Salah satu saat paling menegangkan bagi sebagian besar pemilik usaha kecil adalah ketika arus kas menjadi ketat karena pembayaran tidak datang dari pelanggan. Tidak harus bahwa bisnis Anda tidak berjalan lancar, tetapi karena pelanggan Anda tidak membayar tepat waktu.
Dalam panduan ini untuk membuat faktur dan mendapatkan bayaran, kami ingin berbagi dengan Anda beberapa praktik terbaik untuk menagih pelanggan Anda. Selain itu, kami ingin berbagi cara untuk memastikan bahwa Anda dibayar tepat waktu (atau sedekat mungkin) sehingga Anda tidak perlu khawatir tentang arus kas.
$config[code] not foundGunakan Perangkat Lunak Faktur
Menggunakan perangkat lunak faktur seperti Hiveage memiliki beberapa manfaat untuk bisnis Anda. Sebagai permulaan, ini menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa proses akuntansi Anda profesional dan terorganisir. Mereka juga akan tahu bahwa mereka tidak akan bisa melewati celah dan melewatkan pembayaran.
Pada akhirnya, Anda akan dapat dengan mudah melacak promosi khusus yang ditawarkan kepada pelanggan tertentu, seberapa cepat atau lambat pelanggan cenderung membayar, faktur mana yang sudah lewat jatuh tempo, dan banyak lagi.
Anda juga dapat menjalankan laporan terperinci yang akan membantu Anda ketika pelanggan tertarik pada faktur dibandingkan riwayat pembayaran. Anda juga dapat menjalankan laporan ini ketika pelanggan memprotes jumlah produk atau layanan yang telah mereka terima sehubungan dengan jumlah yang telah ditagih.
Diskusikan Detail Faktur di Awal
Saat Anda mulai bekerja dengan pelanggan baru, sebaiknya perincian faktur dikonfirmasi sesegera mungkin. Beberapa pelanggan akan menunda pembayaran faktur hanya karena satu hal, seperti nomor pesanan pembelian, hilang. Inilah yang perlu Anda bangun sejak awal untuk memastikan masa depan faktur yang sukses.
Apakah pelanggan Anda membutuhkan W-9 Anda saat mulai bekerja bersama? Apakah pelanggan Anda menginginkan nama proyek atau nomor PO tertentu pada setiap faktur? Apakah pelanggan Anda memiliki beberapa alamat bisnis dan memerlukan alamat khusus pada faktur untuk perutean yang tepat? Temukan hal-hal ini sehingga mereka tidak memiliki alasan yang sah untuk menunda pembayaran.
Sebagian besar pelanggan baik-baik saja dengan ditagih secara online melalui email. Tetapi beberapa masih ingin agar salinannya dikirim melalui pos. Pastikan untuk mengirim faktur Anda sesuai.
Pelanggan yang berbeda memiliki aturan yang berbeda dalam hal penagihan. Beberapa faktur harus pergi ke pemilik perusahaan untuk persetujuan, dan kemudian akan mengalir ke akuntansi. Orang lain harus masuk ke akuntansi dengan CC ke manajer proyek yang bekerja dengan Anda sehingga mereka dapat mengirim OK mereka ke akuntansi.
Kadang-kadang, Anda akan memiliki pelanggan di mana faktur harus dikirim sebagai PDF kepada satu orang untuk persetujuan. Maka harus dikirim ke orang lain untuk persetujuan. Akhirnya, harus dikirim ke departemen akuntansi luar secara elektronik.
Cari tahu apa prosesnya untuk pelanggan Anda dan ikuti sesuai.
Tentukan Ketentuan Anda dengan Jelas
Anehnya, beberapa orang tidak menentukan ketentuan pembayaran. Mereka hanya meninggalkan default setelah menerima faktur. Jika ketentuan pembayaran Anda belum jatuh tempo pada saat diterima, maka Anda harus mengubahnya sesuai faktur Anda. Jika tidak, orang akan menganggap Anda tidak mengubah ketentuan pembayaran dari pengaturan default dan membuat ketentuan pembayaran mereka sendiri.
Berbicara tentang ketentuan pembayaran, salah satu cara untuk memastikan Anda dibayar sebelum Anda melakukan pekerjaan atau mengirim produk adalah dengan menawarkan diskon untuk pembayaran di muka. Pelanggan Anda akan menyukai kesempatan untuk menabung sedikit, dan Anda akan menyukai kenyataan bahwa Anda tidak perlu khawatir menjadi kaku.
Tentukan dengan jelas Kapan Mengharapkan Faktur
Beri tahu pelanggan Anda sebelumnya bahwa Anda biasanya menagih pada akhir bulan, pertama bulan, tengah bulan, mingguan, dua mingguan, atau ketika sebuah proyek selesai. Dengan begitu, mereka tahu kapan mereka bisa berharap untuk menerima faktur Anda dan mudah-mudahan waspada.
Tawarkan Lebih Dari Satu Cara untuk Membayar
Hanya karena 90 persen pelanggan Anda menggunakan PayPal atau membayar online bukan berarti 10 persen lainnya akan melakukannya. Dengan mengizinkan pelanggan Anda membayar dengan kartu kredit atau cek, Anda akan dapat menghapus sebagian besar hambatan pembayaran untuk sebagian besar pelanggan Anda.
Untuk memastikan bahwa pelanggan Anda dapat membayar sesuai keinginan mereka, sertakan alamat surat Anda pada faktur dan aktifkan opsi pembayaran tambahan bagi mereka untuk membayar online di luar PayPal.
Alternatif pemrosesan kartu kredit yang baik untuk PayPal termasuk Stripe, Braintree, dan Authorize. Ketiganya memiliki harga yang sama yaitu 2,9% + $ 0,30 per transaksi. Biaya tambahan termasuk yang berikut ini.
- Braintree tidak membebankan biaya transaksi pada 50k pertama yang diproses melalui mereka. Mereka mengenakan biaya tambahan 1% untuk transaksi mata uang internasional.
- Braintree dan Stripe mengenakan biaya pengembalian biaya $ 15.
- Stripe mengenakan biaya tambahan 2% untuk transaksi mata uang internasional.
- Otorisasi mengenakan biaya pengaturan $ 49, biaya gateway $ 25 per bulan, biaya penilaian 1,5% untuk transaksi internasional, dan biaya pengembalian $ 25.
Jadi bagaimana yang Anda pilih? Inilah beberapa pertanyaan untuk ditanyakan tentang bisnis Anda.
- Apakah Anda ingin menerima pembayaran melalui telepon atau perangkat seluler Anda secara langsung?
- Apakah Anda hanya ingin menerima pembayaran kartu kredit standar (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, dll.) Atau Anda juga ingin menerima metode pembayaran yang lebih baru seperti Apple Pay, Bitcoin, atau Venmo?
- Apakah Anda perlu penagihan berlangganan? Membagi opsi pembayaran?
- Apakah Anda memiliki pelanggan di seluruh dunia dan di negara-negara yang tidak dapat menggunakan PayPal?
Setelah Anda memiliki jawaban untuk pertanyaan ini, Anda harus dapat mencocokkan fitur pemroses pembayaran dengan kebutuhan Anda untuk menentukan mana yang tepat untuk bisnis Anda.
Juga, perhatikan bahwa jika Anda memiliki pelanggan yang tidak membayar melalui PayPal karena mereka memiliki sesuatu terhadap PayPal, mereka mungkin juga tidak menyukai Braintree karena Braintree telah diperoleh oleh PayPal.
Konfirmasikan bahwa Anda Mengirim Faktur
Anda tahu bahwa Anda dapat bergantung pada perangkat lunak faktur Anda. Jadi Anda tidak perlu melakukan ini karena Anda tidak percaya pada perangkat lunak Anda, tetapi lebih untuk mendapatkan pengingat pertama bahwa ya, Anda telah mengirim faktur Anda.
Setelah Anda mengirim faktur ke pelanggan pertama kali, kirim email ke orang yang seharusnya menerima faktur dan siapa saja yang perlu disalin di dalamnya yang baru saja Anda kirim dalam faktur Anda. Ini dapat dimasukkan sebagai penyebutan biasa yang sesuai dengan pembaruan proyek Anda.
Anda biasanya hanya perlu melakukan ini dengan pelanggan pertama kali atau pelanggan yang secara rutin terlambat membayar. Dengan pelanggan pertama kali, ini memungkinkan Anda untuk memastikan bahwa rincian faktur sudah benar.
Kirim Pengingat Lembut
Tidak semua orang akan membayar 100% tepat waktu. Beberapa orang akan sibuk secara sah sehingga mereka tidak sengaja melupakan faktur Anda. Pada awalnya, Anda ingin menganggap bahwa faktur Anda telah dilupakan oleh kesalahan dan membingkai pengingat Anda sesuai.
Saat mengirim ulang faktur, beberapa cara hebat untuk mendekati pengingat faktur meliputi yang berikut, termasuk beberapa kata-kata untuk situasi khusus.
- Saya perhatikan Anda belum melihat faktur saya. Untuk berjaga-jaga jika itu tidak terjadi dengan benar, saya mengirimnya kembali. Saya juga akan melampirkan salinan melalui PDF dalam email terpisah. Anda tidak pernah tahu dengan filter spam email hari ini.
- Saya tahu Anda sibuk dengan peluncuran proyek baru baru-baru ini. Untuk berjaga-jaga jika terkubur di kotak masuk Anda, inilah faktur saya untuk pekerjaan bulan lalu.
- Saya harap Anda memiliki perjalanan yang baik! Saya tahu Anda mungkin harus mengejar banyak hal, jadi saya ingin memastikan ini ada di daftar teratas karena sudah 30 hari.
- Ini hanya pengingat ramah tentang faktur saya dari bulan lalu. Waktu berlalu, tetapi karena sudah 30 hari, saya pikir saya akan memberi tahu Anda.
Sebagian besar, ini harus menyelesaikan masalah dan Anda harus mendapatkan balasan - dan pembayaran. Jika Anda tidak mendapat respons dari satu orang, Anda selalu dapat mengirim pengingat lembut kepada orang lain. Beri tahu orang itu bahwa Anda belum pernah mendengar tentang faktur Anda dan ingin memastikannya.
Jika Anda tidak memiliki pengingat yang dipersonalisasi, itu juga bagus. Anda dapat memilih untuk mengirim pengingat otomatis!
Turunkan Kaki Anda
Jika pengingat di atas tidak diperhatikan, maka Anda mungkin harus sedikit lebih agresif. Ini sangat penting jika faktur telah lewat jatuh tempo. Ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan sebelum Anda mengambil jalan ini.
- Apakah Anda ingin perusahaan ini tetap sebagai pelanggan? Jika Anda melakukannya, bersimpati dengan pembayaran yang lambat mungkin memberi Anda loyalitas masa depan mereka.
- Bisakah Anda menghentikan pengiriman atau layanan karena tidak ada pembayaran? Sekali lagi, pilihan ini mungkin ada pada apakah Anda ingin perusahaan ini tetap menjadi pelanggan.
Dengan jawaban ini dalam pikiran, bertindaklah sesuai dengan itu. Mulailah dengan mengirim ulang faktur Anda, baik secara digital maupun melalui surat. Hubungi pelanggan Anda dan beri tahu mereka bahwa Anda memahami bahwa hal-hal itu mungkin sulit, tetapi Anda telah menyelesaikan layanan yang disepakati atau mengirim hasil produk. Dengan demikian, pembayaran saat ini jatuh tempo segera.
Ya, ini bisa membuat tidak nyaman. Tetapi ini juga bisnis. Anda mungkin bukan satu-satunya vendor yang pelanggan Anda lakukan pembayaran terlambat, jadi Anda tidak akan menjadi satu-satunya yang menegakkan masalah. Tetapi jika Anda adalah satu-satunya yang memberi tekanan pada mereka, Anda kemungkinan besar akan dibayar terlebih dahulu. Atau setidaknya pertama setelah utilitas penting, sewa, dan tagihan lainnya dibayarkan.
Bertahan dalam masalah ini bisa membuat Anda dan pelanggan frustrasi, tetapi ini bisa menjadi kunci dalam mendapatkan bayaran. Beberapa pemilik usaha kecil melaporkan telah dibayar paling lambat dua tahun setelah tagihan jatuh tempo. Meskipun terlambat tidak pernah baik, itu lebih baik daripada tidak pernah.
Gambar Faktur melalui Shutterstock
More in: Artikel Populer 9 Komentar ▼
