Acara yang berkesan tidak terjadi begitu saja. Mengorganisir dan mengadakan acara membutuhkan perencanaan. Baik itu konferensi, seminar, atau hari penghargaan pelanggan, dan apakah Anda punya waktu tiga minggu untuk merencanakan atau sepanjang tahun, kesuksesan acara Anda ada di perinciannya. Kami telah mengumpulkan 42 kiat perencanaan acara bisnis kecil dari para ahli, termasuk beberapa penyelenggara Penghargaan Bisnis Kecil Influencer tahunan.
$config[code] not foundPerencanaan Acara Usaha Kecil: Apa yang Harus Dilakukan Pertama
1. Tentukan target audiens Anda sebelum hal lain. Langkah pertama - sebelum Anda melakukan hal lain - harus dengan jelas menentukan siapa target audiens Anda. Dari sini semua keputusan lain akan berlaku dalam hal format, konten, harga, lokasi, dll. Pendekatan terstruktur ini juga akan membantu Anda untuk tetap fokus pada pencapaian tujuan tertentu dan tidak membiarkan ruang lingkup menjadi terlalu luas atau dipermudah.
2. Buat daftar detail - semuanya termasuk penerangan dan transportasi umum, untuk konten dan minuman. Ketika Anda memutuskan untuk mengadakan suatu acara, semuanya penting. Dari konten program dan pencahayaan hingga transportasi dan parkir - semuanya penting. Dan audiens Anda akan menghubungkan segalanya dengan Anda dan … merek Anda. Membuat daftar akan memastikan Anda tidak mengabaikan banyak hal.
3. Memiliki tujuan bisnis yang jelas untuk mengadakan acara tersebut. Sebelum Anda dapat mulai merencanakan acara yang sukses, jelaskan mengapa Anda melakukannya sejak awal, karena setiap keputusan setelah itu harus mendukung tujuan utama Anda. Apakah itu generasi pemimpin? Apakah itu untuk menciptakan kesadaran akan perusahaan Anda atau produk tertentu? Apakah untuk mengembangkan loyalitas pelanggan? Atau apakah Anda hanya ingin menghasilkan uang (yang juga oke)? Dan pastikan tim mengetahui tujuan tersebut, sehingga Anda tidak memiliki "cakupan creep."
4. Hati-hati terhadap acara industri lainnya saat menjadwalkan. Periksa kalender. Pastikan Anda tidak menjadwalkan acara Anda pada atau terlalu dekat dengan liburan atau waktu liburan populer. Sama pentingnya untuk memeriksa acara lain yang mungkin akan dihadiri oleh peserta target Anda.
5. Bersikap fleksibel dengan perubahan ukuran, lokasi, dan detail lainnya. Ketika Anda masuk ke proses perencanaan acara, Anda mungkin menemukan bahwa acara Anda berubah dalam ukuran, lokasi, dan banyak cara lain dari yang Anda bayangkan sebelumnya. Ini wajar dan baik-baik saja selama Anda tidak kehilangan alasan mengapa Anda melakukan semua pekerjaan ini sejak awal. Diperlukan fleksibilitas.
6. Ketahui keterbatasan Anda. Kita semua tahu tujuannya adalah mengadakan acara langsung yang hebat. Untuk itu, kita juga harus menyadari apa yang bisa atau tidak bisa kita lakukan secara realistis - baik itu anggaran … atau waktu. Jika Anda memutuskan untuk mengadakan acara langsung dalam waktu seminggu, rencanakan hubungan yang lebih intim. Jika ini adalah acara besar, bersiaplah beberapa bulan ke depan. Jika anggarannya kecil, Anda mungkin harus mengimbangi dengan kreativitas dan banyak pekerjaan yang harus dilakukan sendiri.
7. Buat tujuan SMART. Selalu mulai dengan strategi. Sama seperti membangun bisnis apa pun, peristiwa besar dimulai dengan strategi yang kuat, bijaksana dan terukur. Acara langsung adalah cara yang luar biasa untuk membagikan merek Anda, terhubung dengan target pasar Anda, dapatkan umpan balik tentang produk Anda (dan banyak lagi!), Tetapi Anda perlu tahu apa yang ingin Anda capai. Tetap dengan tujuan SMART dan garis besarkan apa yang Anda tuju. Kemudian pastikan bahwa Anda melanjutkan sejalan dengan mencapai tujuan-tujuan ini.
$config[code] not found
Anggaran: Cara Membayar untuk Acara Anda
8. Kembangkan "rencana pembiayaan" untuk acara Anda, dan perkirakan jumlahnya. Ketahuilah bagaimana Anda akan membayar untuk acara tersebut. Sebagian besar acara didanai oleh sponsor, penjualan tiket, anggaran pemasaran internal - atau kombinasi ketiganya. Saat Anda membuat anggaran untuk acara tersebut, Anda perlu memperkirakan berapa banyak uang yang dapat Anda hasilkan secara realistis dari setiap area. Sebelum Anda memesan venue atau menandatangani kontrak apa pun, ada baiknya Anda mulai menandatangani sponsor terlebih dahulu, atau menjual tiket muka untuk memastikan ada cukup minat pada ide Anda untuk mendanainya.
9. Buat anggaran pengeluaran - dan hemat uang melalui sumbangan sponsor "natura". Peristiwa cenderung lebih mahal daripada yang dipikirkan oleh pemilik usaha kecil - terutama dalam hal tempat dan makanan dan minuman. Ingatlah untuk memberi harga keluar semua izin dan lisensi yang Anda perlukan juga. (Di sinilah perencana acara dapat membantu Anda menghindari sakit kepala.) Buat daftar komprehensif semua pengeluaran dan kemudian sorot area di mana Anda berpikir sponsor dapat berperan untuk menawarkan sesuatu "dalam bentuk barang." Semakin Anda bekerja dengan merek lain dan mitra untuk menjadi tuan rumah acara Anda, semakin banyak yang dapat Anda simpan.
10. Pertimbangkan crowdfunding sebagai opsi baru untuk mengumpulkan uang untuk suatu acara. Jika ini adalah pertama kalinya Anda menjalankan acara, gunakan platform crowdfunding untuk mengurangi risiko. Dengan memublikasikan acara Anda di platform ini, peserta harus berjanji untuk mendapatkan tiket untuk acara tersebut. Jika jumlah minimum peserta yang diperlukan tidak terpenuhi, acara tidak akan berlangsung.
Pemasaran: Membuat Orang Hadir
11. Anda akan memerlukan rencana pemasaran RINCI. Buat rencana pemasaran untuk acara tersebut. Semakin terorganisir Anda, semakin profesional acara Anda.
12. Jangan lelah dalam upaya Anda atau acara Anda akan gagal. Jika Anda tidak ingin berada di acara Anda sendirian … maka pasar, pasar, pasar, pasar … dan pasar lagi.
13. Tetapkan alasan yang bagus bagi orang untuk muncul. Apa undian untuk peserta? Anda perlu menentukan APA yang Anda lakukan di acara yang akan membawa target peserta tersebut di depan pintu. Untuk produk konsumen, mungkin itu adalah pesta dengan hiburan dan demo produk dan gratis. Untuk orang-orang bisnis itu mungkin konten pendidikan atau pembicara ahli yang menarik dan terkenal. Apa pun itu, jangan kehilangan koneksi dengan mengapa Anda ingin agar penonton khusus ini masuk.
14. Letakkan secara tertulis mengapa target pasar Anda harus hadir - jangan menganggap manfaatnya jelas. Saat mempromosikan suatu acara, pastikan untuk memberi tahu target pasar Anda apa yang akan mereka pelajari, siapa yang akan mereka temui dan mengapa mereka harus ada di sana. Jangan menganggap teman Anda akan memberi tahu teman mereka. Jika Anda menggunakan speaker, berikan mereka salinan iklan sehingga mereka dapat mempromosikan acara tersebut kepada audiens mereka.
15. Pelajari cara berbicara dengan media. Jurnalis sangat sibuk dan selalu pada batas waktu … mereka tidak punya waktu untuk mendengar promosi penjualan. Biarkan mereka tahu bahwa informasi itu ada dan - untuk cerita masa depan - bahwa Anda adalah seorang ahli di bidang itu. Sertakan informasi itu ketika Anda menjangkau.
16. Gunakan tagar Twitter. Twitter sangat bagus untuk mempromosikan acara dan untuk menciptakan rasa komunitas online di sekitar suatu acara. Siapkan tagar unik sejak dini. Telusuri Twitter terlebih dahulu untuk memastikan itu belum digunakan. Letakkan tagar tepat di situs web acara, dan jika Anda menggunakan tombol Tweet untuk berbagi di situs, kerjakan tagar tersebut tepat di dalam kata sandi utama. Ketika orang-orang tweet, itu mempromosikan acara secara otomatis di Twitter.
$config[code] not found17. Gunakan pra-acara sosial online untuk mempromosikan acara utama. Untuk membangun minat dalam acara Anda, cobalah mengadakan Google Hangout atau obrolan Twitter beberapa minggu sebelum acara utama. Undang beberapa pembicara Anda untuk berpartisipasi dalam acara sosial online. Berikan pratinjau tentang apa yang akan terjadi di acara utama, dengan melakukan diskusi tentang apa yang akan dibahas oleh pembicara, atau sorot kegiatan tersebut. Ini menghasilkan antisipasi.
18. Beli iklan di jaringan media sosial. Membeli iklan di jejaring sosial sering diabaikan oleh acara kecil. Platform periklanan sosial (Facebook, LinkedIn, dan Twitter di atas segalanya) menawarkan opsi penargetan mendalam yang secara signifikan dapat membantu menjangkau audiens target kami di lokasi geografis kami. Berita baiknya adalah bahwa tidak ada anggaran besar yang diperlukan dan penjualan tiket dapat dengan mudah diukur.
19. Gunakan YouTube untuk mempromosikan acara Anda. YouTube adalah mesin pencari kedua di seluruh dunia setelah Google. Mengunggah video dari acara kami sebelumnya atau wawancara dengan pembicara / pemain kami adalah cara yang bagus untuk meyakinkan calon peserta untuk mengklik beli. Video memberikan isyarat visual yang signifikan sehingga sangat berdampak pada proses pengambilan keputusan kami. Dengan peristiwa yang selalu kita rasakan risiko tidak tahu apa yang akan terjadi, video meredakan ketegangan itu.
20. Buat video promosi anggaran rendah yang mengagumkan. Sedikit kreativitas dengan papan poster, klip musik bebas royalti, dan kamera video smartphone yang bagus akan membuat video yang menyenangkan untuk membantu mempublikasikan apa yang akan datang. Inilah contoh video yang bagus, yang melakukannya dengan anggaran ketat, untuk mempromosikan acara bisnis kecil.
21. Libatkan blogger lokal. Jadilah pintar dengan blogger. Melibatkan blogger lokal untuk berpartisipasi dalam acara tersebut biasanya merupakan strategi yang bagus untuk mendapatkan audiens sebelum, selama dan setelah acara. Blogger biasanya mengandalkan jangkauan luas dan biasanya tidak mengikuti aturan media tradisional.
22. Leverage platform pendaftaran acara seperti Meetup. Gunakan platform yang ada. Jika ini adalah upaya pertama Anda menjalankan suatu acara dan Anda tidak memiliki keterampilan untuk mempromosikannya, lihat di Meetup.com. Selain menawarkan rangkaian untuk mengelola acara secara online, Meetup adalah perujuk hebat untuk audiens yang relevan di wilayah Anda. Ini juga menampilkan registrasi dan kemampuan manajemen RSVP yang sangat berguna jika Anda tidak berpengalaman.
23. Gunakan pendaftaran online. Cara yang lebih mudah untuk menakut-nakuti orang adalah dengan memiliki pendaftaran analog (faks, draft bank atau hanya di pintu). Tawarkan pendaftaran online untuk mengamankan sebanyak mungkin peserta sesegera mungkin, yang akan membantu untuk memperkirakan angka dan segera mengeluarkan anggaran.
24. Dapatkan terdaftar di situs yang melayani grup Anda. Setelah Anda tahu siapa yang ingin Anda hadiri, langkah selanjutnya adalah menempatkan diri Anda di depan mereka. Ada situs web yang berspesialisasi dalam daftar acara secara nasional (mis. Meetup, Lanyrd) dan secara lokal, jadi mulailah dari sana dan penelitian yang paling sesuai untuk didaftar.
25. Tawarkan insentif kepada mitra lokal untuk mempromosikan Anda. Siaran pers yang dikirim ke outlet media terkait akan membantu menghasilkan buzz berita dan Anda bisa melihat keterlibatan media (online dan offline) sebagai mitra. Mereka mendapat paparan di acara Anda sebagai imbalan untuk mempublikasikannya. Jika mereka tidak ingin terlibat di level itu, dekati mereka dengan ide mengadakan kompetisi agar pembaca mereka memenangkan tiket.
26. Buat pembicara Anda mudah dipublikasikan ke pengikut mereka. Jika Anda memiliki pakar / pembicara yang hadir, dorong mereka untuk mempublikasikan kehadiran mereka kepada pengikut media sosial / pelanggan email mereka.
27. Berikan insentif burung awal. Tiket early bird dengan harga lebih murah adalah cara yang bagus untuk mendapatkan pendaftaran awal dengan memberi orang insentif untuk bertindak sekarang daripada menunggu dan melupakan.
Tim: Siapa yang Akan Membantu?
28. Delegasikan tanggung jawab. Terlepas dari ukuran bisnis Anda, selalu berusaha mendelegasikan tanggung jawab. Memiliki satu orang yang bertanggung jawab atas setiap detail biasanya tidak berhasil dengan baik. Kapan pun memungkinkan, biarkan orang mengendalikan wilayah yang paling mereka sukai. Misalnya, biarkan para foodie di perusahaan Anda menangani detail katering. Semakin banyak seseorang menikmati tanggung jawab mereka, semakin besar kemungkinan mereka akan melaksanakannya dengan sukses.
29. Tindak lanjut - dan tindak lanjut kembali. Periksa awal dan sering. Meskipun tidak ada yang ingin dikelola mikro, pastikan bahwa karyawan dan vendor sesuai dengan tugas acara mereka. Selama orang tahu Anda mengharapkan pembaruan dari waktu ke waktu, mereka cenderung menjadi frustrasi ketika Anda menelepon atau mengirim email untuk mendapatkannya.
30. Sponsor adalah bangsawan - pastikan mereka merasa menyukainya. Jika Anda memiliki sponsor - perlakukan mereka seperti raja. Mereka mendanai acara Anda dan memungkinkan Anda untuk melakukannya (jika itu model bisnis Anda). Sangat jelas sebelum acara apa yang akan mereka dapatkan sebagai sponsor.
31. Selalu meremehkan jumlah pemilih, untuk sponsor. Jika Anda pikir Anda bisa mendapatkan 100 peserta, gunakan pitch sponsor Anda pada perkiraan yang lebih rendah - terutama jika ini adalah acara pertama Anda. Lebih baik memberi kejutan kejutan yang menyenangkan kepada sponsor daripada yang mengecewakan.
32. Tanyakan kepada orang-orang apa yang mereka pikirkan, dan siap untuk umpan balik baik atau buruk. Minta kritik. Jika Anda telah melakukan setengah pekerjaan yang layak, Anda akan mendapatkan banyak pujian. Ucapkan terima kasih, tetapi kemudian minta CRITIQUE dan bersiaplah untuk itu.
33. Suruh tim media sosial yang terampil meliput acara Anda. Jangan lupa tim media sosial. Meskipun tidak penting untuk setiap acara atau industri, semakin banyak acara yang berfokus pada pemanfaatan kekuatan viral dari audiens mereka. Jika audiens Anda tweeting, Facebook, dan mengambil gambar di Instagram - Anda harus melakukan hal yang sama dan Anda akan membutuhkan tim yang terlatih untuk mengeksekusi.
34. Cari vendor yang melayani niche Anda dan bersedia untuk terlibat. Vendor terbaik yang dapat bekerja dengan Anda adalah mereka yang akrab dengan budaya bisnis kecil. Carilah vendor yang sering bekerja dengan usaha kecil atau yang akan terlibat pada tingkat yang lebih besar daripada peran mereka.
Hari Acara: Menariknya
35. Tetapkan harapan dengan hati-hati - kemudian berikan. Pastikan bahwa audiens memiliki pengalaman HEBAT (tidak baik); dan bahwa Anda memberi mereka apa yang mereka harapkan dari hadir.
36. Sikap itu menular. Tamu Anda sebagian besar akan menunjukkan sikap dan dinamika Anda selama acara berlangsung. Pimpin dengan memberi contoh dan bersenang-senanglah.
37. Biarkan reaksi orang banyak menjadi barometer Anda. Baca audiens selama acara. Tanyakan kepada orang-orang bagaimana keadaan mereka. Jika semuanya berjalan dengan baik, dan jika tidak, Anda akan tahu.
38. Selalu tanyakan pada diri sendiri: Bagaimana ini relevan untuk peserta? Pastikan Anda menawarkan konten yang relevan dengan lebih dari 80% audiens. Penonton harus pergi dengan taktik nyata untuk meningkatkan bisnis dan karier mereka … dan mereka harus merasakan energi pembicara. Berbicara tentang bisnis Anda dan apa yang Anda lakukan - tanpa menawarkan audiens apa yang MEREKA butuhkan - adalah buang-buang waktu dan uang untuk semua.
39. Sebagai pemimpin upacara atau pembicara - berlatih. Anda tahu bisnis Anda, tetapi jangan berasumsi bahwa Anda tahu cara mengajukan presentasi. Berlatihlah memberikan presentasi Anda, menjawab pertanyaan dan menangani anggota audiens yang sulit dan konfrontatif. Semakin Anda siap, semakin baik.
$config[code] not found40. Terlihat yang terbaik. Lihat bagian … nyaman tetapi fashion maju. Bahkan jika Anda seorang akuntan atau pengacara, pilih setelan atau dasi Anda yang paling khas. Orang-orang ingat betapa nyamannya Anda di kulit Anda sendiri.
Contingency Plan: Apa yang Harus Dilakukan Ketika Ada yang Salah
41. Bayangkan acara, langkah demi langkah, dan buat daftar 2-kolom: apa yang bisa salah dalam satu kolom, dan rencana darurat Anda di kolom kedua. Bersiaplah untuk yang tak terduga. Mungkin sistem suara gagal. Mungkin jaminan presenter utama Anda. Bisakah Anda mengatasi dan melanjutkan?
42. Bersiaplah untuk mengulurkan tangan untuk mengisi celah apa pun. Meskipun perencanaan ke depan adalah formula yang bagus untuk sukses, itu tidak pernah cukup. Sesuatu yang tak terduga selalu muncul. Dengan demikian, perlu untuk memberikan sedikit minyak siku ekstra untuk keadaan khusus. Ini berlaku untuk pengaturan katering, persyaratan pencetakan, akomodasi tamu, ramalan cuaca, hiburan, dan lainnya.
Terima kasih banyak kepada para ahli yang berkontribusi pada tips perencanaan acara bisnis kecil di atas:
- Matt Telfer, Manajer Pemasaran untuk Heart Internet dan blogger di Marketing Nerd Tips 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Direktur Pelaksana, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Perencana Acara dan Pemilik, L2 Event Production Tips 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Manajer Program Pemasaran dan Afiliasi Internet, Pencetakan Hari 2 Hari Tips 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Kepala Spesialis Acara, Acara Liz King Tips 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, pembicara industri acara dan editor Event Manager Blog Tips 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Penginjil Teknologi dan Editor Teknologi Biz Kecil Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, Pendiri dan CEO Tren Bisnis Kecil Tips 16, 17, 20
Shutterstock: Paket, Anggaran, Kosong, Perjamuan, Tim, Malu
109 Komentar ▼
