Memo - kependekan dari memorandum - hampir sama dengan huruf. Perbedaan utama di antara mereka adalah bahwa surat menyampaikan informasi kepada orang-orang di luar organisasi, sedangkan memo umumnya ditulis untuk orang-orang di dalam. Perbedaan lain antara huruf dan memo adalah format. Sebuah surat menggunakan salam ("Nyonya Yang Terhormat") dan penutup ("Hormat"); memo tidak. Memo selalu berisi baris subjek. Memo bisa formal atau informal, tergantung siapa yang akan membacanya.
$config[code] not foundMerencanakan Konten
Tuliskan poin-poin yang perlu Anda buat dalam memo itu dan tulis informasi yang diperlukan untuk mendukung poin-poin itu. Sertakan informasi latar belakang yang diperlukan untuk memberikan konteks topik.
Pesan informasinya. Jika topiknya kompleks, tidak menyenangkan atau kontroversial, konteks latar belakang mungkin harus didahulukan. Kalau tidak, mulailah dengan ide utama.
Periksa untuk memastikan Anda tidak meninggalkan informasi pendukung atau utama.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingKumpulkan dokumen pendukung yang Anda perlukan untuk referensi saat Anda menulis memo.
Memformat Memo
Periksa untuk melihat apakah perusahaan Anda memiliki format yang disukai untuk memo antar kantor. Beberapa perusahaan bahkan memiliki formulir nota pracetak. Gunakan format yang disukai atau pracetak jika tersedia.
Atur margin, sisakan setidaknya ruang 1 1/2 inci di bagian atas dan bawah dan ruang 1 inci di setiap sisi. Isi memo harus dipusatkan pada halaman; jika memo itu sangat pendek, margin atas dan samping harus ditingkatkan.
Setel gaya dokumen pengolah kata untuk memblokir format: rata kiri, spasi tunggal, dengan spasi di antara paragraf.
Buat Tajuk
Ketik komponen pos untuk memulai memo, satu komponen per baris spasi tunggal. Setiap komponen harus diikuti oleh titik dua. Misalnya: Tanggal: Ke: Dari: Subjek:
Isi informasi subjek menggunakan gaya judul. Artinya, kata-kata dalam subjek semua harus ditulis dengan huruf besar kecuali artikel, preposisi dan kata sambung dengan kurang dari empat huruf, kecuali mereka memulai atau mengakhiri judul. Buat subjek yang spesifik.
Isi baris "Date," "To" dan "From", selaraskan kata pertama dari masing-masing dengan kata pertama dari baris subjek. Tanggal harus ditulis dengan bulan yang dieja - 4 Juli 2020, misalnya. Gunakan nama lengkap untuk baris "Ke" dan "Dari".
Buat judul pada halaman kedua dan selanjutnya jika memo tersebut berjalan lebih dari satu halaman. Jika memo itu untuk banyak penerima, gunakan bentuk singkat dari baris subjek, satu spasi dan sertakan tanggal, lalu satu spasi lagi dan sertakan nomor halaman. Jika untuk satu orang, Anda dapat menggunakan formulir alternatif, mencantumkan nama pembaca, nomor halaman dan tanggal pada satu baris, nama disejajarkan kanan, nomor terpusat dan tanggal disejajarkan kiri.
Tulis Tubuh
Tulis paragraf pengantar jika pembaca membutuhkannya untuk konteks. Paragraf ini memberikan sejarah, menyatakan masalah yang harus diatasi dalam memo dan / atau menyegarkan memori pembaca tentang komunikasi sebelumnya tentang topik tersebut.
Nyatakan ide utama memo itu. Ini akan menjadi kalimat pembuka jika Anda tidak menulis paragraf pengantar. Di sini Anda mengumumkan kebijakan, solusi, keputusan, rekomendasi, temuan, atau peristiwa. Jika tidak ada pengantar, berikan konteks singkat, misalnya, "Seperti yang kita bahas …" atau "Karena kafetaria telah mengalami antrean panjang …"
Berikan semua informasi yang diperlukan untuk menjelaskan, mendukung, atau sepenuhnya menyampaikan informasi yang dibutuhkan pembaca untuk memahami topik tersebut.
Selesaikanlah
Berikan notasi di bagian bawah, seperti "cc:" jika Anda mengirim salinan memo kepada seseorang selain orang yang tercantum dalam pos.
Edit memo itu. Pastikan ejaan dan tata bahasa benar, ide dikembangkan dan pembaca akan mengerti apa yang perlu Anda katakan.
Cetak memo itu dan inisialkan. Beberapa organisasi ingin inisial ditulis di sebelah baris "Dari" di header. Yang lain menginginkan inisial di bagian bawah. Periksa kebijakan perusahaan.
Tip
Apakah menulis memo kepada atasan atau bawahan, kepada beberapa orang atau untuk memberi tahu orang lain tentang topik kontroversial atau yang tidak disukai, pertahankan nada bisnis dan formal. Buat memo singkat, jelas dan mudah dibaca.
Peringatan
Saat menulis, perlu diingat bahwa memo bukan lagi komunikasi sementara seperti dulu. Konten tersebut kemungkinan akan berlama-lama tanpa batas, disimpan dalam arsip sebagai catatan aktivitas dan sejarah perusahaan. Jadi, tulis dengan keabadian dalam pikiran.
