Menolak permintaan karyawan untuk pemindahan, kenaikan gaji, atau hanya cuti karena alasan pribadi atau medis mungkin menempati urutan No. 2 - tepat setelah melakukan rapat pemutusan hubungan kerja - sebagai tugas paling sulit bagi staf sumber daya manusia. Terutama sulit jika karyawan mengajukan permintaan cuti yang terdokumentasi dengan baik dan tepat waktu, jika Anda yakin cuti diperlukan dan akan menguntungkan karyawan tersebut. Namun, menulis surat untuk menolak permintaan karyawan diperlukan untuk penerapan kebijakan tempat kerja yang konsisten, praktik ketenagakerjaan yang adil dan, dalam beberapa kasus, diwajibkan oleh peraturan federal atau negara bagian.
$config[code] not foundKonfirmasi
Biarkan karyawan tahu bahwa Anda menerima permintaannya, dan jika waktunya merupakan masalah, sertakan tanggal Anda menerima permintaan itu. Pengaturan waktu bisa menjadi masalah ketika karyawan gagal mengirimkan permintaan tepat waktu atau tidak mengikuti prosedur untuk meminta cuti. Dalam surat Anda, nyatakan kembali dasar untuk permintaan karyawan, seperti "Permintaan Anda untuk enam minggu waktu cuti berdasarkan Family and Medical Leave Act diterima pada 1 Agustus 2013."
Kebijakan perusahaan
Jika Anda harus menolak permintaan karyawan untuk cuti berdasarkan kebijakan perusahaan, kutip kebijakan tersebut dan di mana menemukannya dalam buku pegangan karyawan. Juga, sertakan bagian terkait dari kebijakan perusahaan yang mendukung penolakan permintaan karyawan. Anda dapat menulis, "Menurut kebijakan Perusahaan ABC tentang permintaan cuti pribadi, karyawan diharuskan untuk mengajukan pernyataan tertulis untuk meminta waktu istirahat setidaknya 30 hari sebelum cuti pribadi dimulai. Kebijakan ini berlaku untuk permintaan cuti pribadi non-FMLA. Silakan merujuk ke halaman 30 buku pegangan karyawan ABC untuk penjelasan lengkap tentang proses ini. "
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingPeraturan Pemberi Kerja
Periksa peraturan federal atau negara bagian Anda tentang cuti yang diamanatkan. Peraturan FMLA mensyaratkan bahwa pengusaha mengikuti aturan tertentu dalam memberikan pemberitahuan tertulis kepada karyawan yang meminta cuti. Juga, beberapa undang-undang negara bagian tentang cuti orang tua mengharuskan Anda mengikuti protokol tertentu untuk memberi tahu karyawan tentang kelayakan cuti. Misalnya, jika Anda berada di California, perusahaan Anda mungkin memiliki kewajiban pemberitahuan pemberi kerja yang diwajibkan negara berdasarkan Undang-Undang Hak Keluarga California atau undang-undang Cuti Kehamilan.
Kelayakan Karyawan
Dalam banyak kasus, kelayakan karyawan dapat menjadi faktor dalam menolak permintaan.Selain menunjukkan kebijakan tempat kerja, jika ada peraturan yang menentukan apakah seorang karyawan berhak untuk cuti, sebutkan juga. Misalnya, FMLA memiliki pedoman kelayakan karyawan khusus - karyawan tersebut harus sudah dipekerjakan setidaknya 12 bulan sebelum awal periode cuti dan selama waktu itu harus memiliki setidaknya 1.250 jam waktu. Selain itu, FMLA memiliki pedoman tentang siapa yang memenuhi syarat sebagai anggota keluarga, yang sering memperumit persyaratan kelayakan cuti. Dalam kasus ini, rujuk karyawan ke undang-undang atau peraturan yang sesuai, dan jika ada lembar fakta yang tersedia, seperti lembar untuk cuti FMLA, lampirkan salinan ke surat Anda.
Alternatif
Mempertahankan hubungan majikan-karyawan merupakan pertimbangan penting dalam semua keputusan personalia. Jika Anda berada dalam posisi untuk menawarkan alternatif, lakukan itu untuk melunakkan pukulan penolakan flat-out. Referensi kebijakan perusahaan lain yang dapat memenuhi permintaan karyawan atau menyarankan agar karyawan mengajukan permohonan kembali untuk meninggalkan atau memodifikasi permintaannya sehingga memenuhi persyaratan. Misalnya, jika permintaan karyawan tidak memenuhi syarat untuk cuti FMLA, jelaskan kebijakan perusahaan tentang non-FMLA dan cuti pribadi.
Konsultasi
Anda juga dapat menjaga hubungan majikan-karyawan dengan menjelaskan alasan penolakan Anda dalam pertemuan pribadi dengan karyawan. Jika mungkin, tinjau surat penolakan Anda dengan karyawan tersebut dalam konsultasi tatap muka. Melakukan hal itu dapat membantu menjustifikasi keputusan dan memberi kesan pada karyawan bahwa jika Anda dapat menyetujui cuti, Anda akan melakukannya. Ini juga membuat perbedaan dunia untuk membantu karyawan memahami posisi perusahaan, dan mencegah persepsi karyawan bahwa keputusan SDM tidak bersifat pribadi.
