Sementara banyak usaha kecil dapat menggunakan perangkat lunak out of the box, ada kalanya solusi yang lebih khusus - baik sebagai modifikasi dari perangkat lunak yang ada atau sesuatu yang sama sekali baru - menjadi perlu.
Tetapi kriteria apa yang menentukan kapan solusi khusus, dibandingkan di luar kotak, adalah pilihan yang tepat? Kapan Anda perlu membuat keputusan perangkat lunak build versus buy?
$config[code] not foundUntuk jawabannya, Tren Bisnis Kecil berpaling kepada Jim Hutchings, analis bisnis dengan Trifecta Technologies, sebuah perusahaan yang menyesuaikan perangkat lunak agar sesuai dengan kebutuhan bisnis lebih akurat. Dia memberikan sepuluh tips berikut:
Driver Di Balik Keputusan Perangkat Lunak Build versus Buy
1. Penanganan Masalah Manual
Perusahaan mungkin menggunakan solusi manual untuk menemani tugas-tugas rutin karena perangkat lunak tidak melakukan pekerjaan.
"Ketika sebuah tugas membutuhkan waktu lebih lama dari yang seharusnya, itu pertanda pertama perusahaan menggunakan solusi manual, seperti menggunakan Post-it note untuk mengatur pengingat," kata Hutchings. "Solusi khusus dapat membantu dalam kasus itu."
2. Tingkat Adopsi yang Buruk
Tingkat adopsi perangkat lunak yang ada yang buruk adalah penyesuaian indikator lain yang mungkin diperlukan.
"Jika karyawan berusaha keras untuk tidak menggunakan perangkat lunak, itu pertanda mereka tidak menyukainya," katanya. "Adopsi secara paksa tidak akan mengarah pada efisiensi, tetapi akan mengakibatkan pekerja mengeluh dan mengeluh."
3. Pelatihan Kesulitan
Perusahaan mungkin memerlukan solusi khusus ketika sulit untuk melatih karyawan tentang perangkat lunak yang ada di luar kotak.
"Bisa jadi ahli materi pelajaran tidak tersedia untuk dilatih atau perangkat lunaknya sudah usang dan sulit digunakan," kata Hutchings. "Selain itu, ahli materi pelajaran mungkin mengambil sikap 'Lebih mudah melakukannya sendiri daripada melatih orang lain, karena kesulitannya. Dalam hal ini, solusi khusus akan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
4. Proses Penjualan yang Tidak Didukung
Mungkin ada saat-saat ketika perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang digunakan tidak sepenuhnya mendukung proses penjualan. Sebagai ilustrasi, Hutchings mengingat contoh ketika perangkat lunak CRM klien tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk kontrak dengan model penetapan harga khusus.
"Kami menambahkan komponen yang menggunakan alur kerja kustom untuk melalui proses berbasis aturan khusus untuk mengakomodasi klien," katanya. "Ini merampingkan proses penjualan dengan cara yang tidak bisa dilakukan oleh perangkat lunak out of the box."
5. Banyak Perangkat Lunak untuk Satu Pekerjaan
Kasus lain di mana kustomisasi menjadi faktor adalah ketika berbagai bagian dari perangkat lunak diperlukan untuk menyelesaikan satu pekerjaan - apa yang disebut Hutchings sebagai "Frankensteining" perangkat lunak.
"Pendekatan ini tidak salah menurut definisi, tetapi menghasilkan inefisiensi," katanya. "Jika Anda tidak dapat menggunakan hanya satu perangkat lunak, ada masalah."
Hutchings mendaftar dua contoh untuk menegaskan maksudnya.
"Menggunakan Word alih-alih Excel untuk membuat tabel adalah salah satu contohnya," katanya. “CRM adalah hal lain. Menggunakan program CRM untuk sebagian besar saluran penjualan tetapi menambahkan lembar kerja Excel untuk pelaporan - Anda tidak mendapatkan efisiensi yang sebenarnya. "
6. Konversi Sistem
Bisnis yang tidak puas dengan satu program perangkat lunak mungkin ingin bermigrasi ke yang lain, tugas yang tidak selalu mudah.
"Memindahkan data dari satu sistem ke sistem lain dapat menjadi tugas yang sulit yang mungkin membutuhkan pekerjaan khusus," kata Hutchings. "Dalam hal itu, penyesuai perangkat lunak akan membangun mesin yang mengubah data untuk Anda secara otomatis."
7. Persyaratan Otomasi
Kapan pun bisnis akan mendapat manfaat dari otomatisasi adalah indikasi ia membutuhkan perangkat lunak khusus, menurut Hutchings.
"Jika Anda hanya menjual barang-barang - menggunakan perangkat lunak point of sale untuk membuat perubahan, misalnya - Anda mungkin baik-baik saja dengan solusi di luar kotak seperti Square atau Clover," katanya. "Tetapi jika ada kaitannya dengan daftar gaji, timesheets, akuntansi, inventaris, pembelian, manajemen rantai pasokan atau perkiraan, yang terbaik adalah memasukkan solusi kustom."
8. Pertimbangan Skalabilitas dan Pertumbuhan Bisnis
Perangkat lunak out of the box mungkin kurang fleksibel atau skalabilitas, menghambat pertumbuhan bisnis.
"Kustomisasi diperlukan dalam hal itu, untuk mendukung pertumbuhan," kata Hutchings. "Sebuah perusahaan dapat mengambil pendekatan bertahap, menambahkan fungsi yang berbeda atau memperluas ke kelompok pengguna yang berbeda secara bertahap dari waktu ke waktu."
9. Kustom Branding atau Desain
Suatu perusahaan dapat mengambil manfaat dari branding atau desain khusus sebagai cara untuk membedakan dirinya dari pesaing. Hutchings mengutip Carlo's Bakery (rumah "Cake Boss") sebagai contoh.
"Trifecta membangun sistem point of sale yang memanfaatkan iPad di mana, antara lain, pelanggan yang bekerja sama dengan tukang roti dapat membuat kue khusus dari bawah ke atas," katanya. “Juga, ketika garis mulai terbentuk di sudut mengikuti debut acara TV, karyawan bisa keluar dan menggunakan iPad untuk menerima pesanan, mengurangi waktu tunggu. Itu membantu mempertahankan pelanggan. ”
10. Biaya Lisensi
Kriteria terakhir untuk memutuskan apakah out of the box atau perangkat lunak khusus paling cocok untuk bisnis berkaitan dengan biaya lisensi, yang, menurut Hutchings, dapat menjadi penghalang biaya.
"Harga adalah aspek nomor satu," katanya. “Biaya lisensi untuk perangkat lunak out of the box bisa sangat mahal, dalam hal kustom bisa lebih murah dalam jangka panjang. Ini tidak seperti sewa versus membeli mobil. "
Nasihat Tambahan
Hutchings menambahkan saran berikut, untuk membantu proses pengambilan keputusan pembelian perangkat lunak:
"Analisis ROI untuk memastikan Anda dapat menghasilkan uang kembali," katanya. “Anggaran $ 5.000 mungkin saja yang diperlukan untuk membangun solusi khusus. Pastikan Anda dapat menghasilkan uang kembali dalam efisiensi atau skala ekonomis. "
Hutchings mengatakan bahwa bisnis pertama-tama harus memeriksa perangkat lunak, untuk melihat apakah memenuhi persyaratan, dan kemudian melihat opsi khusus ketika diperlukan.
Dia juga menyarankan agar perusahaan tidak melupakan biaya tersembunyi yang terkait dengan adopsi pengguna, seperti pelatihan, dan bahwa mereka sadar akan kehilangan biaya peluang, yang bisa memerlukan peningkatan anggaran.
Bekerja Bersama Foto melalui Shutterstock
Komentar ▼
