Sebagian besar profesional harus menyusun surat bisnis formal pada titik tertentu dalam karier mereka. Apakah Anda mencari pekerjaan, meninggalkan pekerjaan atau berkomunikasi dengan klien, memformat dan menulis surat bisnis dengan benar menunjukkan tingkat profesionalisme Anda. Untuk menulis surat seperti itu, ikuti format yang benar dan gunakan bahasa profesional sambil menangani semua persyaratan yang diperlukan.
Blokir Pemformatan
Format yang paling umum untuk surat bisnis formal adalah format blok. Dengan format ini, semua teks rata kiri, dengan margin 1 inci di seluruh halaman. Untuk menulis surat Anda dalam format ini:
$config[code] not found- Ketikkan alamat Anda, kecuali jika kop surat sudah dicetak sebelumnya, dalam hal ini Anda mulai dengan tanggal.
- Lewati satu baris, lalu tambahkan tanggal.
- Lewati baris lain, dan tambahkan nama dan alamat penerima surat.
- Lewati baris lain, dan masukkan sapaan, diikuti oleh titik dua.
- Lewati baris lain, dan mulai suratmu.
- Setelah isi surat, ketikkan penutupnya.
- Lewati tiga baris, lalu ketikkan nama dan judul Anda.
Pemformatan Lekukan
Pemformatan indentasi mengikuti pola yang sama dengan memblokir pemformatan dalam hal penspasian antar bagian. Namun, ada beberapa perbedaan dengan penyelarasan bagian:
- Ketikkan alamat Anda dan tanggal dengan ujung kiri garis sejajar dengan tengah halaman. Sekali lagi, jika Anda menggunakan kop surat yang dicetak, jangan mengetik ulang alamat Anda.
- Lewati satu baris, dan ketikkan nama dan alamat penerima. Mereka harus rata kiri, seperti gaya blok.
- Indentasi setiap paragraf dari badan huruf setengah inci, dengan satu spasi di antara paragraf.
- Ketikkan garis penutup dan tanda tangan sehingga garis tersebut sama dengan alamat dan tanggal di bagian atas halaman, dengan tepi kiri selaras di tengah halaman.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingIsi Surat
Biasanya, surat bisnis formal dapat dibagi menjadi lima bagian berbeda:
- Pengantar yang memberi tahu penerima tentang isi surat itu.
- Alasan untuk menulis.
- Informasi tentang lampiran apa pun.
- Pernyataan atau pernyataan tambahan.
- Penutupan yang merujuk kontak masa depan.
Misalnya, jika Anda menulis untuk menindaklanjuti wawancara informasi, Anda akan mulai dengan merujuk rapat dan mengatakan Anda menulis untuk menindaklanjuti. Jika Anda mengirim dokumen, seperti salinan resume atau sampel tulisan Anda, perhatikan bahwa dalam surat itu; misalnya, “Seperti yang kita diskusikan, saya telah melampirkan salinan artikel yang saya tulis Jurnal XYZ tentang taktik pemasaran. ”Akhiri dengan menegaskan kembali bahwa Anda menghargai pertemuan itu dan bahwa Anda akan tetap berhubungan selama pencarian kerja Anda. Hindari menggunakan singkatan atau slang dalam surat Anda, dan hati-hati mengoreksi sebelum mengirim.
Pertimbangan Khusus
Jika orang lain mengetikkan surat untuk Anda, tunjukkan bahwa pada garis di bawah garis tanda tangan. Lewati satu baris, lalu ketikkan inisial Anda dengan huruf kapital, diikuti dengan garis miring dan inisial pengetik dalam huruf kecil.
Jika Anda menyertakan lampiran dalam surat Anda, beri tahu penerima dengan menambahkan catatan di bagian bawah surat. Lewati dua baris dari garis tanda tangan, atau satu dari garis pengetik. Ketik "Enclosures," diikuti dengan jumlah enklosur dalam tanda kurung atau tanda titik dua dan enklosur spesifik yang tercantum pada garis bernomor terpisah, misalnya Enclosures: 1. Lanjutkan 2. Menulis Sampel.
Jika Anda mengirim salinan surat kepada orang lain, sertakan juga garis CC. Setelah garis lampiran, lewati satu garis. Ketik CC, diikuti dengan titik dua dan nama penerima tambahan. Jika ada lebih dari satu orang, sertakan setiap nama pada baris terpisah.
Terakhir, pilih font yang konservatif dan mudah dibaca. Times New Roman atau Arial dalam 10 atau 12 poin adalah pilihan paling umum untuk surat bisnis.
