Bekerja di bawah manajer pembelian, asisten pembelian mengoordinasikan kegiatan pengadaan, memastikan perolehan barang yang efisien dengan harga yang wajar.Mereka menyarankan manajer untuk membeli produk, menjaga komunikasi dengan vendor, melacak pesanan, dan memelihara catatan pembelian yang akurat. Asisten pembelian, yang biasanya membutuhkan ijazah sekolah menengah atas dan beberapa pengalaman dukungan administrasi atau klerikal untuk dipekerjakan, dapat bekerja untuk bisnis, otoritas lokal, lembaga pemerintah serta organisasi nirlaba. Menurut Simply Hired, situs web sumber daya pekerjaan, asisten pembelian mendapatkan gaji tahunan rata-rata $ 42.000 per Februari 2014.
$config[code] not foundMemberikan Saran
Untuk memastikan suatu organisasi membeli produk-produk berkualitas, asisten pembelian memberikan informasi tentang berbagai merek produk yang tersedia di pasar. Di universitas, misalnya, asisten dapat menggunakan pengetahuannya tentang produk alat tulis untuk memberi tahu anggota fakultas tentang produk terbaik yang akan digunakan. Saat departemen lembaga mengajukan permintaan pembelian, ia meninjaunya untuk kelengkapan dan akurasi. Jika daftar permintaan tidak akurat - mungkin departemen memesan kertas fotokopi dalam jumlah yang luar biasa tinggi - itu adalah tugas asisten untuk menyelidiki masalah ini sebelum menghubungi vendor.
Mengatur Kontrak
Setelah menerima pesanan pembelian, asisten pembelian mengoordinasikan pembelian dan pengiriman barang selanjutnya. Jika organisasi ingin mengadakan kontrak dengan pemasok, asisten meminta pemasok untuk mengajukan tawaran, lengkap dengan daftar harga produk yang dipesan. Dia kemudian dapat bekerja sama dengan manajer pengadaan untuk meninjau tawaran dan memilih pemasok yang dapat diandalkan dengan harga terbaik. Asisten menghubungi vendor yang dipilih dan menjadwalkan pertemuan di mana mereka dapat menegosiasikan persyaratan pasokan dan menandatangani kontrak pengadaan.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingMemantau Kinerja Kontraktor
Asisten pembelian memantau kinerja pemasok yang dikontrak. Misalnya, ketika pemasok mengirim alat tulis ke universitas, asisten memeriksa kualitas kertas fotokopi, file pegas, peralatan menulis, dan barang-barang lainnya untuk memastikan mereka memenuhi spesifikasi institusi. Jika beberapa produk tidak memiliki kualitas yang disyaratkan, asisten menginstruksikan pemasok untuk memberikan penggantian. Asisten pembelian terus memberi informasi terbaru kepada manajer tentang kinerja berbagai pemasok, sering kali merekomendasikan tindakan yang tepat - seperti pemutusan kontrak - terhadap vendor yang kinerjanya rendah.
Memelihara Catatan Pembelian
Tugas asisten pembelian adalah memelihara catatan terbaru dari dokumen pengadaan seperti pesanan pembelian, proposal penawaran, dan ulasan vendor. Untuk melakukan ini, mereka harus mengembangkan dan menerapkan sistem pengarsipan yang sesuai. Jika asisten ini memilih kabinet pengarsipan baja sebagai lawan dari sistem pengarsipan elektronik, misalnya, mereka dapat menempatkan dokumen yang serupa atau digunakan secara teratur di laci yang sama, sehingga jika manajer pembelian memerlukan proposal penawaran yang diajukan oleh pemasok tertentu, asisten tersebut dapat mudah mengambilnya.
Menggunakan Keterampilan yang Relevan
Agar efektif, asisten pembelian haruslah orang-orang yang terorganisir dengan mata tajam untuk perincian kecil dan keterampilan matematika yang kuat. Misalnya, mereka menggunakan keterampilan organisasi untuk bekerja secara efisien dengan beberapa lembar dokumen pembelian, dan keterampilan matematika untuk membuat perhitungan yang akurat dari total biaya barang pesanan. Keterampilan komunikasi verbal juga penting, karena asisten sering berkomunikasi dengan pemasok dan vendor.
