Sementara banyak bisnis dan sekolah lebih bergantung pada komunikasi elektronik, beberapa masih menawarkan ruang surat yang menangani surat kertas yang masuk dan keluar. Ruang surat mirip dengan kantor pos pribadi untuk bisnis atau sekolah. Mereka yang bekerja di ruang surat melakukan banyak hal yang sama seperti yang dilakukan karyawan pos.
Email Eksternal
Salah satu fungsi utama ruang surat adalah untuk menangani semua surat eksternal untuk perusahaan atau sekolah. Kantor pos mengirimkan semua surat untuk lokasi ke ruang surat dan mengambil semua surat keluar. Karyawan ruang surat kemudian mengurutkan semua surat sehingga dapat menjangkau penerima yang dituju. Di beberapa tempat, karyawan ruang surat mengirim surat langsung ke masing-masing departemen, sementara yang lain meminta seseorang dari departemen untuk datang mengambil surat.
$config[code] not foundSurat Internal
Banyak perusahaan mengandalkan penggunaan surat internal untuk mengirim korespondensi dan dokumen bolak-balik. Karyawan menempatkan dokumen ke dalam amplop antar kantor khusus dan mengalamatkannya ke orang dan departemen tertentu. Karyawan ruang surat dapat mengambil surat antar kantor dari departemen atau karyawan departemen membawa surat antar kantor ke ruang surat untuk didistribusikan. Di beberapa perusahaan, karyawan ruang surat melakukan pengiriman, sementara yang lain meminta departemen untuk memeriksa surat antar kantor mereka sendiri di ruang surat.
Ongkos kirim
Terutama di sekolah dan bisnis yang lebih besar, ruang surat bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua surat keluar memiliki ongkos kirim yang sesuai. Sekolah-sekolah khususnya sering dianggap sebagai organisasi nirlaba dan terkadang memenuhi syarat untuk tarif ongkos kirim khusus. Karyawan ruang surat memeriksa semua surat keluar dan memberikannya ongkos kirim yang sesuai berdasarkan tujuannya sehubungan dengan bisnis. Karyawan juga menimbang paket dan menentukan biaya pengiriman untuk pengiriman. Dalam beberapa kasus, perusahaan dapat menggunakan meteran posnya sendiri, yang memungkinkan perusahaan untuk menghemat uang dengan membayar ongkos kirim tepat pada segala hal mulai dari surat hingga paket besar.
Pengirim Lainnya
Sementara ruang surat sebagian besar bertanggung jawab untuk surat internal dan apa pun yang masuk atau keluar melalui kantor pos, itu juga biasanya berhubungan dengan pengirim lain juga. Apa pun yang dikirim ke bisnis sering melewati ruang surat terlebih dahulu. Ini berarti bahwa personel pengiriman sering menurunkan paket-paket mereka ke ruang surat daripada mencoba menemukan di mana paket itu sebenarnya berada. Demikian juga, jika ada yang menerima paket yang bukan miliknya, ia bisa membawanya ke ruang surat untuk membawanya ke tujuan yang tepat.
Pelayanan pelanggan
Selain berurusan dengan pekerja pos dan personel pengiriman lainnya, karyawan ruang surat sering berinteraksi dengan pekerja lain di sekolah atau perusahaan, serta siswa di sekolah. Dalam kasus di mana ruang surat hanya mengurutkan surat ke kotak surat individu, siswa dan karyawan datang untuk mengambil surat mereka. Jika ada masalah, seperti sesuatu yang belum tiba atau masalah dengan mengakses surat, terserah karyawan ruang surat untuk menangani pertanyaan dan pemecahan masalah. Bekerja di ruang surat membutuhkan keterampilan layanan pelanggan yang baik untuk membuat semua orang puas.
