Mendokumentasikan perilaku baik dan buruk karyawan Anda adalah penting untuk mengurangi tekanan penilaian kinerja tahunan. Lagipula, Anda mungkin memiliki lima, 10 atau bahkan 20 karyawan yang harus Anda evaluasi setiap tahun, dan mengingat nuansa perilaku setiap pekerja adalah tantangan tanpa membuat catatan yang konsisten. Jadi, luangkan waktu untuk mengembangkan keterampilan mendokumentasikan yang kuat untuk ulasan karyawan yang lebih rinci dan akurat.
$config[code] not foundBuat catatan harian tentang karyawan Anda untuk dijadikan pengingat selama penilaian kinerja tahunan, menurut Kathryn Claytor, penulis "Dokumen Kinerja Karyawan Harian" di situs web Pusat Transfer Teknologi Universitas New Hampshire. Rekam percakapan verbal positif dan negatif, serta bahasa tubuh karyawan Anda selama pertukaran itu. Rekam, misalnya, "17 Mei 2010, 15:15: Manajer publikasi mendengar Cathy bersikap kasar kepada rekan kerjanya, Lee. Dia berkata, 'Bukan tugas saya untuk membantu Anda menyusun direktori' setelah Lee memintanya. tolong, dan kebijakan kantor kita adalah bahwa kita membantu orang lain ketika mereka bertanya. Cathy melipat tangannya di depan Lee dengan frustrasi. " Diskusikan perilakunya dengan karyawan tersebut, dokumentasikan tanggapannya: "17 Mei 2010, 3:30 siang: Dibahas bersama Cathy tanggapannya kepada Lee ketika dia meminta bantuan untuk menyusun direktori. Cathy tersenyum, tampak setuju untuk membantu Lee, dan berkata dia akan meminta maaf. " Pertimbangkan masalah ini ditutup jika karyawan merespons pertemuan Anda dengannya. Namun, jika perilaku kasar terus berlanjut, atau jika dia tampak menantang dalam rapat Anda, ingatkan dia bahwa Anda menempatkan memo di file karyawannya.
Berusaha untuk mencari bahkan indikator terkecil dari perilaku positif dan segera menghargainya, menurut sebuah artikel berjudul, "Mendokumentasikan Kinerja Karyawan," di situs web Manajemen Praktek Proaktif. Rekam, misalnya, "12 Juni 2010, pukul 10 pagi: Tom menerima lima pujian dalam rapat penjualan tentang interaksi bersahabatnya dengan pelanggan di telepon. Tom yang diberi penghargaan dengan sertifikat keunggulan layanan pelanggan." Terus mendokumentasikan dan mengenali perilaku yang sangat baik secara teratur sepanjang tahun untuk meningkatkan moral kantor dan mengurangi ketegangan mengingat setiap detail selama evaluasi kinerja yang akan datang.
Diskusikan perilaku baik dan buruk pada evaluasi tertulis, kata Claytor. Puji karyawan atas perilaku yang sangat baik, seperti kesopanan atau keramahan, atau perilaku apa pun yang telah meningkat seiring waktu. Namun, jika Anda mendokumentasikan perilaku buruk yang belum membaik, ingatkan karyawan Anda tentang memo tertulis yang Anda tempatkan di file-nya, serta rapat Anda untuk membahas masalah ini. Jika perilaku buruk berlanjut, segera hentikan karyawan.
Simpan hanya bahan aplikasi, surat penawaran kerja, dan perjanjian kerja dalam file personalia karyawan sesuai dengan artikel yang berjudul, "Apa yang Harus dan Tidak Harus Disimpan oleh Pengusaha dalam File Personil Karyawan" di situs web HR Hero Line. Jangan memasukkan apa pun dalam file yang tidak ingin Anda gunakan untuk tujuan evaluasi, termasuk catatan kesehatan dan kartu pribadi serta surat-surat. Simpan surat dari pelanggan dan penghargaan jika Anda akan menggunakannya untuk mengevaluasi karyawan.
