Peran asisten administrasi adalah untuk mendukung staf profesional sehingga mereka dapat melakukan tugasnya secara efektif. Baik di pemerintahan, bisnis, atau organisasi nirlaba, admin menjaga kantor tetap bersenandung dengan mengurus hal-hal penting seperti dokumen dan catatan komputer. Mereka biasanya juga melakukan beberapa tugas administrasi, tetapi tugas spesifik tergantung pada tingkat pekerjaan dan jenis kantor.
$config[code] not foundTanggung Jawab Sehari-hari
Asisten administratif melakukan tugas-tugas seperti mengatur pertemuan, menjadwalkan janji temu, menjaga kalender kantor, menjawab telepon dan mengedit korespondensi. Mereka memelihara file dan database kantor dan membuat spreadsheet dan presentasi komputer. Seringkali tanggung jawab mereka juga mencakup pembelian persediaan dan mengelola ruang persediaan.
Tugas layanan pelanggan mereka termasuk menerima pengunjung kantor dan memastikan bahwa mereka mendapatkan bantuan yang mereka butuhkan.
Tugas Tambahan
Pekerjaan asisten administrasi lainnya sering tergantung pada industri tertentu. Di kantor hukum, admin membantu menyiapkan dokumen hukum, sementara di kantor medis mereka menagih perusahaan asuransi. Di kantor sekolah, memelihara catatan siswa dan berkomunikasi dengan orang tua adalah tugas mereka.
Level dan jabatan menentukan berapa banyak tanggung jawab yang jatuh ke asisten administrasi. Admin tingkat awal fokus pada fungsi klerikal dan tugas komputer dasar, tetapi admin senior dengan keterampilan komputer tingkat lanjut biasanya menjalankan tugas administrasi, termasuk mengawasi staf klerus dan melatih karyawan baru. Asisten administrasi untuk eksekutif juga dapat melakukan penelitian, menulis laporan, mengambil menit di pertemuan, mengawasi admin lain dan membuat pengaturan perjalanan.
Pengetahuan dan kemampuan
Kemampuan organisasi sangat penting karena pekerjaan utama admin adalah untuk memelihara catatan kantor dan melacak pertemuan dan janji temu. Admin juga harus dapat berkomunikasi dengan baik dalam bahasa Inggris secara lisan dan tulisan serta melakukan penelitian Internet. Pekerjaan itu membutuhkan kecakapan dengan peralatan kantor, termasuk komputer, mesin fotokopi, sistem telepon, faks, dan peralatan konferensi video.
Tergantung pada posisi dan industri, admin perlu kecakapan dengan berbagai program komputer, seperti email, akuntansi, database, spreadsheet, dan perangkat lunak pengolah kata.
Kualifikasi untuk Pekerjaan
Asisten administrasi memerlukan minimal ijazah sekolah menengah yang mencakup kelas praktik kantor dan perangkat lunak komputer. Pelatihan tambahan dalam keterampilan bahasa Inggris dan komputer sangat membantu, dan banyak admin telah mengikuti beberapa sekolah teknik atau kelas perguruan tinggi atau memiliki gelar associate. Pengusaha juga biasanya melatih karyawan baru dalam prosedur kantor dan kosa kata bisnis tertentu - misalnya, kosa kata hukum.
Admin dapat memperoleh sertifikasi sukarela dari Asosiasi Internasional Profesional Administrasi. Sertifikasi membutuhkan pengalaman dua hingga empat tahun, tergantung pada pendidikan admin, dan pelamar juga harus lulus ujian.
