Setiap hari adalah perjuangan untuk produktivitas ketika Anda seorang pemilik atau konsultan bisnis kecil. Dan, jika kita jujur, produktivitas bisa sangat sulit untuk bertahan selama bulan-bulan musim panas yang hangat ini ketika BBQ dan lamunan pantai mendatangkan malapetaka pada hari kita.
Jika Anda pernah duduk dan bertanya-tanya apa yang terjadi antara 9-5, survei baru dari pencipta OfficeTime mungkin menarik bagi Anda. Di sini, situs pelacakan waktu mensurvei responden untuk menjawab pertanyaan "ke mana waktu kita pergi" dan mengidentifikasi beberapa penyebab terbesar terhadap produktivitas di tempat kerja.
Awal tahun ini, OfficeTime mengumumkan 5 kali pembunuh terbanyak dan secara resmi menghapus Email (47 persen), Penundaan (42 persen), Jejaring Sosial (36 persen), Rapat (34 persen), dan Berselancar di Internet (30 persen) sebagai keburukan teratas mencuri jam dari hari kita. Kali ini, OfficeTime mendaftar kembali untuk melihat dengan tepat berapa banyak waktu yang kami habiskan di lima area penghisap waktu ini.
Peringatan, temuan mungkin membuat Anda takut:
- 64 persen menghabiskan hingga 1 jam di situs jejaring sosial setiap hari
- 59 persen menghabiskan hingga 1 jam setiap hari berselancar di Internet
- 49 persen menghabiskan hingga 1 jam setiap hari dalam rapat
- 40 persen menghabiskan rata-rata 1-3 jam berurusan dengan email
- 34 persen menghabiskan 30 menit hingga 1 jam “menunda-nunda”
Jumlahkan angka-angka terakhir dan cukup mudah untuk memahami mengapa sebagian dari kita meninggalkan kantor bertanya-tanya apa sebenarnya yang kita capai sejak awal.
Jika Anda merasa tidak memperpanjang hari-hari Anda sejauh mungkin, di bawah ini adalah beberapa tip produktivitas cepat untuk membantu Anda menghindari beberapa jebakan waktu yang tercantum di atas.
1. Buat Rencana
Setiap hari Minggu saya duduk di depan komputer saya, mencari tahu apa yang harus saya lakukan selama minggu depan, dan membuat peta untuk 5-6 hari ke depan tentang bagaimana / kapan setiap tugas akan diselesaikan. Tentu, tidak terhindarkan bahwa hal-hal lain akan muncul dan bahwa saya harus mengubah rencana saya, tetapi memasuki minggu dengan struktur yang ditetapkan membantu saya untuk fokus pada pekerjaan yang sangat penting. Kalau tidak, mudah untuk meninggalkan minggu dengan cara yang sama seperti Anda datang - dengan setumpuk pekerjaan yang masih ada di meja karena Anda “dilacak” di area lain. Ketahuilah apa yang harus Anda lakukan pada hari dan minggu Anda, dan pertanggungjawabkan diri Anda untuk itu.
2. Jadwalkan Email
Tidak mengherankan bahwa email berkali-kali terdaftar sebagai biang kerok terbesar bagi produktivitas. Dalam survei yang disebutkan di atas, 40 persen responden mengatakan mereka menghabiskan antara 1-3 jam satu hari menanggapi email, dan saya yakin Anda pernah mengalami hari-hari di mana Anda telah menghabiskan lebih dari itu. Cobalah jadwalkan waktu yang ditetapkan di mana Anda merespons email sehingga Anda tidak menghabiskan sepanjang hari Anda masuk dan keluar. Mungkin Anda menangani email selama satu jam di pagi hari dan kemudian check in selama 20 menit sebelum makan siang dan sebelum Anda keluar untuk malam itu. Pilih apa pun yang sesuai untuk Anda, tetapi sampai pada titik di mana Anda mengelola email Anda, bukan sebaliknya. Dan, jika mungkin, hindari menjawab email segera setelah Anda masuk ke kantor. Anda akan menemukan bahwa mampu menjatuhkan beberapa hal dari piring Anda terlebih dahulu akan membantu mengatur momentum untuk sisa hari itu.
Posting ini pada 7 Tips Gmail Setiap SMB Harus Tahu dapat membantu Anda menggunakan akun Gmail Anda lebih pintar dengan memanfaatkan alat dan fitur gratis.
3. Temukan Alat Akuntabilitas
Saya tidak tahu tentang Anda, tetapi hambatan terbesar saya untuk produktivitas adalah menjaga diri saya bertanggung jawab. Ketika Anda bekerja untuk diri sendiri, Anda tidak memiliki orang lain di sana untuk memecahkan cambuk dan membuat Anda tetap bertugas. Mungkin Anda disiplin dan tidak membutuhkannya atau mungkin Anda menyukai saya dan bergantung pada alat untuk membuat Anda bertanggung jawab dan seproduktif mungkin.
Alat pelacakan waktu online seperti Harvest, Toggl, dan OfficeTime (pencipta survei) dapat sangat berguna bagi individu atau tim untuk membantu melacak waktu secara akurat dan menganalisis bagaimana menghabiskan waktu. Jika Anda menagih per jam, alat ini juga dapat membantu melacak anggaran klien dan menunjukkan kepada mereka bagaimana Anda menghabiskan dolar mereka.
Jika Anda bukan penggemar alat pelacak garis, maka mungkin pengitung waktu lama yang andal adalah cara yang Anda sukai untuk tetap berada di jalur. Saya menyimpan timer telur di meja saya dan menggunakannya secara religius saat menulis konten. Alat apa pun yang Anda gunakan tidak harus mencolok, hanya sesuatu yang harus Anda pertanggungjawabkan.
4. Identity & Limit Distractions
Beberapa gangguan yang kami sadari - itu adalah lampu yang berkedip pada ponsel pintar kami, itu Twitter, atau itu adalah blog favorit kami yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan. Setelah diidentifikasi, cukup mudah untuk mengekang ini ketika kita mau. Bunuh Internet Anda jika Anda tidak membutuhkannya saat ini, letakkan ponsel Anda di laci di mana Anda tidak bisa melihatnya, dll.
Tetapi ada gangguan lain yang muncul di zaman kita yang mungkin tidak kita sadari.
Seperti sistem messenger kantor Anda (Skype, mungkin) yang diisi dengan lebih banyak percakapan tentang pilihan makan siang daripada bekerja, atau orang yang suka menelepon rapat ketika email lebih efisien. Salah satu manfaat menggunakan alat pelacak waktu online adalah dapat membantu Anda menemukan waktu menyebalkan yang mungkin belum Anda sadari. Jika Anda belum pernah menggunakannya sebelumnya, mungkin mencobanya selama beberapa minggu hanya untuk membantu Anda menganalisis bagaimana Anda menghabiskan hari Anda. Mungkin Anda akan menemukan Anda menghabiskan sepertiga dari hari Anda dalam rapat atau memiliki teman yang mengirimi Anda pesan setiap jam. Setelah Anda tahu, hentikan kebisingannya. Anda akan terkejut betapa perbaikan mudah dapat menambah jam kembali ke hari Anda.
Apa saja penyebab terbesar Anda terhadap produktivitas di tempat kerja? Apakah mereka termasuk dalam daftar atau Anda memiliki sifat rahasia lainnya?
Memperbarui Foto Media Sosial melalui Shutterstock
13 Komentar ▼
