Tugas seorang sekretaris biasanya termasuk membuat pengaturan perjalanan untuk bosnya dan / atau karyawan lainnya. Karena sekretaris biasanya bertanggung jawab untuk menjaga jadwal untuk eksekutif yang sibuk, mereka juga mengurus rencana perjalanan mereka dan memastikan pengaturannya diurus, termasuk pemesanan hotel dan penyewaan mobil.
Perencanaan untuk Membuat Pengaturan Perjalanan
Setelah seorang sekretaris menemukan bahwa bosnya harus melakukan perjalanan untuk bisnis, dia harus mengetahui tanggal pasti dari perjalanan yang diantisipasi. Jika Anda bertanggung jawab untuk membuat pengaturan perjalanan untuk semua orang di departemen atau kantor Anda, Anda harus menentukan apakah anggota staf lain juga bepergian pada saat yang sama. Bergantung pada perusahaan tempat Anda bekerja, Anda mungkin harus menentukan anggaran untuk biaya perjalanan atau menghubungi departemen akuntansi untuk melihat apakah uang tersebut sesuai dengan anggaran untuk perjalanan. Anda harus mencari tahu hotel apa yang ada di area tempat bos Anda akan bepergian, jika dia memiliki preferensi, dan mendapatkan biaya dan ketersediaan kamar.
$config[code] not foundMembuat Pengaturan Perjalanan
Sekarang setelah Anda mengkonfirmasi hari dan jumlah orang yang bepergian, Anda harus membuat pengaturan perjalanan yang sebenarnya. Tugas seorang sekretaris mungkin termasuk online dan membuat reservasi sendiri atau menghubungi agen perjalanan dengan semua detail. Perusahaan yang lebih besar mungkin memiliki departemen perjalanan di mana sekretaris hanya harus menyediakan rencana perjalanan yang diusulkan dan staf perjalanan memiliki tanggung jawab untuk benar-benar membuat semua pengaturan. Tanggung jawab Anda juga akan mencakup meninjau konfirmasi pengaturan dan memastikannya benar. Anda harus tahu apakah bos Anda memiliki preferensi tempat duduk di pesawat, berapa banyak barang bawaan yang akan diambil dan jika ada yang harus diperiksa. Rapat atau konferensi yang dihadiri atasan Anda mungkin mengharuskan Anda memesan tempat duduknya dan Anda mungkin akan bertanggung jawab untuk mengirim RSVP atas namanya.
Menyelesaikan Pengaturan
Bagian lain dari membuat pengaturan perjalanan termasuk mengurus kebutuhan perjalanan untuk bos Anda saat dia pergi. Anda harus tahu apakah bos Anda membutuhkan transportasi ke bandara atau jika dia akan diganti untuk biaya parkir mobilnya di bandara. Anda harus memberikan salinan rencana perjalanan yang dicetak untuk digunakan bos Anda ketika dia tiba di tujuannya sehingga dia akan mengetahui jadwal hariannya dan memasukkan alamat hotel serta lokasi rapat atau konferensi. Anda dapat memesan mobil sewaan terlebih dahulu yang akan tersedia pada saat kedatangannya atau mengatur antar-jemput hotel untuk membawanya ke hotel. Tugas seorang sekretaris ketika membuat pengaturan perjalanan termasuk memastikan bahwa setiap aspek perjalanan dicakup.
