Tidak peduli seberapa harmonisnya tempat kerja Anda, pada titik tertentu, seorang karyawan akan mencari bantuan dalam menyelesaikan keluhan. Respons awal Anda menentukan bagaimana masalah ini diselesaikan, jadi penting untuk segera merespons dan mengumpulkan semua fakta yang relevan. Idealnya, karyawan yang dirugikan harus meninggalkan pertemuan awalnya dengan pemahaman yang jelas tentang bagaimana perusahaan akan merespons dan langkah-langkah apa yang akan diambil untuk mencegah masalah muncul kembali.
$config[code] not foundSetuju pada Detail
Sampai pada kesepakatan tentang rincian keluhan karyawan adalah langkah pertama yang penting. Memisahkan fakta dari pendapat harus menjadi prioritas manajer dalam setiap pertemuan. Hanya dengan demikian supervisor dapat mengetahui bagaimana menyelesaikan masalah tersebut. Jika perlu, tulis ulang deskripsi karyawan tentang masalah ini dengan kata-kata Anda sendiri. Tanyakan apakah pemahaman Anda benar. Jika karyawan setuju, ucapkan terima kasih karena telah menyampaikan keprihatinannya.
Bersikaplah Responsif
Terlalu sering, karyawan mengeluh bahwa manajer yang mendengar keluhan awal mereka tampak simpatik tetapi tidak menganggapnya serius. Jika Anda tidak dapat langsung berbicara, tawarkan untuk bertemu karyawan dalam waktu 24 jam. Jika otoritas manajer berbeda diperlukan, bantu karyawan tersebut dengan memanggil orang itu untuk mengatur rapat dan konfirmasikan bahwa pertemuan itu terjadi.
Video Hari Ini
Dibawa ke kamu oleh Sapling Dibawa ke kamu oleh SaplingFokus pada Spesifik
Mempelajari sifat dasar keluhan karyawan adalah salah satu bagian paling sulit tetapi paling penting dalam penyelidikan pengaduan. Untuk tuduhan pelanggaran yang melibatkan lebih dari satu karyawan, manajer perlu mengajukan beberapa pertanyaan untuk menetapkan fakta. Jika seorang karyawan tampak tidak jelas, selidikilah "siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa" dari setiap insiden. Beri tahu dia bahwa masalahnya lebih sulit diselesaikan tanpa perincian itu.
Dengarkan dan Tanggapi
Dengarkan secara aktif saat karyawan berbicara, tetapi hindari penilaian prematur atau tebak apa yang dia katakan sampai Anda mendengar semua fakta. Buat catatan, jadi Anda tidak mengandalkan ingatan dan jangan takut untuk mengajukan pertanyaan lanjutan untuk memperjelas poin yang tidak jelas. Ingatkan karyawan bahwa Anda akan merahasiakan keluhannya, tetapi beri tahu dia bahwa Anda berkewajiban melibatkan orang lain.
Tentukan Solusi
Terkadang, deskripsi karyawan menyarankan solusi. Di lain waktu, pencarian fakta terperinci tambahan diperlukan, seperti memeriksa kebijakan perusahaan atau bahasa kontrak sebelumnya. Jelaskan setiap tindakan yang diusulkan dengan istilah yang jelas dan sederhana. Namun, sebelum memberikan solusi, jelaskan kepada karyawan apa yang dapat atau tidak bisa Anda lakukan. Jika tidak, Anda berisiko memperparah situasi dengan menjanjikan sesuatu yang tidak dapat Anda berikan.
Jadwalkan Rapat Tindak Lanjut
Ketika menangani keluhan karyawan, manajer harus mengambil pendekatan yang sama yang mereka gunakan untuk memuaskan pelanggan yang tidak bahagia, saran konsultan John Treace. Menulis untuk situs web Inc., Treace merekomendasikan penjadwalan pertemuan untuk menjelaskan langkah-langkah yang telah Anda ambil, serta bagaimana Anda akan mencegah situasi terjadi lagi. Berterimakasihlah kepada karyawan tersebut untuk mengangkat masalah ini dan minta dia untuk memberi tahu Anda jika ada masalah yang muncul kembali.
