Rapat adalah andalan dalam bisnis - mereka mendorong keputusan dan tindakan. Pertemuan paling produktif mengelola item tindakan tanpa mengambil waktu dari topik agenda penting lainnya. Jika tindakan tidak dikelola dengan benar, waktu yang berharga dapat terbuang untuk membahas tugas-tugas yang tidak selesai, gagal memenuhi tujuan yang dimaksudkan atau tidak memberikan nilai bagi organisasi. Mengelola item tindakan secara efektif hingga penutupan dimulai dengan menangkapnya secara akurat di risalah rapat.
$config[code] not foundMendefinisikan
Definisikan tugas dengan jelas, tidak meninggalkan ruang untuk salah tafsir. Nyatakan kembali tindakan yang sedang didokumentasikan untuk memastikan peserta rapat setuju dan memahami apa yang diharapkan. Tetapkan tindakan tersebut kepada seseorang yang hadir dalam rapat, dan minta orang itu untuk secara lisan mengakui tanggung jawab. Item tindakan yang dinyatakan dengan buruk diberikan kepada seseorang yang tidak hadir saat masalah ini diangkat dapat tetap terbuka tanpa batas waktu.
Rekaman
Gunakan format standar untuk merekam rapat, dengan bagian yang ditata khusus untuk daftar item tindakan. Menjaga format agar konsisten membantu memastikan masalah ditangkap dengan benar untuk memungkinkan tindak lanjut yang efisien. Catat apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab untuk memastikan hal itu terjadi, tanggal masalah itu muncul atau tindakan itu ditugaskan, dan tanggal tindakan diharapkan akan selesai. Untuk setiap tugas, minta pemilik utama dan orang cadangan ditugaskan - cadangan dapat berfungsi sebagai kolaborator untuk pemilik utama dan mendukung tugas jika diminta.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMendistribusikan
Jangan menunggu terlalu lama untuk mendistribusikan menit rapat. Jika seseorang membuat catatan elektronik selama rapat, risalah tersebut dapat siap didistribusikan segera setelah rapat ditutup atau tidak lama kemudian. Penundaan yang lama dapat menyebabkan peserta kehilangan rasa kedekatan. Penugasan tindakan yang lebih baru kemudian dapat mengambil prioritas lebih besar daripada yang dikeluarkan selama pertemuan Anda.
Pelacakan
Gunakan daftar item tindakan untuk melacak tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo yang diidentifikasi. Jika pertemuan itu merupakan bagian dari seri yang dijadwalkan secara rutin, mulailah pertemuan berikutnya dengan tinjauan tindakan terbuka. Informasikan kepada peserta terlebih dahulu sehingga mereka dapat menyiapkan bahan presentasi yang diperlukan untuk melaporkan kemajuan. Jika pertemuan itu sesi unik atau mandiri, tindak lanjuti dengan pemilik tindakan secara individual atau dalam pertemuan baru yang difokuskan secara khusus pada pelacakan tindakan hingga penutupan.
Visibilitas
Jika tanggal jatuh tempo terlewatkan atau tindakan yang dilaporkan tidak memenuhi harapan, buat fakta ini dapat dilihat oleh anggota tim. Redistribusi daftar item tindakan, termasuk komentar tertulis yang dengan jelas menjelaskan apa yang menyebabkan penundaan, mengapa tindakan itu dianggap tidak memadai, dan apa yang harus dilakukan untuk kembali ke jalurnya. Jika bantuan manajemen diperlukan untuk menghilangkan penghalang jalan, jadwalkan waktu dengan anggota tim manajemen yang tepat untuk memberikan ringkasan singkat dari masalah dan solusi yang direkomendasikan tim.
Penutupan
Ketika suatu tindakan selesai, perbarui daftar item tindakan dengan mengidentifikasi tanggal masalah itu ditutup. Bagikan kembali daftar ini kepada anggota tim sehingga mereka dapat melihat tindakan apa yang ditutup dan kapan. Setelah semua orang melihat item yang ditutup, hapus item itu dari daftar. Barang yang ditutup dapat diarsipkan atau dihapus, tergantung pada kebutuhan tim atau harapan manajemen.
