika itu diskon hanya 2% dari jumlah total faktur sudah cukup untuk memotivasi klien untuk melakukan pembayaran.
Selain menawarkan diskon, Anda dapat memberi insentif kepada klien Anda melalui:
- Diskon dari pekerjaan di masa depan.
- Simpan kredit
- Menawarkan sertifikat hadiah untuk produk atau layanan mitra.
- Barang curian promosi.
7. Buat Mereka Merasa Dinilai
Kami telah menyinggung strategi ini beberapa kali, tetapi jika Anda ingin membuat klien Anda bahagia, maka buat mereka merasa berharga.
Ini termasuk semuanya dari:
- Jika mereka baru saja melakukan promosi atau ulang tahun, akui itu di bagian pesan pada faktur.
- Beri mereka perhatian pribadi.
- Selalu ucapkan “tolong” dan “terima kasih” pada faktur Anda.
- Mendengarkan umpan balik atau saran mereka.
- Sebutkan penawaran Anda saat ini.
8. Jangan Kejutkan Klien Anda
Jika Anda menyadari bahwa suatu pekerjaan akan membutuhkan lebih banyak waktu, tenaga, atau bahan, beri tahu mereka tentang hal ini sedini mungkin. Perubahan apa pun dalam status pekerjaan biasanya berarti akan meningkatkan biaya proyek. Anda ingin segera mendiskusikan perubahan ini dengan klien Anda sehingga mereka tidak membabi buta ketika mereka membuka faktur.
Jadilah sedetail dan setransparan mungkin selama diskusi ini untuk mencegah kejutan. Jika klien setuju dengan perubahan ini, pastikan Anda mendapatkannya secara tertulis. Beberapa klien mungkin merasa sedikit tersinggung dengan harus menulis sesuatu.
Kadang-kadang jika Anda menulis informasi dan mereka hanya harus menandatangani pada perkiraan baru, Anda berdua lebih mudah. Apakah Anda menulis faktur atau melakukannya, sertakan biaya asli dan kemudian biaya di luar cakupan ”.
9. Jadilah Crystal Clear
Jelaskan semuanya dengan klien terlebih dahulu dan sedetail mungkin dalam faktur Anda. Misalnya, jika Anda tidak menyertakan tanggal tenggat atau metode pembayaran pilihan, Anda tidak dapat mengharapkan klien untuk membayar faktur segera setelah mereka menerimanya. Lagi pula, mereka tidak tahu kapan pembayaran diharapkan atau bagaimana cara membayarnya.
Menjadi jernih mencegah kesalahpahaman dan membuat proses pembayaran mengalir dengan cepat.
10. Jangan pernah kehilangan ketenanganmu
Bagaimana jika Anda mengikuti saran yang tercantum di atas, tetapi klien melewatkan tanggal tenggat? Anda harus mengejar uang muka itu. Namun, lakukan tanpa marah – atau “lancang.”
Sampai Anda mengetahui situasinya, mungkin ada penjelasan sederhana mengapa pembayaran lewat jatuh tempo. Apakah faktur tidak sengaja salah tempat atau apakah klien mengalami keadaan darurat keluarga? Jangan membakar jembatan itu dengan klien karena Anda secara otomatis menganggap bahwa mereka adalah deadbeat.
Sekali lagi, menggunakan otomatisasi akan mengingatkan klien ketika pembayaran mendekati dan kemudian akan "ping" klien sampai faktur dibayar.
Jika itu tidak berhasil, hubungi klien dengan menelepon atau mengirim email kepada mereka dan menanyakan apakah ada yang salah. Jika mereka adalah klien baru dan tidak merespons, mereka mungkin tidak memahami cara Anda melakukan bisnis. Masih tidak langsung mengambil kesimpulan.
Jika mereka adalah klien Anda selalu mengalami masalah seperti ini - taktik mungkin perlu diubah. Jika mereka berhutang banyak atau beberapa bulan di belakang, Anda mungkin perlu mendapatkan nasihat hukum. Terkadang Anda harus mengirim faktur ke koleksi. Tapi, itu upaya terakhir.
Meskipun mengejar keterlambatan pembayaran membuat frustrasi, jangan pernah kehilangan ketenangan Anda. Jangan pernah menggunakan bahasa yang mengancam atau agresif.
Berikan klien Anda kesempatan untuk menjelaskan diri mereka sendiri, bersikap tegas, langsung, dan terbuka tentang segala keterlambatan biaya atau implikasi kehilangan tanggal jatuh tempo sejak awal.
Diterbitkan ulang dengan izin. Asli di sini.
Gambar: Due.com
Selengkapnya di: Penerbit Kanal Isi Komentar ▼
