Mempekerjakan seorang karyawan baru bisa memakan banyak waktu dan tenaga. Dari hari pekerjaan diposting sampai karyawan baru datang dapat mengambil dari beberapa minggu hingga beberapa bulan. Sebelum menghapus semua resume dan catatan itu, luangkan beberapa menit untuk mengirim surat kepada mereka yang tidak direkrut. Mungkin tidak menyenangkan seperti menulis surat penawaran, tetapi mereka layak mengetahui hasil dari upaya mereka juga.
$config[code] not foundHubungi HR
Sebelum Anda mulai, hubungi departemen sumber daya manusia Anda untuk mengetahui apakah mereka sudah memiliki surat stok untuk tujuan ini. Jika demikian, gunakan templat ini. Bahkan jika mereka tidak memiliki templat, mungkin ada persyaratan atau bahasa khusus yang harus Anda sertakan dalam surat penolakan apa pun. Ikuti panduan mereka untuk menghindari masalah dari pelamar.
Tulis Surat Tunggal
Buat satu huruf yang bisa digunakan untuk semua pelamar. Mulailah dengan ucapan terima kasih singkat atas minat mereka pada pekerjaan itu, kemudian nyatakan bahwa orang lain dipilih untuk posisi itu. Jika sesuai, pujilah kelompok ini secara keseluruhan untuk keterampilan dan kualifikasi mereka dengan sesuatu seperti "Semua kandidat memiliki kualifikasi tinggi dan siapa pun di antara Anda akan menjadi tambahan yang hebat bagi tim kami." Tambahkan paragraf kedua dengan beberapa catatan prosedural yang menyatakan bahwa resume akan disimpan dalam file, yang dapat mereka panggil jika mereka memiliki pertanyaan atau bahwa Anda berharap mereka melamar posisi masa depan. Jika SDM membutuhkan bahasa tertentu, tambahkan ini sebagai paragraf ketiga. Selesaikan surat itu dengan mengucapkan terima kasih lagi atas waktu dan minat mereka.
Tetap Sederhana
Buat surat itu singkat dan sederhana. Sampaikan pesan bahwa mereka tidak mendapatkan pekerjaan, tetapi mereka harus melamar lagi. Meskipun berita itu mungkin negatif, nada keseluruhan surat itu tetap positif dan menggembirakan. Batasi badan surat menjadi dua atau tiga paragraf, dengan tidak lebih dari enam atau tujuh kalimat. Gunakan format surat bisnis tradisional dengan bahasa formal tetapi ramah.
Jadikan pribadi
Setelah templat dibuat, buat surat terpisah untuk setiap pemohon. Tambahkan nama dan alamat mereka di bagian atas surat dan ubah salam untuk mengatasinya dengan nama. Cetak surat pada kop surat perusahaan, kemudian tandatangani setiap surat dan kirimkan melalui surat. Email juga mungkin sesuai, tetapi surat yang dicetak dan dipersonalisasi membuat mereka tahu bahwa Anda menganggap serius waktu dan upaya mereka. Pelamar mungkin bukan kandidat terbaik untuk posisi ini, tetapi jika diperlakukan dengan hormat, mungkin cocok di pekerjaan masa depan atau menjadi salah satu pelanggan terbaik Anda.
